Ein Programm zur Bearbeitung und Pflege von Personalakten. Personalaktenverwaltung in einer Organisation oder einem Unternehmen

In diesem Artikel werden wir keine Beispiele für das Ausfüllen von Formularen, die Erstellung anderer Dokumente oder die Texte von Regulierungsdokumenten bereitstellen, über die eine Organisation verfügen muss. Bleiben wir nur bei der Reihenfolge der Organisationsarbeiten Personalaktenverwaltung von Grund auf im Unternehmen.

Regulatorischer Rahmen

Wenn Sie Personalakten von Grund auf organisieren, benötigen Sie die folgenden regulatorischen Dokumente:

GOST R 6.30-2003 „Einheitliches Dokumentationssystem. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationspflichten.“

Arbeitsgesetzbuch Russische Föderation(Um nicht durch Änderungen und Ergänzungen verwirrt zu werden, ist es sinnvoll, etwa alle sechs Monate einen neuen Text des Arbeitsgesetzbuchs mit Änderungen zu erwerben – es sei denn, Ihre Organisation verfügt über ein regelmäßig aktualisiertes Rechtsreferenzsystem.)

Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern, genehmigt durch Beschluss des russischen Arbeitsministeriums vom 10. Oktober 2003 Nr. 69.

Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern, die Erstellung von Arbeitsbuchformularen und deren Bereitstellung an Arbeitgeber, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225 (in der Fassung vom 19. Mai 2008).

Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 5. Januar 2004 Nr. 1 „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation zur Erfassung der Arbeit und ihrer Bezahlung.“

Eine Liste der Standardverwaltungsdokumente, die im Rahmen der Aktivitäten von Organisationen erstellt werden, mit Angabe der Aufbewahrungsfristen, genehmigt von Rosarchiw am 06.10.2000 (in der Fassung vom 27.10.2003).

Darüber hinaus wird das Buch von Ya.E. nützlich sein. Varlamova und E.A. Kosheleva „HR-Records-Management von Grund auf“ (M.: Professioneller Verlag, 2008).

bitte beachten Sie

Viele Formen von Dokumenten in der Personalaktenverwaltung werden durch den Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 01.05.2004 Nr. 1 „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation für die Erfassung von Arbeit und deren Bezahlung“ vereinheitlicht. Sie finden es in jedem Nachschlagewerk. Rechtssystem(Consultant Plus, Guarantor, Codex) oder im Internet gibt es aus diesem Beschluss vorgefertigte Formulare, die Sie nur noch kopieren müssen Festplatte. Dokumente, für die es keine einheitlichen Formulare gibt, müssen gemäß GOST R 6.30-2003 „Einheitliches Dokumentationssystem“ erstellt werden. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationspflichten.“

Schritt 1: Wir entwickeln Dokumente, die obligatorisch muss in Gesellschaft sein

Meistens beginnt die Organisation der Personalproduktion mit der Entwicklung aller Arten von Vorschriften und Anweisungen, und das zu Recht. Zu den regulatorischen Dokumenten, über die das Unternehmen verfügen muss, gehören:

interne Arbeitsvorschriften;

Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern;

Vorschriften zum Arbeitsschutz und Brandschutz.

Alles andere kann warten: Sie können die Entwicklung optionaler Dokumente erst dann übernehmen, wenn die obligatorischen Dokumente erstellt wurden.

Schritt 2: Anpassen der Besetzungstabelle

Höchstwahrscheinlich hat das Unternehmen bereits eine Besetzungstabelle entwickelt, es gibt einen Mitarbeiterstab, der die zugewiesenen Aufgaben erfolgreich erfüllt, mit dem Arbeitsverträge abgeschlossen, Arbeitsaufträge erteilt und Einträge in der Tabelle vorgenommen wurden Arbeitsbücher. Doch wie die Praxis zeigt, werden diese Dokumente nicht immer korrekt erstellt.

Fordern Sie bei der Buchhaltung Informationen über die Gehälter der Mitarbeiter und die Namen ihrer Positionen an – anhand dieser Daten müssen Sie die Besetzungstabelle überprüfen.

Zu beachten ist, dass die Berufsbezeichnungen in der Besetzungstabelle nicht immer mit den tatsächlichen Positionen der Mitarbeiter übereinstimmen. Die Buchhaltung benötigt diese Informationen nicht wirklich, um Zahlungen und Steuern zu überweisen, aber Programme wie 1C erfordern das Ausfüllen eines Abschnitts mit solchen Informationen, und manchmal wird eine Position eingegeben, die nicht der tatsächlichen entspricht. Daher vor der Genehmigung Besetzungstisch Es ist notwendig, die Bezeichnungen der Mitarbeiterpositionen mit den Abteilungsleitern, der Unternehmensleitung oder den Mitarbeitern selbst zu klären.

Sie können die Personalnummern der Mitarbeiter auch bei Buchhaltern anfordern. Wenn die Buchhaltung automatisiert ist, werden die Personalnummern vom Programm vergeben. Wenn nicht, müssen Sie sie selbst vergeben, beginnend mit dem Mitarbeiter, der am längsten gearbeitet hat, und endend mit demjenigen, der später als alle anderen in die Organisation kam. Nach der Entlassung eines Mitarbeiters ist es besser, seine Personalnummer niemandem mitzuteilen: Lassen Sie alle Nummern eindeutig sein und nur einer Person zuordnen, die jemals im Unternehmen gearbeitet hat.

Während Buchhalter eine Zusammenfassung der Mitarbeiter erstellen, müssen Sie den Status der Personalakten der Mitarbeiter und ihrer Personalakten (sofern diese aufbewahrt wurden) überprüfen und auch herausfinden, welche Dokumente in den Personalakten jedes Mitarbeiters fehlen. Jeder Mitarbeiter muss eine Notiz darüber verfassen, welche Kopien der Dokumente geliefert werden müssen.

Schritt 3: Wir prüfen die Übereinstimmung der Angaben in der Besetzungstabelle und den Arbeitsverträgen

Nach der Erstellung der Besetzungstabelle ist es notwendig, die darin enthaltenen Angaben mit den Daten in den Arbeitsverträgen zu vergleichen. Wenn die Angaben inkonsistent sind (normalerweise wird das Gehalt falsch angegeben oder es wird einfach „Gehalt gemäß Besetzungstabelle“ angegeben, was einen Verstoß gegen das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation darstellt und Strafen nach sich ziehen kann; die Vertragsunterzeichnungstermine fallen auf einen Tag aus; die Unterschrift des Arbeitgebervertreters entspricht nicht der als Vertreter deklarierten Person – beispielsweise statt Generaldirektor von seinem Stellvertreter unterzeichnet), dann müssen die Verträge erneuert werden. In diesem Fall sollte man davon ausgehen, dass es sich bei einer von einer unbefugten Person unterzeichneten Vereinbarung tatsächlich um keine Vereinbarung handelt; mit anderen Worten: Es gibt keinen schriftlichen Arbeitsvertrag. Daher muss es selbstverständlich mit dem aktuellen (echten) Datum ausgestellt werden. In allen anderen Fällen ist dies der Fall zusätzliche Vereinbarungen zum Arbeitsvertrag, mit dem der Arbeitsvertrag um neue Bedingungen ergänzt oder falsch angegebene Bedingungen klargestellt (geändert) werden.

Wenn der Vertrag korrekt erstellt ist, aber spätere Änderungen vorgenommen wurden (Gehaltserhöhung, Versetzung des Arbeitnehmers auf einen anderen Arbeitsplatz), müssen im Einzelfall für jeden Arbeitnehmer zusätzliche Vereinbarungen getroffen werden. Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen werden in zweifacher Ausfertigung erstellt, wobei eine davon im Unternehmen verbleibt und die zweite dem Arbeitnehmer ausgehändigt wird.

Schritt 4: Überprüfen Sie die Richtigkeit der Personalaufträge

Als nächstes müssen Sie das Vorhandensein und die korrekte Ausführung von Aufträgen zur Einstellung, Versetzung von Mitarbeitern (sofern vorhanden) usw. überprüfen (Daten, Unterschriften, darin enthaltene Informationen). Bestellungen müssen dem Inhalt entsprechen Arbeitsvertrag, abgeschlossen mit Mitarbeitern und der Besetzungstabelle. Sie müssen nicht nur vom Firmenchef, sondern auch vom Mitarbeiter selbst unterzeichnet werden. Liegen keine Anordnungen zur Einstellung oder Versetzung von Arbeitnehmern vor oder werden Verstöße festgestellt, müssen diese wiederhergestellt, erneuert oder „neu unterzeichnet“ werden. Laut Gesetz sind Sie nicht verantwortlich für das, was vor Ihnen passiert ist, aber der Mitarbeiter hat das Recht, eine Kopie einer solchen Anordnung zu verlangen, und diese muss ihm ausgehändigt werden.

Schritt 5: Überprüfen Sie die Richtigkeit der Arbeitsaufzeichnungen

Der nächste Arbeitsschritt besteht darin, die Verfügbarkeit von Arbeitsbüchern zu prüfen. Die Aufzeichnungen aller registrierten Mitarbeiter müssen im Unternehmen aufbewahrt werden. Wenn Sie die Bücher von pensionierten Mitarbeitern finden, müssen Sie einen eingeschriebenen Brief mit Rückschein an die Besitzer der Bücher senden mit der Bitte, das Arbeitsbuch abzuholen, oder eine Adresse angeben, an die es geschickt werden kann. Nach Erhalt der Antwort ist das Arbeitsbuch per Einschreiben mit Rückschein zu versenden. Wenn Sie keine Antwort erhalten, fügen Sie einfach eine Benachrichtigung über die Zustellung des Briefes in Ihr Arbeitsbuch ein. Arbeitsbücher nichterwerbstätiger Arbeitnehmer müssen getrennt von anderen aufbewahrt werden, bis sie benötigt werden, mindestens jedoch 50 Jahre lang.

Wenn im Arbeitsbuch kein Eintrag über die Einstellung oder Versetzung vorhanden ist, beeilen Sie sich nicht, ihn zu erstellen. Lesen Sie zunächst sorgfältig beide Dokumente, die das Ausfüllen von Arbeitsbüchern regeln: Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern und die Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern, die Erstellung von Arbeitsbuchformularen und deren Bereitstellung an Arbeitgeber. Und erst wenn Sie von Ihrem Wissen überzeugt sind, können Sie mit der Eintragung in das Arbeitsbuch beginnen. Bedenken Sie: Eine fehlerhafte Eingabe kann dazu führen, dass dem Mitarbeiter die Dienstzeit in dem Unternehmen, in dem die fehlerhafte Eingabe vorgenommen wurde, nicht angerechnet wird.

Schritt 6: Persönliche Dateien oder persönliche Ordner der Mitarbeiter erstellen (sofern Sie diese noch nicht geführt haben)

Es ist zwingend erforderlich, persönliche Karten für Mitarbeiter im Formular Nr. T-2 auszustellen. Heutzutage können Sie mit vielen Programmen das Formular Nr. T-2 am Computer ausfüllen und auf Normalpapier ausdrucken, was einige Personalreferenten verwenden. Allerdings akzeptieren Staatsarchive bisher nur persönliche Karten auf dickem „Halbkarton“-Papier. Daher, wenn Ihre Organisation eine Akquisequelle ist Staatsarchiv Kaufen Sie Formulare Nr. T-2 im Schreibwarenladen in der benötigten Menge oder kaufen Sie das entsprechende Papier zum Drucken.

Persönliche Karten werden von einem Personalreferenten ausgefüllt – eine solche Anweisung ist in den Anweisungen zur Verwendung einheitlicher Formulare enthalten (Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 5. Januar 2004 Nr. 1).

Kopien der von Mitarbeitern erhaltenen Dokumente (Reisepässe, Versicherungsbescheinigungen usw.) müssen in „Akten“-Ordnern abgelegt werden. Anschließend wird eine Bestandsaufnahme jedes Falles durchgeführt und Ihre persönlichen Ordner erstellt. Sie können auch Kopien von Bestellungen und Verträgen beifügen, sodass alle Informationen über den Mitarbeiter an einem Ort sind. Dies ist jedoch nicht erforderlich. Sie können den persönlichen Karten Fotos von Mitarbeitern beifügen.

Oftmals werden persönliche Dateien im Formular Nr. T-2 abgelegt, was falsch ist: Persönliche Karten sollten getrennt von allen anderen Dokumenten aufbewahrt werden.

Neue Dokumente und Kopien werden Ihrem persönlichen Ordner hinzugefügt, sobald sie verfügbar sind.

Schritt 7: Bereiten Sie die erforderlichen Buchhaltungsbücher oder Journale vor

Das Buch zur Buchhaltung für die Bewegung von Arbeitsbüchern und darin enthaltenen Beilagen sowie das Einnahmen- und Ausgabenbuch für die Buchhaltung von Formen von Arbeitsbüchern und beigefügten Beilagen können nur in Papierform geführt werden. Da es sich um Zeitschriften mit strenger Berichtsform handelt, ist jede Seite des Buches nummeriert und selbst mit dem Siegel der Organisation versehen und versiegelt.

Schritt 8: Erstellen Sie einen Urlaubsplan

Zwei Wochen vor Beginn des neuen Jahres muss die Organisation einen Urlaubsplan genehmigen. Die Arbeiten daran sollen im November beginnen. Wenn das Unternehmen klein ist, können Sie die Mitarbeiter befragen, wann sie in den Urlaub fahren möchten. Wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt, senden Sie einen Brief an die Abteilungsleiter und bitten Sie sie, solche Informationen für ihre Abteilung bereitzustellen.

Achten Sie bei der Erstellung eines Urlaubsplans darauf, dass die Richtung nicht offen bleibt, wenn Mitarbeiter einer kleinen Abteilung in den Urlaub fahren. Wenn ein Unternehmen beispielsweise nur zwei Vertriebsleiter hat, sollten deren Urlaube nicht zeitlich zusammenfallen, auch nicht teilweise, außerdem sollte zwischen diesen Urlauben eine Zeit der gemeinsamen Arbeit liegen – um Fälle von einem Manager auf einen anderen zu übertragen;

Wenn Sie selbst Mitarbeiter nach deren Urlaubszeit fragen und es zu einem Konflikt darüber kommt, wer wann geht, versuchen Sie nicht, das Problem selbst zu lösen – machen Sie die Information dem Management zur Kenntnis und richten Sie den Zeitplan entsprechend der Entscheidung des Managements aus. Wenn Sie Informationen über Abteilungsleiter anfordern, vertrauen Sie darauf, dass diese kontroverse Probleme lösen. Das Sammeln von Informationen zur Erstellung eines Urlaubsplans dauert normalerweise ein bis drei Wochen.

Nach der Anmeldung muss der Urlaubsplan dem Manager zur Genehmigung vorgelegt werden.

Zwei Wochen vor Beginn des Urlaubs ist es erforderlich, den Arbeitnehmer über den Eintritt des Urlaubs zu informieren und einen Antrag auf Gewährung des Urlaubs zu stellen. Der Beginn des Urlaubs kann im Einvernehmen zwischen Arbeitnehmer und Vorgesetztem geändert werden. Ist der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Urlaubsantritts erkrankt und hat er sich krankgeschrieben, ist es auf seinen Wunsch erforderlich, den Urlaub auf einen anderen für ihn passenden Zeitpunkt zu verschieben. Alle diese Änderungen werden in den entsprechenden Spalten des Urlaubsplans vorgenommen. Und vergessen Sie nicht, dass ein Arbeitnehmer zwei Jahre hintereinander unbedingt in den Urlaub fahren muss und der obligatorische bezahlte Urlaub ersetzt werden kann monetäre Entschädigung nur im Falle der Entlassung eines Arbeitnehmers.

Schritt 9: Personalakten erstellen

Fälle können zu folgenden Themen abgeschlossen werden:

„Anordnungen für Personal (Einstellung, Entlassung, Versetzung, Prämien, Beförderungen, unbezahlter Urlaub). Löhne, Wegbeschreibungen zu längeren Geschäftsreisen und Geschäftsreisen ins Ausland)“ (Haltbarkeit – 75 Jahre);

„Anordnungen zum Personal (reguläre und Studienferien, Zölle, Strafen, kurzfristige Inlandsdienstreisen)“ (Speicherdauer - 5 Jahre);

„Arbeitsverträge“;

„Persönliche Angelegenheiten“;

„Persönliche Karten“;

„Regulierungsdokumente des Unternehmens (Vorschriften, Anweisungen)“;

„Korrespondenz zu Personalthemen mit Regierungsbehörden Und kommerzielle Organisationen"usw.

Bequemer ist es, den Urlaubsplan, den Dienstplan und die Besetzungstabellen in separate Hüllen aufzuteilen und in dünnen Ordnern aufzubewahren.

Es ist bequemer, persönliche Dateien und persönliche Karten darin aufzubewahren alphabetische Reihenfolge entsprechend den Namen der Mitarbeiter liegen alle weiteren Unterlagen vor chronologische Reihenfolge sobald das Dokument eintrifft.

Bestellungen von persönlich haben zwei Aufbewahrungsfristen: 5 und 75 Jahre, daher werden sie in mindestens zwei Fälle unterteilt (alle Bestellungen, die nicht in der Liste mit einer Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren aufgeführt sind, haben eine Aufbewahrungsfrist von 75 Jahren).

Wenn das Unternehmen groß genug ist und die Akte innerhalb eines Jahres mehr als 250 Blätter umfasst, ist eine Aufteilung in mehrere Akten bzw. Bände erforderlich (zum Beispiel: „Arbeitsverträge (A-K)“, „Arbeitsverträge (L-Z)“; „Anordnungen für Personal (Regel- und Bildungsurlaub)“, „Anordnungen für Personal (Dienst, Strafen, kurzfristige Inlandsdienstreisen)“).

Bei der Erstellung von Fällen müssen die Abschnitte 7 und 8 der Liste der Standardverwaltungsdokumente, die im Rahmen der Aktivitäten der Organisation erstellt werden, unter Angabe der Aufbewahrungsfristen verwendet werden.

Schritt 10: Erstellen Sie eine Fallliste

Die Liste der Fälle kann separat nach Personalunterlagen erstellt oder in diese einbezogen werden allgemeine Nomenklatur Angelegenheiten der Organisation.

Im Allgemeinen unterscheidet sich der Prozess der Fallerstellung und Nomenklaturerstellung in der Personalaktenverwaltung nicht von der Fallerstellung und Nomenklaturerstellung in der allgemeinen Büroarbeit.

Und erst nach allen Phasen kann mit der Entwicklung von Stellenbeschreibungen, Personalvorschriften und anderen optionalen (aus Sicht des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation nicht obligatorischen) lokalen Vorschriften begonnen werden.

Yu.V. Eremeeva,
Büroleiter, Mitglied des Professional Secretaries Club

Guten Tag, liebe Besucher! Was ist Personalarbeit, warum wird sie benötigt und wird sie überhaupt benötigt? Das erfahren Sie in meinem Artikel: HR-Records-Management für Dummies.

Personalabteilung des Unternehmens

So wie für Besucher ein Theater mit der Garderobe beginnt, so beginnt für jeden neu eingestellten Mitarbeiter ein Unternehmen mit der Personalabteilung. Es endet für sie mit der Entlassung.

Die Personalabteilung ist für alle Belange rund um die Mitarbeiter des Unternehmens zuständig:

Einstellung, Versetzung und Entlassung;
Einhaltung Arbeitsdisziplin;
Einhaltung der Stellenbeschreibungen;
Führung persönlicher Dateien von Mitarbeitern;
Führung der Personaldokumentation;
Suche nach Personal für offene Stellen;
Durchführung von Erstgesprächen;
Kennenlernen der Mitarbeiter mit allen Veränderungen in der Organisation;
Entwicklung verschiedener Dokumentationen;
Mitwirkung bei der Entwicklung grundlegender lokaler Regulierungsdokumente des Unternehmens.

Wie Sie sehen, ist die Liste sehr umfangreich und nicht vollständig. Die für Personalangelegenheiten zuständige Abteilung ist eine spezielle Organisationseinheit, die mit allen anderen Struktureinheiten des Unternehmens interagiert.

Dabei spielt es keine Rolle, dass das Personal in den meisten Fällen die kleinste Abteilung im Unternehmen ist und manchmal überhaupt nicht zugewiesen wird.

Was macht die Personalabteilung?

Schauen wir uns nun genauer an, was ein Personalreferent an seinem Arbeitsplatz eigentlich macht – das wird Personalaktenverwaltung sein.

Registrierung von Mitarbeitern

Am häufigsten werden Mitarbeiter eingestellt und entlassen Hauptfunktion Personalabteilung Alle Bewegungen der Mitarbeiter unterliegen seiner Kontrolle. Wann, Mann Arbeitsuchende sieht eine freie Stelle und ruft die angegebene Nummer an, dann gelangt er in 90 von 100 Fällen in die Personalabteilung, wo er zu den Themen beraten wird, die ihn interessieren, und auch einen Termin für ein Vorstellungsgespräch oder eine Ausschreibung vereinbart ein Formular.

Nachdem die Führungskraft entschieden hat, dass der Mitarbeiter für ihn geeignet ist, fällt dieser erneut in die Hände eines Personalspezialisten. Bitte beachten Sie auch, dass bei der Besetzung einer Stelle im Rahmen eines Auswahlverfahrens auf jeden Fall ein Personalreferent in die Provision einbezogen wird.

Nachdem ein Mitarbeiter eingestellt wurde, geht er zum Personalreferenten, wo er die folgenden Verfahren durchläuft:

Stellt alles dar notwendigen Unterlagen;
Macht sich mit allen lokalen Regulierungsdokumenten im Zusammenhang mit seiner Arbeit und Routine im Unternehmen vertraut;
Unterschreibt einen Arbeitsvertrag;
Macht sich mit der Reihenfolge seiner Anstellung vertraut;
Teilweise erhält er hier erste Kenntnisse zum Arbeitsschutz, also eine Erstunterweisung.

Dokumentation

Nachdem alle Dokumente unterschrieben und bereitgestellt wurden, erstellt der HR-Spezialist die Personalakte des Mitarbeiters. Es besteht aus allen Kopien von Dokumenten und einem Personalausweis in einheitlicher Form. Darüber hinaus werden künftig alle Anliegen, die den Mitarbeiter direkt betreffen, über die Personalabteilung abgewickelt:

Urlaubsanmeldung;
Auszahlung von Prämien und anderen Geldbeträgen;
Verfall von Boni und anderen Strafen;
Überlagerung Disziplinarstrafen und Strafen;
Änderungen der Vergütung und anderer Bedingungen des Arbeitsvertrags;
Veränderungen in der Organisation sind allgemeiner Natur oder beziehen sich direkt auf den Mitarbeiter.

Und bei vielen anderen Fragen lässt sich die Liste nahezu endlos fortsetzen, je nach den Besonderheiten des Unternehmens und der dem Personal zugewiesenen Funktionalität.

Viele würden argumentieren, dass die meisten der aufgeführten Themen in den Bereich der Rechnungslegung fallen, aber nein, das ist nicht so. Ja, es ist die Buchhaltung, die Urlaubsgeld und Barzahlungen berechnet. Sie behält diese, allerdings erst, nachdem sie die entsprechende, von einem Personalmitarbeiter erstellte Bestellung erhalten hat.

Zur Erstellung dieser Anordnungen nutzt der Personalreferent verschiedene Gründe:

Aussagen des Arbeitnehmers;
Memos von Abteilungsleitern;
Interne Untersuchungen und Schlussfolgerungen von Kommissionen;
Schriftliche und mündliche Weisungen des Unternehmensleiters.

Der Personalreferent ist übrigens direkt dem Unternehmensleiter unterstellt. In seltenen Fällen sein Stellvertreter.

Nach der Auftragserteilung werden die Originale und die Auftragsunterlagen archiviert und für die erforderliche Zeit aufbewahrt. Auch dies sollte von einem HR-Spezialisten durchgeführt werden.

Durchführung sonstiger Personalarbeiten

Neben der Tatsache, dass Personalmitarbeiter Dokumente für Mitarbeiter vorbereiten, erledigen sie auch andere Arbeiten, die als Personalaktenverwaltung eingestuft werden können.

Stellenbeschreibungen erstellen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass alle Anweisungen von einer Person geschrieben wurden. In der Regel Abschnitt berufliche Verantwortung geschrieben von jemandem, der mit dieser Art von Arbeit vertraut ist. Es ist unwahrscheinlich, dass ein HR-Mitarbeiter die Funktionalität eines Schweißers, Elektrikers oder Kranführers detailliert beschreibt. Aber er formt die Anweisungen in einem einzigen Dokument.
Organisation Durchführung Arbeitsplatzzertifizierung und Erstellung der dafür notwendigen Dokumentation. Dieses Konzept – die Zertifizierung – bleibt übrigens nur im Alltag bestehen. Gesetzlich heißt dieses Verfahren seit einigen Jahren „Sonderbeurteilung der Arbeitsbedingungen“ (SOUT).
Mitwirkung bei der Erstellung grundlegender Dokumente Organisation: Vergütungsvorschriften, Tarifverträge und Vereinbarungen, interne Arbeitsvorschriften. In einigen Fällen werden nur Anpassungen vorgenommen, in anderen Fällen wird das Dokument vollständig erstellt.
Personalbesetzung aufrechterhalten. Die Verantwortung für dieses Dokument teilt sich der Personalreferent mit dem Hauptbuchhalter des Unternehmens. Er ist für die Namen und Anzahl der Stellen zuständig und die Buchhaltung kontrolliert Tarife und Gehälter.
Organisation ärztlicher Untersuchungen und Schulungen Arbeiter. Ist das Unternehmen klein, dann erledigt er diese Arbeit selbst, ansonsten überwacht er nur die Ausführung. Dies wird in jedem Fall durch die Unternehmenspolitik bestimmt.
Mitarbeit in verschiedenen Kommissionen: zur Durchführung behördlicher Untersuchungen, Arbeitsunfälle, Prüfung von Kenntnissen zum Arbeitsschutz usw.

Wie Sie sehen, hat ein Personalreferent viel zu tun und ist sehr vielfältig.

Die Stellung des Personals im Funktionieren der Organisation

In diesem Abschnitt betrachten wir die Interaktion der Personalabteilung mit anderen Abteilungen. Hier sind die wichtigsten:

Buchhaltung. Der Personalverantwortliche arbeitet eng und kontinuierlich mit dieser Abteilung zusammen. Hierhin gehen alle erteilten Befehle. Dies gilt zunächst für Anordnungen zur Aufnahme, Versetzung und Entlassung. Anhand dieser Informationen erfahren die Buchhaltungsmitarbeiter, die die Gehälter berechnen, wer sie in die Lohn- und Gehaltsabrechnung einbeziehen, wen sie davon ausschließen und wie hoch ihr Gehalt ist. Bevor die Arbeitszeitnachweise an den Schreibtisch des Buchhalters geschickt werden, werden sie auch von der Personalabteilung geprüft und häufig vom Personalverantwortlichen aufbewahrt. Wenn ein Unternehmen Büroarbeiten mit speziellen Programmen erledigt, wird die Interaktion zwischen Personal und Buchhaltung erheblich vereinfacht.
Sekretariat oder Empfangsbereich. Von hier aus erhält der Kader die meisten Gründe für die Erteilung von Befehlen mit Beschluss des Managers. Dies ist der Fall, wenn die Büroarbeit im Unternehmen unter Einhaltung aller Regeln durchgeführt wird. Gibt es keine solche Abteilung, gehen die Bewerbungen direkt an den Personalreferenten und dieser leitet sie an den Vorgesetzten weiter.
Die Interaktion mit allen anderen Abteilungen der Organisation besteht darin, Führungskräfte und direkte Mitarbeiter auf alle personellen Veränderungen in der Organisation aufmerksam zu machen.

Warum jedes Unternehmen eine Personalabteilung braucht

Der Gesetzgeber verpflichtet nicht zur Einrichtung einer solchen Struktureinheit wie einer Personalabteilung. In der aktuellen Praxis der Büroarbeit ist es jedoch diese Einheit, die den Großteil der im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation vorgesehenen Dokumentation verwaltet.

Kann die Verwaltung von Personalakten vernachlässigt werden? Antwort: Nein, das sollten Sie nicht tun. Und dafür gibt es mehrere Gründe:

Ein ordnungsgemäß ausgeführter Vertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie alle anderen Dokumente im Zusammenhang mit der Arbeit des Arbeitnehmers können dazu beitragen, viele Probleme zu vermeiden unangenehme Situationen wenn es zu Meinungsverschiedenheiten zwischen den Parteien kommt.
Eine genaue Führung der Dokumentation, einschließlich der Personaldokumentation, zeichnet die Organisation nur mit aus positive Seite.
Neben der Bearbeitung von Einstellungen und Entlassungen übernimmt der Personalreferent zahlreiche weitere Aufgaben; er fungiert als eine Art Bindeglied zwischen der Geschäftsleitung und anderen Abteilungen.
Ein kompetenter Personalreferent füllt nicht nur alle Unterlagen korrekt aus, sondern kann dem Vorgesetzten auch mitteilen, gegen welchen Teil er verstößt Arbeitsrecht, was dazu beitragen wird, Inspektionen und Sanktionen zu vermeiden.

Zusammengenommen können wir mit Sicherheit sagen, dass Büroarbeit und Personalakten in jeder Organisation sehr nützlich und notwendig sind. Und zumindest oberflächliche Kenntnisse in diesem Bereich, die „für Dummies“ vermittelt werden, werden mir sicher bei der Einstellung und anschließenden reibungslosen Erfüllung der beruflichen Pflichten helfen.

Und zum Schluss noch ein bisschen Humor...

Mit freundlichen Grüßen, technische Experten.

Personalverwaltung von Grund auf — Schritt-für-Schritt-Anleitung 2016 Die in unserem Artikel angegebenen Jahre helfen dabei, diesen Prozess im Unternehmen kompetent zu organisieren. Im Folgenden werden alle Phasen der Zusammenarbeit mit einem Mitarbeiter umfassend beschrieben: Einstellung, Versetzung in eine andere Abteilung, Beförderung, Gehaltsänderung, Bestrafung, Ermutigung, Disziplinierung, Entlassung.

Wer ist für die Führung der Personalakten verantwortlich?

Der Personaldokumentenfluss im Rahmen des Rechnungslegungsprozesses muss vom Unternehmensleiter kontrolliert werden. In der Regel wird zunächst der ersten Person die Verantwortung für die Geschäftsführung übertragen, für die ein entsprechender Auftrag erteilt wird.

Bei der Rekrutierung von Personal- oder Buchhaltungsspezialisten werden diese Aufgaben an diese delegiert, mit einer klaren Angabe, wer wofür verantwortlich ist und welches Dokument zeichnungsberechtigt ist. Für jede Position werden entsprechende Weisungen entwickelt, die Aufgabenbereiche, Rechte und Verantwortungsniveau festlegen. Der Mitarbeiter macht sich mit dem Verwaltungsdokument vertraut und Stellenbeschreibung und Zeichen:

oder in der dafür vorgesehenen Zeile auf dem Dokument selbst;
oder auf einem speziell erstellten Persönliches Blatt Kennenlernen.

Ergänzend zur Stellenbeschreibung besteht die Möglichkeit, interne Regelungen, Regelungen und zusätzliche Weisungen zu erarbeiten. Grundlage für die Einhaltung der Gesetze im Bereich der Personalaktenverwaltung sind jedoch das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation und andere von der Regierung und Ministerien erlassene Vorschriften.

Im Falle der Nichteinhaltung der gesetzlichen Bestimmungen oder der örtlichen Vorschriften des Unternehmens können Disziplinarmaßnahmen gegen den Mitarbeiter verhängt werden, der an der Aufrechterhaltung des Personaldokumentenflusses beteiligt ist. Und das ist durchaus berechtigt, da bereits geringfügige Verstöße zu erheblichen finanziellen Verlusten führen können.

HerunterladenAnleitung zur Personalaktenverwaltung – 2016 oder eigene Regelungen entwickeln?

Formal zentral genehmigt Anleitungen zur Personalverwaltung NEIN. Bei ihrer Arbeit wird den Spezialisten jedoch empfohlen, GOST R 7.0.8-2013 zu verwenden, genehmigt durch die Verordnung von Rosstandart vom 17. Oktober 2013 Nr. 1185-st.

Dennoch wurde dank langjähriger Praxis bei der Durchführung solcher Aktivitäten ein gewisses unausgesprochenes Regelwerk und Handlungsablauf entwickelt, das die Grundlage für Schritt-für-Schritt-Anleitungen bildete Personalaktenverwaltung. Es kann sicher verwendet werden praktische Tätigkeiten, um Ungenauigkeiten und Fehler zu vermeiden.

Darüber hinaus können Sie anhand der bereitgestellten Informationen die Gesamtzahl der auszufüllenden Dokumente und den dafür erforderlichen Zeitaufwand vorhersagen und dementsprechend bestimmen, wie viele Mitarbeiter in der Personalabteilung beschäftigt sein sollten.

Basierend auf diesen Regeln und Methoden erstellt ein praktizierender Sachbearbeiter einen praktischen Handlungsalgorithmus, den er in Zukunft befolgen wird, um eine hohe Qualität aufrechtzuerhalten Personaldatenverwaltung im Jahr 2016.

Welche Anweisungen gibt es für die Personalaktenverwaltung?

Im Folgenden finden Sie einen universellen Plan zur Aufrechterhaltung des gesamten Umfangs des Personaldokumentenflusses, der in jeder Phase verwendet werden kann Lebenszyklus Unternehmen – von der Gründung bis zur Liquidation oder Reorganisation. Trotz der Tatsache, dass Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Personalverwaltung von Grund auf recht häufig vorkommen, wäre es sinnvoll, eine kompakte und leicht verständliche Variante zur Hand zu haben.

Hier sind also die Schritte, die Sie regelmäßig unternehmen müssen, um optimale Ergebnisse zu erzielen Führung von Personalakten von Grund auf:

Auswahl von Gesetzen und Vorschriften zur späteren Regulierung der Arbeit. Dabei ist unbedingt auf Folgendes zu achten:
- Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation. Dies ist in vollem Umfang notwendig, da die Situationen unterschiedlich sind und Sie von Zeit zu Zeit dennoch etwas noch einmal lesen müssen. Die wichtigsten Abschnitte sind diejenigen, die dem Konzept der normalen positiven Arbeitszeit, ihrer Abrechnung und Rationierung (Kapitel 15–16, 22), der Entlohnung usw. gewidmet sind Komponenten, Formen und Systeme (Kapitel 21), Dauer des Urlaubs und Bedingungen für die Entstehung des Anspruchs darauf (Kapitel 19). Darüber hinaus ist es unbedingt erforderlich, sich mit den gesetzlich verankerten Rechten und Pflichten des Arbeitnehmers vertraut zu machen.
- Album Primärdokumentation basierend auf dem Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 4. Januar 2001 Nr. 1. Eine strikte Einhaltung der darin dargestellten Muster ist nicht erforderlich, da Unternehmen Formulare eigenständig entwickeln, aber darin angeben dürfen verbindliche Angaben. Gleichzeitig erscheint es unangemessen, übermäßig viele eigene Formulare zu entwickeln, da es für die meisten Operationen bereits Standardformulare mit den erforderlichen Angaben gibt. Es reicht aus, diese mit den fehlenden Feldern zu ergänzen.
- Das Verfahren zur Führung und Aufzeichnung von Arbeitsbüchern, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225, das alle Aspekte der Verwendung des Hauptdokuments offenlegt, um die Dienstzeit des Arbeitnehmers widerzuspiegeln.
- Vom Generalstab der russischen Streitkräfte am 11. April 2008 verabschiedete Empfehlungen, die die Feinheiten der Führung von Aufzeichnungen über wehrpflichtige Bürger regeln.
- Grundlegende Standards für Büroarbeit und Personalangelegenheiten auf der Grundlage der Verordnung Nr. 1185-st von Rosstandart vom 17. Oktober 2013, der Verordnung Nr. 65-st von Gosstandart vom 3. März 2003, der Verordnung Nr. 558 des Kulturministeriums vom 25. August 2010, RF Regierungsbeschluss Nr. 477 vom 15. Juni 2009.

Ein Mitarbeiter, der mit dem Personaldokumentenfluss befasst ist, sollte diese Dokumentenliste immer zur Hand haben und seine Kenntnisse in diesem Bereich bei Bedarf sowie bei wesentlichen Gesetzesänderungen aktualisieren. Dies kann entweder selbstständig oder durch Vertragsabschluss mit Anbietern spezialisierter regulatorischer Rechtsrahmen erfolgen.

Studieren der Satzung des Unternehmens und ggf. der Registrierungsunterlagen. Dies wird dazu beitragen, die Regeln und Bedingungen für die Aufnahme des Unternehmensleiters oder der Vorstandsmitglieder festzulegen ausführendes Organ. Darüber hinaus enthalten diese Dokumente Angaben zur maximalen Amtszeit, zur Höhe der Bezüge und zum Ablauf der Amtsbeendigung.
Veröffentlichung eines Verwaltungsdokuments zur Ernennung eines Managers. Grundlage hierfür ist das Protokoll der Gründerversammlung. Somit handelt es sich um den ersten Personalauftrag des neuen Unternehmens. Von dort aus sollte ihre fortlaufende Nummerierung erfolgen, was von größter Bedeutung ist, da es für Kontrolldienste äußerst wichtig ist, die Reihenfolge der Dokumentenausstellung zum Zeitpunkt der Transaktionen einzuhalten.
Entwicklung einer Dokumentation zur Registrierung von Vorgängen für die Arbeit mit Personal. Die universelle Liste sollte Folgendes enthalten:

interne Arbeitsvorschriften (ILR);
Struktur der Abteilungen und Positionen im Unternehmen;
Besetzungstabelle (formell optional, in der Praxis jedoch von den meisten Inspektoren gefordert);
Urlaubsplan;
Dokumente, die den Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitern regeln.

Für die personalisierte Erfassung der Mitarbeiterdaten ist eine Reihe von Dokumenten erforderlich:

Arbeitsvertrag;
Tagebuch der Bewegung von Arbeitsbüchern;
ein Protokoll der Arbeitsbuchformulare und zusätzlich das Formular selbst (zur Ausstellung von Arbeitsbuchformularen für Arbeitnehmer, für die dies ihr erster Arbeitsplatz ist);
Dokumente zur Erfassung der Arbeitszeit (Blätter T-12 oder T-13);
persönliche Karten (T-2);
Personalaufträge und Gründe hierfür;
Lohn- und Gehaltsabrechnungen;
individuelle Gehaltsabrechnungen;
Stellenbeschreibungen, Vorschriften.

Wenn es im Unternehmen eine Gewerkschaft oder einen Vertreter der Hauptversammlung gibt, kann ein Tarifvertrag ausgearbeitet und unterzeichnet werden. Ein sehr wichtiges Dokument können die Vergütungs- und Prämienregelungen sein. Dadurch wird der Umfang des Arbeitsvertrags eingeschränkt und das Verfahren zur Berechnung des Arbeitsentgelts klar festgelegt.

Wenn das Unternehmen eine regelmäßige Personalbeurteilung implementiert hat, ist eine Bestimmung zur Zertifizierung erforderlich. Zur Sicherheit interne Informationen Es muss ein Dokument zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen erstellt werden.

Entwicklung von Formularen und deren Genehmigung durch die Unternehmensleitung. Es ist nicht notwendig, alles von Grund auf neu zu erstellen; Sie können Standardformulare verwenden und diese um die fehlenden Details ergänzen, die den Besonderheiten des Unternehmens entsprechen. Es kann sein, dass das neue Formular beim ersten Versuch nicht genehmigt wird, dann müssen Sie nach den Wünschen des Direktors Ergänzungen vornehmen und es erneut zur Genehmigung einreichen.
Auswahl eines Mitarbeiters, dem die Verantwortung für die Führung und Aufzeichnung von Arbeitsbüchern zugewiesen wird. Hierzu wird ein entsprechendes Verwaltungsdokument erstellt. Dies kann entweder ein einzelner Mitarbeiter sein, der nur die angegebene Funktion ausführt, oder diese mit anderen Arbeiten im Personaldienst kombinieren.
Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter. Als letzte Phase im Personalaktenverwaltungszyklus umfasst dieses Verfahren eine Reihe miteinander verbundener Aktionen. Es erfordert das Ausfüllen einer Reihe von Dokumenten ( Arbeitsvertrag, Zulassungsbescheid, Personalausweis), Kennenlernen des Arbeitnehmers mit der Stellenbeschreibung, betrieblichen Regelungen, Eintragungen in das Arbeitsbuch usw.

Anschließend werden Unterlagen über die aktuellen Tätigkeiten des Mitarbeiters erstellt: Erfassung der Arbeitszeiten, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Urlaubstage, Ruhetage laut Spenderbescheinigung oder ohne Entgelt, Versetzungen.

Die Aufrechterhaltung des Personaldokumentenflusses ist nicht so schwierig, wie es auf den ersten Blick scheint. Trotz der Fülle unterschiedlicher und unterschiedlicher Regelungen zu diesem Thema ist die gesamte notwendige Informationen können ausgewählt und systematisiert werden.

Darüber hinaus handelt es sich hier um einen kurzen und übersichtlichen Spickzettel, der einem neuen HR-Spezialisten und sogar einem erfahrenen Mitarbeiter helfen kann und ihm das allgemeine Verständnis aller zu unternehmenden Schritte erleichtert.

Das Wichtigste bei solchen Angelegenheiten ist Aufmerksamkeit und Sorgfalt im Detail, denn kleine Fehler in der Dokumentation können zu ernsthaften finanziellen und rufschädigenden Problemen für das Unternehmen führen.

Jeder Arbeitnehmer erwartet von seinem Arbeitgeber, dass er seine Rechte respektiert, seinen Lohn pünktlich zahlt und einen wohlverdienten Urlaub verdient. Die Führungskraft wiederum erwartet vom Mitarbeiter die strikte Erfüllung seiner Pflichten. Darüber hinaus muss jeder Unternehmer rechtlich geschützt sein. Alle diese Punkte werden durch Personalakten geregelt. Die Führung von Personalakten in einer LLC wird Ihnen dabei helfen, alle Ihre Beziehungen zu Ihren Mitarbeitern zu regeln.

Die Führung von Personalakten in einer LLC ist eine Möglichkeit, Personal zu verwalten und mit dem personalbezogenen Dokumentenfluss der Organisation zu arbeiten. Dazu können Personalbewegungen, Abrechnungen mit Mitarbeitern und Arbeitszeiten gehören.

Methoden zur Führung von Personalakten

Im Gegensatz zu Einzelunternehmern ist die Personalproduktion in einer LLC ein obligatorischer Bestandteil, auch wenn in der LLC nur ein Teilnehmer registriert ist, der die Funktionen eines Buchhalters und Generaldirektors wahrnimmt. Dies liegt daran, dass der Gründer und die LLC zwei verschiedene Einheiten sind. Folglich spielt die LLC die Rolle eines Arbeitgebers und der Gründer die Rolle eines Arbeitnehmers.

Die Führung von Personalakten in einer LLC ist eine Möglichkeit, Personal zu verwalten und mit dem personalbezogenen Dokumentenfluss der Organisation zu arbeiten.

Personalakten können im Wesentlichen auf drei Arten geführt werden:

1. Übernehmen Sie die Rolle des Personalverantwortlichen.

Wenn Sie keine Angst davor haben, den Prozess zu „starten“, nehmen Sie sich Zeit und Ihre Organisation ist nicht so groß.

2. Stellen Sie einen Personalreferenten ein.

Ein moderner HR-Spezialist muss kreativ denken, juristisch versiert und pedantisch sein.

3. Vertrauen Sie einem Outsourcing-Unternehmen, das auf die Verwaltung von Personalakten spezialisiert ist.

Es gibt verschiedene Programme für Personalakten. Dabei handelt es sich um ein automatisiertes Personalmanagementsystem (APS), ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) und Personalakten in der Cloud (SaaS). Wenn wir über Software sprechen, dann ist das 1C.

Selbstständige Führung von Personalakten

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Aufrechterhaltung des Personaldokumentenflusses:

1. Es ist notwendig, die Regulierungs- und Informationsgrundlagen zu ermitteln, die für die Durchführung der Personalarbeit erforderlich sind.

Die meisten für die Führung von Personalakten erforderlichen Dokumente sind durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation zur Erfassung der Arbeit und ihrer Bezahlung“ vom 5. Januar 2004 standardisiert. Dokumentationen, die keine standardisierten Regeln haben, werden gemäß GOST R 6.30-2003 erstellt.

Arbeitsgesetzgebung der Russischen Föderation (alle sechs Monate aktualisiert).
Anweisungen zur Führung von Arbeitsunterlagen (genehmigt durch Dekret des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation Nr. 69 vom 10. Oktober 2003).
Dekret der Regierung der Russischen Föderation „Über die Führung von Arbeitsbüchern“ (vom 16. April 2003).

Erforderliche Unterlagen für die Aufnahme eines Mitarbeiters in das Personal:

Reisepass (Registrierung und Registrierung).
SNILS (Rentenversicherungsbescheinigung).
Militärausweis.
TIN (individuelle Steuernummer).
Medizinische Politik.
Fachdiplom.

Die Bedeutung der Personaldokumentation liegt darin, dass sie die Sicherung rechtlich bedeutsamer Sachverhalte ermöglicht und die Rechte und Pflichten des Mitarbeiters und Vorgesetzten klar regelt.

Abhängig von den Besonderheiten der Organisation kann das Dokumentenpaket zur Führung der Personalakten erweitert werden. Der Vorgesetzte kann bei der Entscheidung von Personalfragen im Rahmen seiner Befugnisse selbständig örtliche Regelungen erlassen, sofern diese nicht im Widerspruch zum Gesetz stehen.

Abhängig von den Besonderheiten der Organisation kann das Dokumentenpaket zur Führung der Personalakten erweitert werden.

2. Die gesetzliche Dokumentation der Organisation sollte erstellt werden.

In der Satzung müssen die Bedingungen für die Einstellung eines Direktors, die Arbeitsbedingungen des Direktors, die Höhe seines Gehalts sowie das Verfahren zur Genehmigung des Arbeitsplans klar festgelegt sein.

3. Sie müssen einen Manager registrieren.

Die Registrierung des Managers ist der erste in der Organisation erstellte Personalauftrag. Es gibt das Datum an, ab dem der Manager mit der Wahrnehmung seiner Aufgaben beginnt.

4. Es ist notwendig, eine Liste der Personaldokumente zu erstellen, die an der Personalproduktion der Organisation beteiligt sind.

Dazu gehören:

Interne Arbeitsvorschriften der Organisation.
Personalstruktur.
Personalplan.
Zeitplan für den Urlaub der Mitarbeiter.
Dokumentation, die den Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitern definiert.

Auch auflisten obligatorische Dokumente enthält Arbeitsverträge, Arbeitsbücher und ein Buch zur Aufzeichnung ihrer Bewegungen, ein Arbeitszeitplan, Personalausweise der Mitarbeiter, Personalaufträge und die Gründe für deren Erteilung (Anträge, Berichte, Handlungen, Notizen usw.), ein Verzeichnis der Lohnberechnung und -zahlung , Gehaltsabrechnungen, Stellenbeschreibungen.

5. Einstellung von Mitarbeitern.

Jeder zukünftige Mitarbeiter muss über ein Paket mit Dokumenten verfügen. Es bleibt nur noch das Ausfüllen von Arbeitsbüchern, Personalkarten und die Erstellung anderer Personaldokumente (Gehaltsabrechnung, Abrechnung von Urlaub, Krankheit, Dienstreisen; Unterzeichnung einer Vereinbarung zur Geheimhaltung der persönlichen Daten des Mitarbeiters).

Gemäß Art. 419 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation, Nichteinhaltung Arbeitsrecht droht eine Geldstrafe von 200.000 Rubel.

Die Führung von Personalakten in einer LLC ist eine sehr heikle und verantwortungsvolle Angelegenheit. Viele rechtliche Besonderheiten, die sich auf die Wahrung Ihrer Rechte und der Rechte der Mitarbeiter auswirken, hängen vom richtigen Dokumentenfluss und dem gewählten Personalaktenprogramm ab. Alle Personalunterlagen sind rechtsverbindlich und gerichtsverwertbar.

Die Organisation und Pflege der Personalakten liegt in der unmittelbaren Verantwortung der Mitarbeiter des Personaldienstes. In Situationen der Gründung einer neuen Organisation, der Umwandlung einer alten oder anderer Reorganisationsoptionen müssen das Management und die Personalabteilung die Hauptaspekte der Arbeit kennen: Schulung und Suche nach Mitarbeitern, Einstellung, Versetzung und Entlassung von Personal sowie die Regeln sowohl für die Archivierung als auch für die betriebliche Aufbewahrung von Dokumenten.

Kompetente Organisation der Personalakten als Grundlage für die Stabilität des Unternehmens

Jede Organisation verfügt unabhängig von ihrer Eigentumsform über Personal. Sie unterscheiden sich in Größe und Zusammensetzung, ausgeübten Funktionen und Qualifikationsniveau. Aufgabe der Personalabteilung ist es, dafür zu sorgen, dass alle Anliegen und Probleme rund um die Mitarbeiter des Unternehmens möglichst schnell und kompetent gelöst werden.

Der stabile Betrieb einer Organisation hängt direkt von ihren Mitarbeitern ab. Die Hauptaufgabe des Personaldienstes besteht in der kompetenten und zeitnahen Auswahl der Mitarbeiter, der gesetzeskonformen Führung der Personalakten und der rechtzeitigen Übermittlung der Unterlagen an das Archiv. Dies ist die Grundlage für den stabilen Betrieb eines jeden Unternehmens.

Schulung des Personals für die Arbeit mit Personalressourcen

Aus den Anweisungen zur Personalaktenverwaltung geht eindeutig hervor, dass eine professionelle Ausbildung von Personalfachkräften erforderlich ist. In der Praxis gibt es jedoch häufig Probleme bei der Ausbildung von Arbeitnehmern mit dem erforderlichen Profil.

Höhere und sekundäre Spezialisierung Bildungseinrichtungen Sie bringen keine Spezialisten mit einer so engen Qualifikation wie „Personalaktenverwaltung“ hervor. Die Ausbildung findet in der Regel vor Ort oder in Fachkursen statt. Es ist auch möglich, einen Mitarbeiter durch Mentoring direkt am Arbeitsplatz weiterzubilden.

Die Personalaktenverwaltung umfasst die Ausbildung von Fachkräften auf folgende Weise:

Umschulung basierend auf der zweiten höhere Bildung;
Erwerb einer Hochschulausbildung in einem verwandten Bereich, zum Beispiel „Dokumentenmanagement“, „Recht“, „Personalmanagement“, „Informationssicherheit“;
Ausbildung in spezialisierten Langzeitlehrgängen (mindestens drei Monate) mit anschließender bestandener Prüfung;
praktische Arbeit mit anschließender regelmäßiger beruflicher Weiterentwicklung.

Regulierungsdokumente, die die Arbeit von Personaldiensten regeln

Tätigkeiten der Personalabteilung und allgemeine Organisation Die Verwaltung von Personalakten hängt stark von der aktuellen Gesetzgebung und internen Regulierungsdokumenten ab. Diese Funktion ist mit den Nuancen der Arbeit mit einer großen Anzahl persönlicher Dokumente verbunden, die häufig vertraulich sind.

Die Führung von Aufzeichnungen im Personaldienst wird durch folgende Gesetze geregelt:

Verfassung, Zivil- und Arbeitsgesetze, und teilweise auch Kriminalität und Familie;
Gesetzgebungsakte zum Profil der Organisation in Fragen der Personalarbeit;
örtliche Vorschriften;
diverse Klassifikatoren, Regeln und Weisungen auf Bundesebene;
interne Regulierungsdokumente, zum Beispiel Anweisungen zur Personalaktenverwaltung;
Befehle und Weisungen der Geschäftsleitung.

Personaldienstmitarbeiter sind verpflichtet, die Anforderungen der Vorschriften und vor allem des Arbeitsgesetzbuchs strikt einzuhalten.

Suche und Dokumentation von Mitarbeitern

Die Durchführung von Personalakten beginnt mit der Suche und Registrierung von Personal. Zunächst müssen Sie sich über Möglichkeiten zur Suche nach neuen Mitarbeitern entscheiden. Unter ihnen stechen hervor:

Arbeitsagenturen und -büros;
Anstellung;
Jobmessen;
Bildungseinrichtungen;
Stellenbörsen und Lebensläufe auf verschiedenen Ressourcen;
andere Organisationen;
Bekannte und Freunde.

Alle Möglichkeiten der Mitarbeitersuche haben ihre Vor- und Nachteile; der HR-Mitarbeiter muss alle Chancen nutzen, um die freie Stelle zu besetzen.

Wenn ein Bewerber gefunden ist, wird er interviewt. Es ist ratsam, den Fortschritt zu dokumentieren: Dies erleichtert eine fundierte Entscheidung über die Einstellung oder Ablehnung. Im letzteren Fall wird der Person der Grund innerhalb von fünf Werktagen schriftlich mitgeteilt. Wenn der Bewerber für die vakante Stelle geeignet ist, sollte er immatrikuliert werden. Hier beginnt die Registrierung für einen bestimmten Mitarbeiter.

Abschluss eines Arbeitsvertrages;
Erteilung eines Zulassungsbescheides;
ein neuer Mitarbeiter oder seine Einrichtung;
Registrierung einer persönlichen Karte;
wenn es in der Organisation akzeptiert wird – Eröffnung einer Personalakte;
Einarbeitung und Unterzeichnung interner Regulierungsdokumente und Anweisungen durch den Mitarbeiter.

Personalakten (Personalkarten, Besetzungstabelle)

Die Führung von Personalakten erfordert die obligatorische Erstellung von Buchhaltungsunterlagen, insbesondere Personalplänen und Personalausweisen. Diese Dokumente sind für Organisationen aller Eigentumsformen obligatorisch.

Personal und Anzahl müssen aktuell sein und den Bedürfnissen der Organisation entsprechen. Es enthält die Namen aller Stellen und die Anzahl der Tarife, die die offenen Stellen für einen bestimmten Zeitraum angeben.

Persönliche Karten sind einheitliche Dokumente mit kurzen Informationen über Arbeitstätigkeit Mitarbeiter- und persönliche Daten. Sie unterliegen einer strengen Rechnungslegung und Sonderkonditionen Lagerung an Orten, die Beschädigung und Diebstahl verhindern.

Bestellungen für Personal, Unterschiede und Designmerkmale

Allgemeine Büroarbeiten in Personalarbeit drückt sich hauptsächlich in Befehlen und Anweisungen des Managements aus. Diese Dokumente können sowohl einzelne Mitarbeiter als auch das gesamte Personal betreffen. Sie unterscheiden sich in Design und Implementierungsmerkmalen.

Die meisten Aufträge und Weisungen, die sich auf konkrete Handlungen mit einem Mitarbeiter beziehen, haben eine einheitliche Form. Sie bedürfen der zwingenden Vereinbarung mit allen Interessenten und der Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer gegen Unterschrift. Kopien von Personalaufträgen werden in der Personalakte aufbewahrt, die Originale in separaten Ordnern.

Personalaktentagebücher, Regeln für die Registrierung und Aufbewahrung

Um Bewegungen im Personaldienst zu erfassen, ist die Führung von Fachzeitschriften erforderlich. Hierbei handelt es sich um Tabellenkalkulationsdokumente im mehrseitigen Format, meist einheitlich. Normalerweise werden sie entweder in großen Notizbüchern aufbewahrt oder in Fachgeschäften fertig gekauft.

Arten von Personalzeitschriften:

Registrierung eingehender und ausgehender Unterlagen, einschließlich Briefe;
Registrierung von Bestellungen;
Registrierung der An- und Abreise von Mitarbeitern auf Dienstreisen;
Registrierung von Erklärungen, Eingaben, Mitteilungen, Amts- und Dienstvermerken;
Registrierung von Arbeitsbuchformularen und deren Beilagen;
Bücher verschiedener Bewegungen Personaldokumente usw.

Alle Zeitschriften müssen gebunden und versiegelt sein und die Blätter müssen nummeriert sein. Sie sollten getrennt von allen Dokumenten aufbewahrt werden. Am besten in einem Tresor oder Spezialschrank.

Funktionen zum Verwalten und Speichern persönlicher Dateien

Die Führung von Personalakten ist nicht verpflichtend. Allerdings sammeln die meisten Organisationen Mitarbeiterdaten in der einen oder anderen Form. Natürlich ist es bequemer, dies in einem Ordner zu tun.

Eine Personalakte ist eine Reihe dokumentierter persönlicher Informationen über einen Mitarbeiter, die in einer bestimmten Reihenfolge gesammelt und zusammengestellt werden. Es kann verschiedene Dokumente und Kopien enthalten:

Kopien von Mitarbeiteraufträgen;
Kopien von Kontoauszügen;
Kopien von Ausweisdokumenten, die Qualifikationen, Ausbildung, Sozialleistungen und Familienstand bestätigen;
Fragebogen;
Eigenschaften und Bewertungen;
Zertifikate usw.

Persönliche Dateien enthalten persönliche Informationen und sollten von anderen Dokumenten ferngehalten werden. Der Zugang zu ihnen ist nur einem streng begrenzten Kreis gestattet Beamte. Bei Entlassungen von Mitarbeitern werden Personalakten zur Archivierung übergeben.

Regeln für die Registrierung, Aufbewahrung und Ausgabe von Arbeitsbüchern sowie Beilagen

Alle Organisationen sind verpflichtet, Arbeitsbücher für ihre Mitarbeiter zu führen, mit Ausnahme von Teilzeitbeschäftigten. Beim Ersttermin erwirbt der Arbeitgeber selbstständig Blankoformulare und nimmt darauf den ersten Eintrag vor. An Titelseite Geben Sie die relevanten Informationen über den Mitarbeiter ein. Anschließend ist es notwendig, deren Relevanz zu überwachen und rechtzeitig Änderungen vorzunehmen.

Auf der Verbreitung des Hauptteils finden sich Einträge zu Arbeit und soziale Aktivitäten Mitarbeiter, seine Annahme von permanent Alle Datensätze sind nummeriert in allgemeine Vorgehensweise und werden auf der Grundlage einer Bestellung eingeführt. Dem Kündigungsschreiben sind ein Abdruck des Vereinssiegels und die Unterschrift des Geschäftsführers beizufügen.

Von Hand, mit blauem Kugelschreiber, in klarer und verständlicher Handschrift. Überwachen Sie sorgfältig die Relevanz und Richtigkeit der eingegebenen Daten. Wenn eine Korrektur erforderlich ist, müssen diese sorgfältig mit einer Zeile durchgestrichen und die entsprechenden Informationen eingegeben werden. Diese Aktion muss durch Unterschrift und Siegel des Geschäftsführers bestätigt werden.

Arbeitsunterlagen werden getrennt von anderen Dokumenten in einem Safe aufbewahrt. Eine Weitergabe an Mitarbeiter oder Dritte ist ohne besonderen Beschluss der zuständigen Behörde untersagt.

Merkmale der Betriebs- und Archivspeicherung von Personaldokumenten

Die Aufbewahrung von Personaldokumenten richtet sich nach deren besonderer Bedeutung. Sie enthalten persönliche Informationen und sind vertraulich. Diese Daten unterliegen keiner unbefugten Weitergabe. Andernfalls wird gegen die Mitarbeiter des Personaldienstes und den Leiter der Organisation ein Bußgeld verhängt.

Um die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Personalunterlagen im Personaldienst zu organisieren, empfiehlt es sich, über einen separaten Raum zu verfügen. Es muss einen Eingang geben und mit einer Metalltür mit Alarmanlage ausgestattet sein.

Die Dokumente selbst müssen in Metallschränken oder Tresoren aufbewahrt werden. Vermeiden Sie Sonneneinstrahlung und Staub sowie Temperaturschwankungen und übermäßige Luftfeuchtigkeit. Diese einfachen Schritte helfen Ihnen, Ihre persönlichen Daten zu speichern.