Geschäftsbriefe gehören zur Gruppe der Informations- und Referenzdokumente und bilden den Großteil der offiziellen Dokumente, die zur Dokumentation der Aktivitäten einer Organisation verwendet werden.

Geschäftsbrief Ist eine verallgemeinerte Bezeichnung für Dokumente unterschiedlichen Inhalts, die der Kommunikation und Weitergabe von Informationen zwischen Adressaten in der Geschäftspraxis von Organisationen dienen.

"BRIEF" als eine Art Dokument wird nicht unterschieden und wird daher nicht im Kopfteil des Dokuments angegeben. Briefe haben folgende Funktionen:

• - ein Kommunikationsmittel sind;
• - ein Mittel zur Weitergabe von Informationen sind;
• - sind eine Mitteilung über eine Tatsache.

Historischer Ausflug

Die ersten Buchstaben in Russland - Birkenrindenbuchstaben waren in der Regel sehr kurz. Die längsten Buchstaben sind 166 und 176 Wörter lang. Aber die meisten Buchstaben sind viel kürzer: Die meisten der vollständig erhaltenen Buchstaben sind nicht länger als 20 Wörter, nur wenige sind länger als 50 Wörter.

Mehrheitlich Buchstaben aus Birkenrinde Sind private Briefe. Sie widmen sich den unterschiedlichsten Belangen des aktuellen Lebens - Wirtschaft, Familie, Geld, Handel usw. Die Kategorie der Privatbriefe ist eng mit den Petitionen (XIV.-XV. Jahrhundert) von Bauern an den Lehnsherrn verwandt.

Ein Geschäftsbrief ist eine Art Visitenkarte einer Organisation. An der korrekten und ästhetischen Gestaltung und Ausführung beurteilen sie die fachlichen Qualitäten der darin arbeitenden Mitarbeiter und der Organisation als Ganzes.

Geschäftsbriefe lassen sich nach folgenden Kriterien klassifizieren:

nach Art: Garantie-, Instruktions-, Begleit-, Gratulations-, Dankesbriefe usw. Geschäftsbriefe nach Typ ist der Schlüssel zu ihrer Klassifizierung;

• - durch Eingabe: Standard, Schablone, individuell;
• - nach Anwendungsbereich: Handels-, Verwaltungs-, Justiz usw .;
• - nach Struktur: Geschäftsbriefe können eine einfache oder komplexe Struktur haben;
• - an der Stelle im Workflow: Briefe in Bezug auf die Organisation sind ein- oder ausgehend;
• - lokal im Korrespondenzprozess: proaktiv, reaktionsschnell;
• - falls die Korrespondenz fortgeführt werden muss: Geschäftsbriefe können ein Antwortschreiben (Anfrageschreiben, Anfrageschreiben) und kein Antwortschreiben (Instruktionsschreiben) erfordern;
• - nach dem rechtlichen Status der Adressaten: Geschäftsbriefe können von Regierungsbehörden, Organisationen, Bürgern usw . sein;
• - in Richtung der Organisation; Briefe können Industrie-, Finanz-, Beratungs-, Projektaktivitäten usw.;
• - durch die Versandart: Briefe können per Post, elektronisch (elektronische Nachricht), Telegraf (Telegramm), Fax (Faksimile-Nachricht), Telefon (Telefonnachricht), Telex (Telex) versandt werden. Unabhängig von der Versandart werden Geschäftsbriefe auf speziellem Briefpapier erstellt. Die erste Seite des Textes wird auf dem Formular erstellt, die restlichen Seiten - auf normalen Blättern.

Das hauptsächlich verwendete Papierformat für Briefbögen ist A4. Formulare werden typografisch, mit Hilfe von betrieblichen Druckwerkzeugen oder mit Hilfe der Computertechnik direkt bei der Erstellung des Dokuments erstellt. Die Methode zur Herstellung von Formularen hängt von den Vorlieben der Organisation ab, wobei die Anforderungen für die Herstellung von Formularen mit dem Wappen der Russischen Föderation oder dem Wappen der Untertanen der Russischen Föderation berücksichtigt werden.

Bei der Vorbereitung und Erstellung eines Briefes werden folgende Angaben verwendet:

• - Staatswappen der Russischen Föderation;
• - Wappen des Subjekts der Russischen Föderation;
• - das Logo der Organisation oder Marke (Dienstleistungsmarke);
• - Organisationscode;
• - die staatliche Hauptregistrierungsnummer (OGRN) der juristischen Person;
• - INN / KPP;
• - Formularcode des Dokuments;
• - Name der Firma;
• - Referenzdaten über die Organisation;
• - Name des Dokumenttyps;
• - das Datum des Dokuments;
• - Registrierungsnummer des Dokuments;
• - einen Link zur Registrierungsnummer und zum Datum des Dokuments;
• - Adressat;
• - Überschrift zum Text;
• - der Text des Dokuments;
• - eine Markierung über das Vorhandensein des Antrags;
• - Unterschrift;
• - Druckaufdruck;
• - eine Anmerkung über den Ausführenden.

Der Aufbau des Brieftextes umfasst:

• - appellieren;
• - Informationsteil;
• - die endgültige Etikette der Höflichkeit.

Geschäftsbriefe sollten mit einem persönlichen Appell an den Adressaten des Schreibens beginnen. Aufgabe des Appells ist es, mit dem Adressaten Kontakt aufzunehmen, Respekt auszudrücken, ihn auf das Schreiben aufmerksam zu machen. Am formellsten ist die Formel für die Ansprache der Position, sie wird verwendet, wenn von Führungskräften in hohen offiziellen Positionen (Präsident, Vorsitzender usw.) gesprochen wird:

"Sehr geehrter Herr Präsident!";

"Sehr geehrter Herr Vorsitzender!"

Die Anschrift nach dem Nachnamen ist ebenfalls offiziell. Die Anrede nach Nachname (ohne Vorname, Vatersname oder Initialen) ist in der offiziellen Korrespondenz weit verbreitet, sie ist streng offiziell und weist auf das Vorhandensein einer gewissen Distanz zwischen dem Adressaten und dem Adressaten des Briefes hin:

"Sehr geehrter Herr Antonov!";

"Sehr geehrte Frau Belova!"

Die häufigste Variante, die auf Geschäftskontakte hinweist, ist die Anschrift mit Namen und Vatersnamen:

"Lieber Sergej Iwanowitsch!";

"Liebe Irina Nikolaevna!"

Bei Kontaktaufnahme mit einer Gruppe von Mitarbeitern oder bei Schwierigkeiten, Informationen über die Geschäftsführung der Organisation zu erhalten, wird die folgende Adresse verwendet:

"Meine Damen und Herren!"

Bei der Ansprache von Personen desselben Berufskreises wird folgende Anschrift verwendet:

"Sehr geehrte Filialleiter!";

"Liebe Kolleginnen und Kollegen!"

Der Informationsteil des Schreibens verwendet den offiziellen Geschäftsstil- eine besondere Art von Russisch literarische Sprache, entwickelt für die Kommunikation im Bereich des Verwaltungsmanagements.

Im Allgemeinen besteht der Text des Briefes aus Sätzen, die in Absätze gruppiert sind. Zwischen den Absätzen sollte eine klare semantische und stilistische Beziehung hergestellt werden.

Für die beste Wahrnehmung sind Briefe meist einem Thema gewidmet. Um die verschiedenen Aspekte hervorzuheben, bedarf es jedoch in der Regel einer zusätzlichen Textstrukturierung. Bei einer solchen Strukturierung wird der Text oft in drei Teile gegliedert: Einleitung, Hauptteil und Schlussteil.

Der einleitende Teil des Textes soll den Kern der Frage konkretisieren, die zu dem Brief geführt hat. Es kann ein Absatz sein.

Der Hauptteil des Textes dient der konsistenten und detaillierten Beschreibung verschiedener Aspekte des Themas. Je nach Komplexität und Neuheit kann der Hauptteil einen bis drei oder mehr Absätze umfassen.

Der letzte Teil des Textes besteht in der Regel aus einem Absatz mit Schlussfolgerungen sowie einer Bitte (Anforderung, Hinweis) an den Adressaten und der Art der Erwartungen des Autors.

Beim Verfassen von Brieftexten ist die Wahl spezifischer Sprachmittel von großer Bedeutung. Die häufigste Schreibweise in einem Brief ist die Verwendung der 1. Person Plural- in den Verben, die die Schlüsselaktion des Textes bezeichnen: "Wir garantieren die Zahlung", "Wir informieren Sie, dass ...", "Wir bitten Sie, ...", "Wir bieten an, ..." zu berücksichtigen, " wir senden zum Schluss ...", "wir erinnern daran, was ... "usw. Beim Schreiben eines Briefes auf amtlichem Briefpapier wird die Form der Vorlage des Brieftextes der 1. Person verwendet Singular"Bitte bedenken Sie ...", "Ich halte es für notwendig ...", usw.

In der Praxis staatlicher Stellen beginnen Buchstaben mit dem Namen der Organisation "Ministerium". Landwirtschaft Die Russische Föderation bietet ... "," Das Kulturministerium der Russischen Föderation fragt ... ".

Abschließende Etiketteformeln sind sprachlich stabile Formulierungen, die Hoffnung auf eine weitere Zusammenarbeit, Bedauern über die eingeschränkten Fähigkeiten des Adressaten usw. ausdrücken:

"Es tut uns leid, dass wir Ihr Angebot nicht nutzen können";

"Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit."

Die abschließende Höflichkeitsformel kann in formellen Briefen fehlen, fasst aber fast immer Briefe zusammen, deren Text teilweise persönlicher Natur ist (zB Dankesbriefe). Die Verwendung einer abschließenden Höflichkeitsformel dämpft den formalen Ton am Ende der Nachricht etwas.

Die abschließende Höflichkeitsformel steht vor der Unterschrift und wird unter der letzten Zeile des Briefes platziert.

Beginnt das offizielle Schreiben mit dem Appell "Sehr geehrter ..!"

Die Anrede und die abschließenden Höflichkeitsformeln bilden den sogenannten Etikette-Rahmen. Steht im Schreiben kein Einspruch, so entfällt auch die Schlussformel „Mit freundlichen Grüßen“.

Als abschließende Höflichkeitsformel kann auch der folgende Standardwortlaut verwendet werden:

"Mit uneingeschränktem Respekt ...";

"Mit tiefem Respekt ...";

"Mit tiefem Respekt ...";

"Mit Dankbarkeit und Respekt ...";

"Mit Dankbarkeit und Respekt ...";

"Mit freundlichen Grüßen und besten Wünschen ..."

Betrachten wir die wichtigsten Arten von Briefen, die in der Geschäftspraxis am häufigsten vorkommen.

Nachrichtenbrief – Geschäftsbrief, der über alle Ereignisse und Tatsachen von beiderseitigem Interesse informiert wird. Ein Nachrichtenbrief kann proaktiv sein oder eine Antwort auf ein Anfrageschreiben sein. Aufgrund der Besonderheiten sind Nachrichtenbriefe in der Regel klein und bestehen aus einem oder zwei Sätzen. Ein Kommunikationsschreiben kann mit einer Begründung beginnen oder direkt mit einer Darlegung der übermittelten Informationen. Es ist zulässig, einen Nachrichtenbrief direkt mit dem Wort „Ich informiere“ oder einem seiner Synonyme („Ich sende“, „Ich sende“, „Ich sende“ zu beginnen, sowie:

"Wir informieren Sie darüber, dass ...";

"Wir möchten Ihnen mitteilen, dass ...";

"Wir halten es für notwendig, Sie über ... zu informieren";

"Wir informieren Sie darüber, dass ...";

"Bitte beachten Sie, dass ...";

"Wir informieren Sie darüber, dass ...";

"Wir informieren Sie darüber, dass ...";

"Wir halten es für notwendig, Ihnen mitzuteilen, dass ...";

"Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass ..."

"Bitte beachten Sie, dass ...";

"Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass ...";

"In Fortsetzung unserer ... informieren wir unsere ...";

"Auf Anfrage ... informieren wir ...";

"Ich halte es für meine Pflicht, Ihnen mitzuteilen, dass ...";

"Ich bin befugt, Ihnen mitzuteilen, dass ...";

"Wir informieren ...";

"Aufgrund des Vorstehenden halten wir es für notwendig ...";

"Es wurde festgestellt, dass in der Zeit von ... bis ...";

"Wir informieren Sie, dass ab ...", usw.

Ein Beispiel für einen Nachrichtenbrief ist in Anlage 12 enthalten.

Motivationsschreiben - ein Geschäftsbrief, der den Adressaten über die Zusendung der dem Schreiben beigefügten Unterlagen (Verträge, Kataloge, Register usw.) oder Sachwerte informiert. Die Leitung des Anschreibens ist in der Geschäftspraxis von Organisationen eine Regel der guten Form und trägt mit den zugesandten Unterlagen zur Buchführung und weiteren effektiven Informations- und Nachschlagearbeit bei.

Das Anschreiben beginnt mit Standardsätzen:

"Regie ...";

"Wir präsentieren Ihnen ...";

"Wir kehren zu dir zurück ...";

"Wir schicken Ihnen ...".

Diesen Sätzen können einleitende Informationen vorangestellt werden, die eine bestimmte Managementsituation begleiten:

"In Übereinstimmung mit der Vereinbarung senden wir Ihnen ...";

"Gemäss dem Zeitplan präsentieren wir ...";

"In Bestätigung unserer Zustimmung senden wir ..." usw.

Eine Besonderheit des Anschreibens ist die Kennzeichnung des Vorhandenseins einer Anlage unterhalb des Textes.

Ein Muster-Anschreiben ist in Anlage 13 enthalten.

Instruktionsschreiben (Richtlinie, Rundschreiben) – ein Geschäftsbrief mit einer Anweisung (Erklärung) an nachgeordnete Organisationen zu Abrechnungen, Berichterstattung usw. Diese Art von Brief wird von staatlichen, kommunalen Behörden sowie Organisationen mit nachgeordneten Organisationen versendet.

In der Praxis heben Organisationsleiter in solchen Dokumenten freizügige Anweisungen zu einem bestimmten Thema der Organisation hervor. Alle Mitarbeiter der Organisation, deren Tätigkeiten dieses Thema betreffen, unterliegen der Einweisung in die Weisungen. Alle im Weisungsschreiben festgehaltenen Weisungen sind für die Untergebenen verbindlich.

Lehrbriefe werden vom Leiter einer staatlichen (kommunalen) Körperschaft oder Organisation unterzeichnet.

Belehrungen können mit einer Begründung des Schreibenszwecks oder einem Hinweis auf ein regulatorisches Dokument beginnen - "Um ...", "In Übereinstimmung mit dem Beschluss ... Nr. ... von ...", und enden Sie mit dem Satz - "Über die Ausführung dieses Rundschreibens ... ns später ... ".

Ein Muster für ein Anweisungsschreiben ist in Anlage 14 enthalten.

Bittschreiben – ein Geschäftsbrief, dessen Zweck es ist, offizielle Informationen, Informationen, Dokumente zu erhalten oder bestimmte von der Autorenorganisation geforderte Maßnahmen einzuleiten. Große Menge Führungssituationen führen zur Erstellung von Aufforderungsschreiben.

Das Antragsschreiben enthält die Begründung des Antrags und eine Darlegung des Antrags selbst. Die Begründung kann Verweise auf Gesetzes- und andere normative Akte, organisatorische und rechtliche Dokumente enthalten. Die Begründung muss der Antragstellung vorangestellt werden. Eine Begründung kann fehlen, wenn der Antrag offensichtlich ist, seine typische Art ist, sowie wenn die Durchführung der Maßnahmen, aus denen der Antrag besteht, in der Verantwortung der Organisation, Einheit oder Beamten liegt. Oft wird eine Bitte mit dem Verb "fragen" ausgedrückt:

"Wir bitten um Mitteilung ...";

"Bitte bezahlen ...";

"Wir bitten Sie, ...";

"Wir bitten Sie um Auskunft über ...";

"Wir bitten Sie um Bestätigung ...";

"Wir bitten Sie, zu akzeptieren ...";

"Zum zweiten Mal bitten wir Sie, unverzüglich zu zahlen ...";

"Bitte senden Sie mir an meine Adresse ..."

"Ich bitte Sie...";

"Bitte bezahlen ...";

"Bitte geben Sie Anweisungen ...";

"Wir bitten Sie zu berücksichtigen ...";

"Ich informiere dich und frage ...";

"Informieren Sie mich bitte ...";

"Laut Vorvertrag bitte ich Sie ...";

"Wir bitten um Hilfe bei ...";

"Ich möchte Ihre Aufmerksamkeit lenken und fragen ...";

"Bitte ergreifen Sie Maßnahmen bei ...";

"Zusätzlich zu ... bitte berücksichtigen ...";

"In Anbetracht dessen, dass ...; wir bitten ...";

"Wir bitten Sie, eine Gelegenheit zu finden ...";

"Wir bitten Sie, sich mit der Frage nach ..." zu befassen;

"Wir bitten Sie um Bestätigung ...";

"Gemäss unserer Vereinbarung bitte ..." usw.

Eine Bitte kann ohne das Verb "fragen" formuliert werden, zum Beispiel: "Wir hoffen auf eine positive Lösung des Problems ...";

"Wir werden Ihnen sehr dankbar sein, wenn Sie ...";

"Wir werden Ihnen dankbar sein, wenn Sie ...";

"Bitte informieren...";

"Es wäre wünschenswert ...";

"Für uns wäre es wünschenswert ...";

"Wir möchten ...";

"Wir hoffen, dass Sie unseren Appell berücksichtigen können"; "Wir bitten Sie ...";

"Lassen Sie mich mit einer Bitte an Sie wenden ...";

"Hiermit informieren wir und bitten Sie um umgehende Bereitstellung ..."; "Wir werden Ihnen dankbar sein, wenn Sie ...";

"Wir werden Ihnen dankbar sein...";

"Wir werden dankbar sein für ...";

"Wir werden sehr ...";

"Wir hoffen, Sie finden es möglich ...";

"Wir werden uns freuen, wenn Sie ...";

"Wir fragen Sie nach ...";

"Es wäre wünschenswert, sich kennenzulernen ...";

"Wir möchten ..." usw.

Ein Brief kann mehrere Anfragen enthalten. In diesem Fall werden die folgenden Sprachausdrücke verwendet:

"Wir bitten Sie auch zu berücksichtigen (bereitstellen, durchführen ...)"; "Gleichzeitig bitten wir Sie ...".

Antragsschreiben werden vom Leiter der Organisation oder einem offiziell bevollmächtigten Beamten unterzeichnet. Ein Anforderungsschreiben erfordert ein Antwortschreiben.

Es ist zu beachten, dass der Antrag in anderen Schreiben enthalten sein kann, beispielsweise in einem Anschreiben, einem Garantieschreiben usw.

Ein Muster-Antragsschreiben ist in Anlage 15 enthalten. Antwortbrief- ein Geschäftsbrief, der als Antwort auf ein Antragsschreiben erstellt wurde. Die Antwort kann positiv oder negativ sein (Ablehnungsschreiben).

Beim Verfassen von Antwortschreiben ist das Prinzip der sprachlichen Parallelität zu beachten: Im Text des Antwortschreibens sollten dieselben Sprachphrasen und Vokabeln verwendet werden, die der Autor im Initiativschreiben verwendet hat.

Wichtig zu merken!

Einen Link zum erhaltenen Schreiben sollten Sie nicht in den Antworttext ("Zu Ihrem Schreiben von ... Nr. ...") aufnehmen. Um auf das eingegangene Schreiben Bezug zu nehmen, enthält das Formular den erforderlichen "Link zu Datum und Nummer des eingegangenen Dokuments", in dem Informationen zum Initiativschreiben eingetragen werden. Ein Antwortschreiben kann mit den Worten beginnen: "Auf Ihr Schreiben informieren wir ...", "Auf Ihr Schreiben informieren wir ...".

In Antwort-E-Mails verwendete Standardsätze:

"Wir informieren Sie...";

"Wir informieren dich ...";

"Wir informieren Sie über Ihre Anfrage ...";

"Leider können wir nicht ...";

"Zu unserem großen Bedauern ...";

"Zu unserer beiderseitigen Zufriedenheit ...";

"Gemäß Ihrer Anfrage senden wir ...".

Der Standardtext eines positiven Antwortschreibens könnte wie folgt aussehen:

Eine negative Antwort sollte begründet sein, Sie sollten eine Anfrage nicht ohne Begründung ablehnen. Wenn die Organisation - der Verfasser des Schreibens Informationen darüber hat, wer, zu welchen Bedingungen, wann diese Anfrage positiv beantworten kann, wird empfohlen, den Adressaten über diese Informationen zu informieren.

Standardformulierungen in Ablehnungsbescheiden:

"Wir bedauern Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir Ihrer Anfrage aus folgenden Gründen nicht nachkommen können ...";

"Wegen ... kann unsere Organisation nicht ...".

Ein Musterantwortschreiben ist in Anlage 16 enthalten.

Beachten Sie!

Die geschäftliche Kommunikation lässt keine Unhöflichkeit und Taktlosigkeit zu und setzt einen neutralen Kommunikationston zwischen den Partnern voraus. In diesem Zusammenhang wird empfohlen, offene Ablehnungen in Zustellungsschreiben zu vermeiden.

Erinnerungsschreiben- ein Schreiben, in dem eine Tatsache erneut gemeldet wird und in Fällen verwendet wird, in denen die Gegenpartei keine Handlungen ausführt, die sich aus ihrer . ergeben funktionale Verantwortlichkeiten oder akzeptierte Vereinbarungen.

Der Text eines Mahnschreibens besteht in der Regel aus zwei Teilen: einem Link zu einem Dokument, das die Verpflichtungen der Parteien oder Umstände festlegt, im Zusammenhang mit denen die Organisation zu bestimmten Maßnahmen verpflichtet ist, und Aufforderungen zur Durchführung eines Fahrzeugs oder andere Aktionen.

Der Schlüsselsatz des Erinnerungsschreibens ist das Verb „erinnern (erinnern)“.

Grundmodelle und Ausführungen eines Mahnschreibens:

"In einem Brief von ... haben wir Ihnen mitgeteilt, dass ...";

"Wir haben jedoch bis heute keine Antwort von Ihnen erhalten";

"Wenn ich mich daran erinnere, bitte ...";

"Wenn Sie nicht rechtzeitig eine Antwort erhalten ...";

"Wir erinnern Sie daran, dass nach dem Plan der gemeinsamen Arbeit ...";

"Wir bieten Ihnen vertragsgemäß ...";

"Laut Vertragsnr. ... erinnern wir an die Verpflichtungen ...";

"Trotz wiederholter Mahnungen ...";

"Informieren Sie uns dringend über den Stand der Dinge";

"Wir schicken Sie zum zweiten Mal ...";

"Wir informieren Sie zum zweiten Mal ...";

"Wir erinnern Sie zum zweiten Mal ...";

"Wir bitten Sie freundlich...";

"Noch einmal ... erinnern wir Sie daran ...";

"Sonst werden wir gezwungen sein ...";

"Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass ...";

"Wir informieren Sie darüber, dass ..."

Das Mahnschreiben kann einen weiteren zusätzlichen Teil enthalten, in dem die Sanktionen erwähnt werden, die bei Nichtergreifen der erforderlichen Maßnahmen verhängt werden:

"Wenn Sie Ihren Verpflichtungen nicht nachkommen, werden Sie mit Sanktionen belegt" usw.

Ein Muster-Erinnerungsschreiben ist in Anlage 17 enthalten.

Dankesbrief (Dankesbrief) - ein Geschäftsbrief als Dankeschön für ergriffene Maßnahmen(für den erhaltenen Brief, für die Präsentation von Informationen, für die Einladung). Dankesbriefe sind weniger formalisiert als andere Arten von Briefen und werden in einer freieren Form verfasst.

Schlüsselphrasen des Briefes können die folgenden Ausdrücke sein: "Danke für ...";

"Wir danken Ihnen für ...";

"Wir sind Ihnen dankbar, dass ...";

"Wir bedanken uns für ...";

"Aus Dankbarkeit für Ihren Brief teilen wir Ihnen mit, dass ...";

"Wir haben eine Einladung erhalten, für die wir sehr dankbar sind"; "Vielen Dank im Voraus für ...";

"Wir bestätigen mit Dankbarkeit ...";

"Wir danken Ihnen für ...";

"Ich danke Ihnen für ...";

"Lassen Sie mich Ihnen meinen aufrichtigen Dank aussprechen ...";

"Danke für Ihre Hilfe bei ...";

"Wir sind Ihnen dankbar für ...";

"Wir haben Ihre Einladung erhalten ... wofür wir dankbar sind ..."; "Zu Ihrem Brief, vielen Dank für die Bereitstellung von ...", "Wir danken Ihnen für ...";

"In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen danken ...";

"Ich danke Ihnen von ganzem Herzen ...";

"Als Dank für ... teilen wir Ihnen mit, dass ...";

"Unser aufrichtiger Dank für ...";

"Mit einem Gefühl tiefer Dankbarkeit ..." usw.

Ein Muster-Dankesschreiben ist in Anlage 18 enthalten.

Bestätigungsbrief - ein Geschäftsbrief, in dem der Adressat den Erhalt von Informationen, Dokumenten oder anderen Materialien, zuvor getroffenen Vereinbarungen, Absichten usw. Bei der Bestätigung der Vorvereinbarung im Text des Schreibens sollte ihr Wesen kurz angegeben werden, bei der Bestätigung des Eingangs von Dokumenten ist es notwendig, diese zu benennen. In einigen Fällen fasst das Bestätigungsschreiben das Wesentliche der erhaltenen Dokumente zusammen.

Die linguistische Schlüsselformel dieser Art von Briefen ist das Verb "ich bestätige".

Grundmodelle und Ausführungen des Bestätigungsschreibens:

„Wir bestätigen den Erhalt der Unterlagen (Vorabvereinbarung, Zustimmung etc.)“;

"Wir bestätigen die in den Verhandlungen getroffenen Vereinbarungen ...";

"Wir bestätigen die Absicht ...";

"Wir bestätigen den Erhalt der Materialien ..." und andere.

Ein Bestätigungsschreiben kann mit einer Anfrage, einem Wunsch, einem Vorschlag enden.

Ein Musterbestätigungsschreiben ist in Anlage 19 enthalten.

Benachrichtigungsschreiben- ein Geschäftsbrief mit Informationen über öffentliche Veranstaltungen (Sitzungen, Seminare, Ausstellungen, Konferenzen usw.).

Benachrichtigungsschreiben werden in der Regel an eine Vielzahl von Organisationen, Institutionen, Unternehmen versandt, um diese zu gewinnen oder zur Teilnahme an den durchgeführten Veranstaltungen einzuladen. Ankündigungsschreiben können sowohl über die laufende Veranstaltung, Zeit und Ort der Veranstaltung informieren, als auch zur Teilnahme einladen, über die Teilnahmebedingungen der Veranstaltung informieren und sonstige unterstützende Informationen enthalten. So kann das Benachrichtigungsschreiben gleichzeitig ein Einladungsschreiben sein oder dem Einladungsschreiben vorangehen.

Dem Ankündigungsschreiben können Anhänge beigefügt werden, die das Veranstaltungsprogramm, einen Teilnahmeantrag und weitere Informationsmaterialien enthalten können. Solche Briefe werden in der Regel an die Liste gesendet, daher wird das Attribut "Adressat" verallgemeinert oder gar nicht erstellt.

Kündigungsschreiben werden vom Leiter der Organisation oder dem für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung zuständigen stellvertretenden Leiter sowie von mehreren Leitern unterzeichnet, wenn die Veranstaltung von mehreren Organisationen gemeinsam durchgeführt wird.

Ein Muster einer Benachrichtigung ist in Anlage 20 enthalten.

Einladungsbrief – Geschäftsbrief, der eine Art Benachrichtigungsschreiben ist. Der Unterschied zu einem Kündigungsschreiben besteht darin, dass es nicht auf einem Briefkopf verfasst sein darf, ein anderes Format, eine andere Farbe, zusätzliche Gestaltungselemente in Form eines Ornaments, Zeichnungen etc.

Wenn eingeladen eine große Anzahl Personen werden Schablone, vorgefertigte Einladungstexte verwendet. Einladungsschreiben sind in der Regel an eine oder mehrere bestimmte Personen gerichtet, daher verwenden sie die Formeln zur Adressatenansprache "Sehr geehrter ..!", "Sehr geehrter ..!", zum Beispiel:

"Sehr geehrter Herr Stepanov!";

"Lieber Alexander Nikolaevich!";

"Meine Damen und Herren!";

"Liebe Filialleiter!" usw.

Einladungsschreiben können per E-Mail versandt werden, in besonderen Fällen sollten Einladungen jedoch per Post oder Kurierdienst erfolgen. In Einladungsschreiben werden folgende Ausdrücke verwendet:

"Wir laden Sie ein, an ... teilzunehmen";

"Wir bitten um Teilnahme an ...";

"Wir haben die Ehre, Sie einzuladen ...";

"Bitte nehmen Sie unsere Einladung an ...";

"Erlauben Sie mir, einzuladen (einladen) ...";

"Wir würden uns freuen, Sie bei ... begrüßen zu dürfen";

"Wir sind Ihnen sehr dankbar für Ihre Teilnahme an ...";

"Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie unserer Einladung zum ...";

"Wir laden Sie ein zu ... was stattfinden wird ..." usw.

Der Standardtext eines Einladungsschreibens sieht so aus:

"Am 23.-25. März 2014 findet eine wissenschaftlich-praktische Konferenz "Bildung - neue Zeit, neue Ansätze" statt. Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme an der Konferenz und senden Sie 3-5 Seiten des Abstracts. Weitere Informationen erhalten Sie an Sie nach Bestätigung Ihrer Teilnahme."

Ein Muster-Einladungsschreiben ist in Anlage 21 enthalten.

Antwort auf das Einladungsschreiben – ein Geschäftsbrief, der eine positive oder negative Antwort ausdrückt. Bei positiver Entscheidung kann die Organisation sofort einen Antrag auf Teilnahme an der Veranstaltung stellen. Bei einer ablehnenden Entscheidung ist der Ablehnungsgrund anzugeben, wobei die Antwort auf das Einladungsschreiben mit der Begründung der Ablehnung beginnt: "Im Zusammenhang mit ...".

Eine Musterantwort auf ein Einladungsschreiben ist in Anlage 22 enthalten.

Glückwunschschreiben (Herzlichen Glückwunsch) – ein Geschäftsbrief zu besonderen Anlässen im Zusammenhang mit wichtigen Ereignissen in der Funktion eines Beamten oder einer Organisation.

Gratulationsbriefe werden in freier Form verfasst, können entweder kleinvolumig sein und ein oder zwei Sätze umfassen oder eher detailliert sein. Im letzteren Fall werden im Gratulationsschreiben die wichtigsten Lebensabschnitte, Aktivitäten des Adressaten und seine wichtigsten Leistungen dargelegt. Ist das Schreiben an eine Organisation oder deren Struktureinheit gerichtet, werden die wichtigsten und bedeutendsten Leistungen der Organisation oder Einheit dargestellt.

In der Geschäftspraxis lassen sich folgende Gratulationsgründe unterscheiden:

• - Jahrestage, Geburtstage der Empfängerorganisation und des Leiters der Organisation;
• - Belohnung, Siege in Wettbewerben, gewinnende Ausschreibungen;
• - Erfolg im Geschäft und Professionelle Aktivität(Ernennung in eine hohe Position, Verleihung eines Ehren- oder Sondertitels, Eröffnung einer neuen Filiale usw.);
• - Feiertage (Neujahr, Weihnachten, Tag des Vaterlandsverteidigers usw.);
• – Religiöse Feiertage(Weihnachten);
• - angenehme Ereignisse in Ihrem persönlichen Leben (Geburtstag, Heirat, Geburt eines Kindes);
• - Abschluss von für beide Seiten vorteilhaften Partnerschaftsvereinbarungen;
• - Jahrestag der Zusammenarbeit (normalerweise die erste oder Runde).

Üben

Glückwunschschreiben können nicht nur auf dem Briefkopf der Organisation, sondern auch auf speziellem Papier in verschiedenen Farben, verziert mit Ornamenten, hoher Dichte usw.

In Gratulationsbriefen werden folgende Schlüsselbegriffe verwendet:

"Herzlichen Glückwunsch zu diesem Anlass ...";

"Wir gratulieren Ihnen herzlich zu ...";

"Bitte nehmen Sie unsere aufrichtigen Glückwünsche an ...";

"Wir gratulieren Ihnen herzlich zu ...";

"Herzlichen Glückwunsch zu ...";

"Bitte nehmen Sie unsere aufrichtigen Glückwünsche entgegen ...";

"Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Ernennung zu Ihrer neuen Position";

"Herzlichen Glückwunsch zur Eröffnung einer neuen Filiale";

"Wir freuen uns über Ihren Erfolg bei den Wahlen. Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem Sieg!" usw.

Der Standardtext eines Glückwunschschreibens könnte so aussehen:

„Bitte nehmen Sie unsere aufrichtigen Glückwünsche zu Ihrer Wahl zum Verwaltungsratspräsidenten entgegen. Wir wünschen Ihnen Gesundheit und Erfolg bei Ihrer Arbeit weitere Entwicklung Unternehmen und stärkt seine Position im Bereich der Hochtechnologie."

Ein Muster für ein Glückwunschschreiben ist in Anlage 23 enthalten.

Antwort auf das Glückwunschschreiben – ein Schreiben als Antwort auf Glückwünsche zu besonderen Anlässen im Zusammenhang mit bedeutenden Ereignissen in der Funktion eines Beamten oder einer Organisation.

Der Standardtext einer Antwort auf ein Glückwunschschreiben:

"Danke für die Aufmerksamkeit, die du mir an meinem Geburtstag entgegengebracht hast. Danke für deine warmen und aufrichtigen Worte. Ich für meinen Teil wünsche dir viel Glück und Gesundheit, Wohlstand und Wohlstand."

Eine Musterantwort auf ein Glückwunschschreiben ist in Anlage 24 enthalten.

Garantieerklärung - ein Geschäftsbrief, der die Zahlung für die geleistete Arbeit oder die Bereitstellung von etwas (Dienstleistungen, Produkte, Räumlichkeiten usw.) garantiert.

In einem Garantiebrief übernimmt die Urheberorganisation bestimmte Verpflichtungen, daher hat ein solcher Brief eine rechtliche Belastung. Der Text der Garantieerklärung enthält eine Aufforderung zur Ausführung von Arbeiten, zur Erbringung von Dienstleistungen usw. und enthält einen rechtlich bedeutsamen Satz: „Wir garantieren die Zahlung“ usw. Weiter im Text des Schreibens sind die Bankdaten der Organisation - des Autors des Garantiebriefes angegeben.

Die Garantieerklärungen werden vom Direktor und Hauptbuchhalter der Organisation unterzeichnet, die Unterschriften werden durch das Hauptsiegel der Organisation beglaubigt.

Es ist wichtig zu wissen!

Eine Besonderheit eines Garantiebriefes ist das Vorhandensein der erforderlichen "Bezeichnung der Art des Dokuments", die auf anderen Brieftypen nicht angebracht ist. Diese Voraussetzung wird wie folgt aussehen - GARANTIESCHREIBEN.

Grundmodelle und Ausführungen einer Garantieerklärung:

"Wir garantieren die Kreditrückzahlung ...";

"Wir garantieren eine Kreditrückzahlung in Höhe von ... bis ...";

"Wir garantieren die Zahlung. Unser Bankkonto ...";

"Wir garantieren die Bereitstellung von Wohnraum ...";

"Das Unternehmen garantiert ...";

"Mit diesem Schreiben garantieren wir ...";

"(Name der Organisation) bittet (Sie) um Hilfe ... (Name der Organisation) garantiert ...";

"Bitte, um Hilfe zu leisten ... (Name der Organisation) garantiert ...";

„Wir garantieren, dass die gemäß obiger Bestellung gelieferte Ausrüstung in jeder Hinsicht der Beschreibung entspricht, technische Spezifikationen und in der Bestellung enthaltene Spezifikationen ";

„Stellen sich innerhalb von ... nach Inbetriebnahme Mängel an den Geräten heraus, verpflichten wir uns, den Mangel auf unsere Kosten zu beseitigen“;

"Wenn ... verpflichten wir uns, das defekte Gerät kostenlos zu ersetzen";

"Wir verpflichten uns, neue Geräte unverzüglich zu liefern";

„Wir verpflichten uns, die Transport- und Versicherungskosten zu tragen“ usw.

Ein Muster einer Garantieerklärung ist in Anlage 25 enthalten.

Informationsbrief – ein Geschäftsbrief, in dem dem Adressaten Informationen amtlicher Art mitgeteilt werden.

Ein Newsletter ist in seiner Bedeutung einem Nachrichten- oder Verkaufsbrief ähnlich, ist aber breiter und informativer. Ein solcher Brief ist das Ergebnis logische Entwicklung Korrespondenz. Sie wird dem Adressaten zugesandt, wenn mit ihm Kontakt aufgenommen wurde und er dem weiteren Aufbau der Geschäftsbeziehung nicht widerspricht. Das Informationsschreiben soll den Adressaten über den Wunsch des Autors, Geschäftskontakte aufzubauen, und über bestimmte Aspekte ihrer Umsetzung in einem etwas größeren Umfang als die Nachricht informieren.

Newsletter sind nützlich, um einen ersten Kontakt mit einem Adressaten herzustellen, der eine bestimmte Menge an Weitere InformationenÜbersichtscharakter. Das Informationsschreiben kann eine Aufforderung an den Adressaten enthalten, zusätzliche Informationen einzuholen, indem der Wortlaut des Schreibens verwendet wird: "Wir beantworten gerne Ihre Fragen."

Ein Muster-Newsletter ist in Anlage 26 enthalten.

Bewerbungsschreiben - ein Geschäftsbrief, der in Fällen erstellt wird, in denen eine Organisation an Veranstaltungen teilnehmen oder Dienstleistungen einer anderen Organisation in Anspruch nehmen möchte. V kommerzielle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Erbringung von Waren und Dienstleistungen kann die Anwendung als primäres Dokument verwendet werden, auf dessen Grundlage die Bestellung aufgegeben und der Vertrag abgeschlossen wird. Eine besondere Art von Anträgen sind die bei den Behörden eingereichten Unterlagen Exekutivgewalt und Regierungsorganisationen, um Rechte zu registrieren, Genehmigungen zu erhalten usw.

Der Antrag kann in einheitlicher Form oder unter Berücksichtigung der von der Waren- oder Dienstleistungsorganisation formulierten Anforderungen erstellt werden. Im ersten Fall besteht die Vorbereitung eines solchen Antrags darin, ein von der Verkaufsorganisation vorgeschlagenes Schablonenformular auszufüllen. Wenn der Antrag in freier Form gestellt wird, enthält er Informationen, die für den Verfasser des Schreibens wesentlich sind.

Da ein Bewerbungsschreiben eigentlich eine Aufforderung zur Erbringung von Arbeiten, zur Erbringung von Dienstleistungen, zur Aufnahme in die Teilnehmerliste ist, verwendet der Bewerbungstext in der Regel die gleichen Sprachausdrücke wie in den Bewerbungsschreiben:

"Wir bitten Sie, in die Gruppe aufgenommen zu werden, um an ... teilzunehmen";

"Wir bitten um die Teilnahme von zwei Vertretern unseres Unternehmens an ...";

"Wir bitten Sie, sich als Teilnehmer anzumelden ...", etc.

Der Text des Bewerbungsschreibens enthält je nach Situation weitere Angaben zu den Teilnehmern der Veranstaltung, dem Gegenstand der Bewerbung, den Bedingungen für die Leistungserbringung bzw. Teilnahme an den durchgeführten Veranstaltungen etc. Wird beispielsweise ein Antrag auf Teilnahme an einer Veranstaltung (Seminar, Konferenz, Festival, Messe etc.) gestellt, werden folgende Angaben gemacht:

• - Veranstaltungstitel;
• - das Datum des Besitzes;
• - Form der Beteiligung (Sprecher, Zuhörer, Teilnehmer etc.);
• - Name, Vorname und Patronym des Teilnehmers (Teilnehmer);
• - Arbeitsort, Position;
• - Postanschrift mit Postleitzahl, Kontakttelefonnummer, E-Mail-Adresse;
• - die Notwendigkeit eines Hotels zum Zeitpunkt der Veranstaltung.

Im Falle der Erstellung eines Antrags auf Erbringung einer Dienstleistung jeglicher Art sind alle wesentlichen Aspekte des Antragsgegenstandes und alle erforderlichen Angaben über den Verfasser des Antrags zusätzlich zu den im Briefformular enthaltenen Angaben angegeben.

Der Antrag kann auch eine Zahlungsgarantie für Dienstleistungen oder die Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung enthalten.

Ein Muster eines Bewerbungsschreibens ist in Anlage 27 enthalten.

Ergänzungsschreiben - ein Geschäftsbrief, der nach dem Hauptbrief gesendet wird und zusätzliche Informationen enthält. Ein charakteristisches Merkmal eines solchen Briefes ist ein direkter Hinweis darauf, dass er als Fortsetzung des vorherigen Briefes dient. Damit sollte das Ergänzungsschreiben beginnen, zum Beispiel:

"Zusätzlich zum Brief ...";

"Dieser Brief ist zusätzlich zu ...".

Der Text des Ergänzungsschreibens sollte erklären, warum es notwendig war, es zu senden, zum Beispiel:

"Im Zusammenhang mit einer signifikanten Änderung der Kosten von Komponenten für das Produkt ... von direktem Interesse für Ihr Unternehmen ...".

Ein Musterergänzungsschreiben ist in Anlage 28 enthalten.

Entschuldigungsschreiben - ein Schreiben anlässlich der Entschuldigung beim Adressaten für Verstöße in den Geschäftsbeziehungen. Entschuldigungsschreiben sind in der offiziellen und geschäftlichen Korrespondenz relativ selten. Dennoch sind sie in vielen Fällen unverzichtbar, um sich beim Adressaten förmlich zu entschuldigen und das Verhältnis zu normalisieren, insbesondere wenn eine Entschuldigung auf andere Weise nicht möglich ist.

Der Standardwortlaut für den Anfang von Entschuldigungsschreiben: "Bitte nehmen Sie meine Entschuldigungen im Zusammenhang mit (für) ..." an. Eine Entschuldigung sollte zu Beginn des Schreibens erfolgen und erst dann die Gründe für Ihren Einspruch erläutern. Gleichzeitig ist es nicht üblich, sich im Verlauf des Schreibens zweimal zu entschuldigen. Es ist besser, Ihr Bedauern im Zusammenhang mit der vorübergehenden Verletzung der Beziehung zum Adressaten so aufrichtig und überzeugend wie möglich auszudrücken. Der allgemeine Ton des Entschuldigungsschreibens sollte versöhnlich, aber nicht einschmeichelnd betont werden.

Ein Muster für ein Entschuldigungsschreiben ist in Anlage 29 enthalten.

Kondolenzschreiben - ein Geschäftsbrief zum Ausdruck von Bedauern, Beileid und Beileid. Diese Art von Briefen wird in der alltäglichen Geschäftskorrespondenz im Zusammenhang mit dem Tod nahestehender Personen (Angehörige, Kollegen) verwendet.

Bei weniger tragischen Ereignissen (Naturkatastrophen, größere Störungen bei den Aktivitäten der Organisation) wird eine schriftliche Beileidsbekundung oder Bedauern verwendet. Diese Briefe sollen freundliche Unterstützung in einem geschäftlichen Umfeld zeigen. Zu dieser Form des schriftlichen Rechtsmittels ist bei Missverständnissen im Verhältnis zwischen Autor und Adressat bei Meinungsverschiedenheiten, die gegen den üblichen Geschäftsverkehr verstoßen, zulässig. Solche Briefe sollten gerade mit Beileidsworten (Mitgefühl, Bedauern) beginnen, zum Beispiel: „Ich bitte Sie, mein Beileid anzunehmen …“ oder „Ich spreche Ihnen mein aufrichtiges Beileid aus …“. Es ist sehr wünschenswert, dass der allgemeine Ton eines solchen Briefes warm betont wird und Raum für Hoffnung und Optimismus lässt.

Ein Muster-Kondolenzschreiben ist in Anlage 30 enthalten.

Empfehlungsschreiben - die Form des Antrags des Verfassers an den Adressaten zugunsten eines nicht an der Korrespondenz beteiligten Dritten. In den meisten Fällen gibt es Empfehlungsschreiben, die von einer Organisation an einen Mitarbeiter ausgestellt werden, um die Berufserfahrung in dieser Organisation, die Verdienste und die persönlichen Qualitäten des Mitarbeiters zu bestätigen.

Ein typischer Wortlaut für den Anfang eines Empfehlungsschreibens lautet: "Mit diesem Schreiben habe ich die Ehre, Sie Herrn (Frau) ..." weiterzuempfehlen. Danach macht der Autor den Adressaten auf die Motive seines Aufrufs aufmerksam und legt seine eigene Vorstellung von der empfohlenen Person dar. Eine detaillierte Empfehlung darf nicht allgemein gehalten werden, sie muss eine Beschreibung der spezifischen Vor- (oder Nachteile) der Empfehlung enthalten, um beim Adressaten einen objektiven Eindruck von der Person zu erwecken.

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Der Dichter Sergej Yesenin kam am 9. März 1915 in St. Petersburg an. Der erste Mensch, den er in der Stadt besuchte, war L.L.Blok. Er gab ihm Empfehlungsschreiben, und Yesenins Weg in literarische Kreise war offen.

In der Geschäftspraxis kann man eine Gruppe von Buchstaben unterscheiden, die bei der Durchführung kommerzieller Aktivitäten von Organisationen verwendet werden, die sogenannten Handelsbriefe... Diese Gruppe umfasst die folgenden Typen Briefe.

Eine Anfrage - ein Geschäftsbrief, der in der Vorvertragsphase von einem potenziellen Käufer an einen potenziellen Verkäufer gesendet wird, um Informationen über die Möglichkeit der Lieferung einer Warenpartie zu bestimmten Bedingungen zu erhalten oder mit der Aufforderung, ein Angebot für die Lieferung einer bestimmten Ware zu senden Warenpartie (für die Erbringung einer bestimmten Art von Dienstleistung). Eine kommerzielle Anfrage ist von einem Newsletter und einem Anfrageschreiben zu unterscheiden, um die Lieferbedingungen und den Preis der Ware mitzuteilen. Ein Anfrageschreiben gilt auch nicht als Bewerbung oder Auftrag, bei dem es sich um andere Arten von Briefen mit anderen Elementen und Details handelt.

Bei einer kommerziellen Anfrage interessiert sich der Käufer für die Möglichkeit, eine Warensendung zu einem bestimmten Zeitpunkt zu liefern, unter bestimmten Bedingungen kann die Ausgabe des Lieferpreises erhoben werden. Geben Sie in der Anfrage in der Regel an: den Namen der Ware (Dienstleistungen) und die Bedingungen, unter denen die Ware erhalten werden soll (Menge, Qualität der Ware, Modell, Marke, Preis, Lieferzeit, Lieferbedingungen usw.) .).

Die Zahlungsbedingungen bestimmen, wann und wie der Käufer mit dem Verkäufer abschließt. Die Lieferbedingungen bestimmen, wo und zu welchem ​​Zeitpunkt die Verantwortung für die Sicherheit der Ware und die Gefahr vom Verkäufer auf den Käufer übergeht.

Bei der Bestimmung der Lieferbedingungen im internationalen Handel werden die Begriffe verwendet, die im Handelsbegriffslexikon INCOTERMS ( International Commercial Terms, INCOTERMS), entwickelt von der Internationalen Handelskammer. Das Wörterbuch enthält Begriffe zu den grundlegenden Lieferbedingungen, die sich auf den Transportprozess, die Registrierung von Lieferungen usw. beziehen, die in internationalen Kaufverträgen enthalten sind. Die dreibuchstabigen Abkürzungen für jeden Begriff sind Standard und mit den zuständigen PLO-Behörden abgestimmt. Da es sich bei INCOMERMS um einen sich ständig verbessernden Begriffskomplex handelt, ist es bei der Verwendung in Verträgen erforderlich, die Ausgabe des Wörterbuchs anzugeben.

Einige der Vokabelbegriffe sind unten aufgeführt:

• - FAS ( Kostenlos Neben Schiff) - frei an der Seite des Schiffes in ... (Verschiffungshafen). Der Verkäufer betrachtet seine Verpflichtungen als erfüllt, wenn die Ware an der Seite des Schiffes am Liegeplatz abgelegt wird. Ab sofort trägt der Käufer alle Kosten und Risiken des Verlustes oder der Beschädigung der Ware. Der Begriff wird nur für den Transport per See- oder Flusswassertransport verwendet;
• - FOB ( Kostenlos am Bord) – frei an Bord in ... (Verschiffungshafen). Verantwortung und Gefahr gehen auf den Käufer über, sobald die Ware die Schiffsreling im vereinbarten Verschiffungshafen passiert. Der Begriff wird nur für den Transport per See- oder Flusswassertransport verwendet;
• - CIF ( Kosten Versicherung Fracht) - Kosten, Versicherung, Fracht bis Bestimmungshafen. Der Begriff wird nur für den Transport per See- oder Flusswassertransport verwendet;
• - CIFC ( Kostenversicherung Fracht und Conihsion) – CIF und Vermittlungskommission;
• - DAF ( Geliefert an der Grenze) - Lieferung an der Grenze. Es wird davon ausgegangen, dass der Verkäufer seine Verpflichtung zur Lieferung der zur Ausfuhr verzollten Ware ab dem Zeitpunkt erfüllt hat, in dem sie dem Käufer an der vereinbarten Stelle an der Grenze übergeben wird. Der Begriff kann für jede Art von Transport verwendet werden, wird jedoch hauptsächlich für den Schienen- und Straßenverkehr verwendet.

Die folgenden Ausdrücke werden in der kommerziellen Anfrage verwendet:

"Bitte informieren genaue InformationÖ...";

"Wir bitten Sie, uns über die Liefermöglichkeit zu informieren ...";

"Bitte Angebot zur Lieferung machen ..." usw.

Standardtext eines Anfrageschreibens:

"Concern" VAMIT "spezialisiert sich auf das Studium von Holztrocknungstechnologien. In dieser Hinsicht sind wir äußerst interessiert an der Anschaffung und Installation von Trockenkammern der Produktion Russische Unternehmen... Wir bitten Sie, Broschüren und Informationen über den Preis von Sätzen von Standardprojekten der wissenschaftlichen und technischen Dokumentation für Geräte zur Holztrocknung zu senden.

Ein Muster-Antragsschreiben ist in Anlage 32 enthalten.

Antwort auf das Anfrageschreiben - ein Antwortschreiben eines potenziellen Verkäufers von Waren (Dienstleistungen) auf eine Anfrage eines potenziellen Käufers von Waren (Dienstleistungen).

Für den Fall, dass der Verkäufer bereit ist, alle Bedingungen der Anfrage zu erfüllen, kann er sofort ein Angebot für die Lieferung senden. Die Erstellung eines qualitativ hochwertigen Vorschlags nimmt jedoch Zeit in Anspruch, daher empfiehlt es sich, zunächst grundsätzlich zuzustimmen und den Vorschlag im nächsten Schreiben einzusenden.

Die Antwort auf eine kommerzielle Anfrage kann sein:

• - ein Angebotsschreiben (Angebot), wenn der Verkäufer die Anfrage des Käufers sofort erfüllen kann;
• - ein Schreiben mit Informationen über das Produkt (die Dienstleistungen), wenn der Käufer Informationen über das Produkt angefordert hat;
• - Weigerung, den Antrag zu berücksichtigen.

Im letzteren Fall verlangt die Geschäftsethik zunächst, sich für den Auftrag zu bedanken und dann die Gründe zu erläutern, warum der Auftrag nicht angenommen und ausgeführt werden kann, zum Beispiel:

"Vielen Dank für Ihre Anfrage zur Lieferung ... Leider kann Ihre Bestellung aufgrund von ... nicht zur Gegenleistung angenommen (ausgeführt) werden";

"Vielen Dank für Ihre Lieferanfrage ... Leider kann das von Ihnen gewünschte Produkt nur zu den Bedingungen geliefert werden ...";

"Vielen Dank für Ihre Lieferanfrage ... Leider kann das von Ihnen gewünschte Produkt nicht früher geliefert werden ... Bitte teilen Sie uns Ihr Einverständnis mit der Änderung der Lieferzeit mit."

Standardantworttext für eine Anfrage:

"Nach Prüfung Ihrer Anfrage zur Lieferung von 2000 ASUS VX239H-Monitoren nach Jekaterinburg im April 2014 bestätigen wir unsere Bereitschaft, diese Produkte rechtzeitig zu liefern."

Eine Musterantwort auf ein Anfrageschreiben ist in Anlage 33 enthalten.

Bewerbungsschreiben (Präsentationsschreiben) - ein Geschäftsbrief an einen potenziellen Partner mit einem Angebot von Waren, Dienstleistungen, Zusammenarbeit usw. Bei kommerziellen Aktivitäten wird ein solches Angebotsschreiben als kommerzielles Angebot oder Angebot bezeichnet.

Das Angebot kann sein:

• - schriftliche Bestätigung der zuvor getroffenen mündlichen Vereinbarung;
• - durch Antwort auf ein zuvor gesendetes Anfrageschreiben;
• - ein unabhängiger Vorschlag, bei dem es sich um ein Initiativdokument handelt. In diesem Fall fungiert es als Verkaufsbrief.

In den ersten beiden Fällen wird das Angebot als Antwort auf ein Anfrageschreiben oder aufgrund von Vorverträgen gesendet, daher ist es nicht proaktiv. Dementsprechend weist die erste Zeile des Schreibens auf die Motivation für die Zusendung des Angebots hin.

Ein kommerzielles Angebot enthält viel mehr erforderliche Elemente als eine Anfrage. Dazu gehören Angaben zu Verpackung und Etikettierung, Qualität, Warenpreis, Lieferpreis, Kosten der gesamten Charge, Zahlungsbedingungen. Es ist möglich, Informationen über den Ausgleich von Risiken bei höherer Gewalt und die Bedingungen des Schiedsverfahrens zu erteilen.

Bei gewerblichen Tätigkeiten gibt es kostenlose und feste Angebote (Angebote). Ein kostenloses Angebot ist ein Angebot, dessen Erfüllung der Verkäufer vor Vertragsschluss ablehnen kann; es verpflichtet den Verkäufer nicht, das Produkt zu verkaufen. Informationen zum kostenlosen Angebot finden Sie in der ersten Zeile des Textes (... wir machen Ihnen ein unverbindliches Angebot). Ein verbindliches Angebot ist ein Angebot, bei dem der Verkäufer vor Ablauf einer bestimmten Frist kein Ablehnungsrecht hat.

An einen bestimmten Käufer wird ein verbindliches Angebot mit Angabe der wesentlichen Lieferbedingungen (Warenmenge, Qualität, Warenpreis usw.) gesendet. Ein festes Angebot verpflichtet den Verkäufer, das angebotene Produkt an denjenigen zu verkaufen, dem er es anbietet gültig bis ...". Eine nicht fristgerechte Antwort kommt einer Ablehnung des Angebots gleich.

Um ein qualitativ hochwertiges Angebotsschreiben zu erstellen, müssen Sie navigieren folgende Konzepte:

• - Annahme - Annahme des Angebots zu den Bedingungen des Verkäufers;
• - in loser Schüttung - Transport von sperrigen Gütern ohne Verpackung;
• - in loser Schüttung - Transport von Flüssigkeiten in Tanks oder Tankwagen ohne Verpackung;
• - in loser Schüttung - Transport von Schüttgütern ohne Verpackung.

Die gebräuchlichsten internationalen Begriffsdefinitionen

Zahlungsbedingungen:

• - АСС / АСС (АССОUNТ / АССОUNТ) - von Konto zu Konto;
• - B / C ( Rechnung Zur Abholung) - Rechnung zur Abholung;
• - CBD (CASH BEFORE DELIVERY) - Barzahlung vor Lieferung der Ware;
• - CD (BARGELD GEGEN DOKUMENTE) - Barzahlung gegen Dokumente;
• - CIA (CASH IN ADVANCE) - Barvorauszahlung.

Das Angebot an den Partner enthält konkrete Detailinformationen,

als nächster Schritt ein Vertragsabschluss sein kann, oder allgemeine Informationen, der eigentlich ein Vorschlag zur Aufnahme von Verhandlungen ist.

Die Struktur des Angebots kann wie folgt aussehen:

Teil 1. Einführung:

• - Schöne Grüße;
• - Angabe des Grundes für die Abfassung des Schreibens.

In diesem Teil der Nachricht werden die Sätze verwendet:

"Auf Ihre Anfrage teilen wir Ihnen mit, dass ...";

"Wir freuen uns, dass Sie mit uns Geschäftskontakte knüpfen möchten";

"Wir senden Ihnen gerne die gewünschten Muster zu und bieten Ihnen ...";

"Unser Vertreter, Herr N. wird uns mitteilen, dass Sie sich für unsere Produkte interessieren ...";

"Bezüglich Ihrer Anfrage ...";

"Wir bestätigen unser Einverständnis und teilen mit, dass wir ... liefern können";

"Unsere Geschäftspartner (N) haben uns mitgeteilt, dass Sie daran interessiert sind, unsere Produkte in Ihr Sortiment aufzunehmen ...";

"Wir sind bereit, Sie mit unseren Produkten zu beliefern und senden daher unseren neuesten Katalog zur Überprüfung."

Teil 2. Hauptteil:

• - die Antwort auf die gestellten Fragen;
• - Vermittlung der Bedeutung des kommerziellen Angebots (Hervorhebung der Exklusivität des Produkts, wenn es wenige Hersteller dieses Produkts gibt; Hervorhebung der Parameter, Produktunterschiede, wenn es viele Hersteller dieses Produkts gibt; Hervorhebung der Merkmale des Unternehmens und die Erbringung von Dienstleistungen, wenn es viele Hersteller dieses Produkts gibt).

Verwendete Phrasen:

"Wir sind bereit, Ihnen ein besonderes Angebot zu machen";

"Wir bieten Ihnen...";

"Wir bieten Ihnen fest ...";

"Als Bestätigung unserer Zustimmung bieten wir Ihnen ...";

"Anbei unser Katalog mit der aktuellen Preisliste";

"Unsere detaillierte Preisliste wird Sie von der Reichhaltigkeit unseres Sortiments überzeugen";

"Unser Angebot ist gültig bis ...";

"Preise beinhalten Verpackungs- und Versandkosten";

"Wir liefern zu Bedingungen ...";

"Wir sind bereit, Ihnen einen Rabatt zu gewähren ...";

"Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie einem Probekauf zum Testen zustimmen";

"Vorausgesetzt, die Rohstoffpreise bleiben unverändert, ..";

"Unsere Produkte genießen hohes Ansehen für ..."

- Zusatzangebote (Schwerpunkt auf besondere Haltung an den Client).

Verwendete Phrasen:

"Um Ihnen den Einstieg in dieses neue Angebot zu erleichtern, geben wir Ihnen ...% Rabatt auf unsere Katalogpreise";

"Die hervorragende Qualität unserer Produkte hat weltweit viel Aufmerksamkeit erregt";

"Ich lenke Ihre Aufmerksamkeit besonders auf die Position ...";

"Für Ihre Zwecke ist das Modell am besten geeignet ...";

"Die in der Preisliste gekennzeichneten Artikel (Waren) kann ich Ihnen besonders empfehlen, da sie ...";

"Sie könnten gewinnbringend eine große Charge kaufen ...";

"Wie Sie sehen, sind unsere Preise wettbewerbsfähig";

"Wir sind zuversichtlich, dass die Qualität unserer Produkte alle Ihre Erwartungen erfüllen wird";

"Wir geben auf alle unsere Produkte ... ein Jahr Garantie";

"Unsere Produkte werden sorgfältig geprüft, um die Qualität zu gewährleisten";

"Wir würden uns freuen, mit Ihnen eine Geschäftsbeziehung einzugehen und sind zuversichtlich, dass Sie unsere Produkte erfolgreich in Ihrem Geschäft verkaufen können";

"Ihre Erstbestellung wird Sie davon überzeugen, dass wir uns bemühen, alle Kundenwünsche mit größter Sorgfalt zu erfüllen."

Teil 3. Finale:

- Dankbarkeit für die Aufmerksamkeit und Ausdruck der Hoffnung auf Zusammenarbeit zum Ausdruck bringen.

Verwendete Phrasen:

"Wir würden uns sehr über eine baldige Bestellung freuen";

"Bei Fragen hierzu finden Sie uns unter den folgenden Telefonnummern";

"Wenn unser Vorschlag nicht zu Ihnen passt, sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns die Gründe mitteilen";

"Auf Wunsch geben wir Ihnen gerne Auskunft über die Liefer- und Zahlungsbedingungen";

"Wir freuen uns auf Ihren Auftrag und versprechen eine schnelle und genaue Ausführung."

Standardtext eines Angebotsschreibens:

"Wir machen Sie auf einen neuen Katalog aufmerksam, der das gesamte Möbelsortiment unserer Firma umfasst. Wir senden auch eine Preisliste, die unseren Stammkunden erhebliche Rabatte bietet. Diese Rabatte können wir jedoch nicht lange einhalten , daher empfehlen wir Ihnen, Ihre Bestellung innerhalb des laufenden Monats aufzugeben."

Ein Muster für ein Vorschlagsschreiben ist in Anlage 34 enthalten.

Antwort auf das Angebotsschreiben - ein Antwortschreiben eines potenziellen Käufers von Waren (Dienstleistungen) auf das Angebot eines potenziellen Verkäufers von Waren (Dienstleistungen).

Die Geschäftsetikette sieht eine verbindliche Reaktion auf ein Angebot vor, auch wenn Sie es nicht annehmen können.

Die Antwort auf das Angebotsschreiben kann ein Bestätigungsschreiben über die Annahme des Angebots oder eine Ablehnung sein. Der Käufer darf nur mit einigen Angebotsbedingungen nicht einverstanden sein, dann kann er dem Verkäufer ein Gegenangebot zusenden, wodurch eine Handelskorrespondenz entsteht, in deren Verlauf sich die Parteien entweder über alle wesentlichen Lieferbedingungen oder weigern Sie sich, ein Geschäft abzuschließen. Je nach Situation können die folgenden stetigen Umsätze in der Antwort auf das Angebotsschreiben verwendet werden:

"Vielen Dank für Ihr Angebot und informieren Sie über Ihre Bereitschaft zum Abschluss eines Geschäfts am ...";

"Wir nehmen Ihr Angebot an für ...";

"Wir bestätigen unsere Bereitschaft zum Abschluss eines Vertrags über ...";

"Vielen Dank für Ihr Angebot, aber wir sind derzeit nicht am Kauf dieses Artikels interessiert."

Standardantworttext für ein Angebotsschreiben:

„Vielen Dank für Ihr Angebot, zusätzlich Stromwandler zur Komplettierung von Schalttafeln zu liefern. Den von Ihnen angegebenen Preis halten wir jedoch für zu hoch. Zudem sind die Zahlungsbedingungen für uns leider nicht akzeptabel kehren Sie zu Ihren Vorschlägen zurück, wenn Sie es für möglich halten, entsprechende Änderungen zu ihnen beizutragen."

Eine Musterantwort auf das Vorschlagsschreiben ist in Anlage 35 enthalten.

Aufforderungsschreiben - ein Geschäftsbrief, der die Gegenpartei dazu veranlassen soll, ihre Verpflichtungen unter Bedingungen zu erfüllen, wenn gegen zuvor akzeptierte Vereinbarungen verstoßen wird.

Anforderungsschreiben sind in der Regel komplex. Sie enthalten den Inhalt von Vereinbarungen unter Bezugnahme auf konkrete Dokumente, stellen den Kern der aktuellen Situation dar, formulieren eine Anforderung an die Notwendigkeit der Erfüllung von Verpflichtungen und weisen auf mögliche Sanktionen bei Nichterfüllung dieser Verpflichtungen hin.

Schlüsselphrasen in Anforderungsschreiben können sein:

"Wir fordern dringend auf zu erfüllen (versenden, bereitstellen, auflisten) ...";

"Wir fordern, unseren Verpflichtungen nachzukommen ...";

"Wir fordern, sofort zu erfüllen ...", etc.

Mögliche Sanktionen können wie folgt formuliert werden:

"Sonst werden Sie mit Strafen belegt ...";

„Sonst wird der Fall an das Schiedsgericht verwiesen“;

"Sonst sind wir nicht für die Folgen verantwortlich ..." usw.

Eine Musterantwort auf ein Aufforderungsschreiben ist in Anlage 36 enthalten.

Die Klageschrift wird auf einem Briefkopf erstellt. Derzeit gibt es auf gesetzlicher Ebene keine regulatorischen Anforderungen für die Einreichung von Ansprüchen. In der Praxis wurden jedoch die folgenden Empfehlungen für die Vorbereitung und Gestaltung entwickelt.

• - Grundlage für die Geltendmachung einer Reklamation (Verweis auf die zwischen den Parteien geschlossene Vereinbarung, Garantieerklärung);
• - das Wesen, den Gegenstand des Anspruchs. Es ist anzugeben, welche Pflicht in welchem ​​Umfang verletzt wurde (Verzug, mangelhafte Qualität etc.);
• - die Gültigkeit des Anspruchs (Verbindungen zu Verträgen, Rechtsakten usw.), Nachweise mit Bezug auf Vorschriften als Grundlage für die Befriedigung des Anspruchs dienen;
• - Ihnen entstandene Sach- und sonstige Schäden;
• - Handlungen des Partners auf den Anspruch; besondere Anforderungen des Reklamationsgebers (Kündigung des Vertrages, Rücksendung) Geld, die Anforderung, ein defektes Produkt zu ersetzen usw.) mit Angabe des Zeitrahmens für die Erfüllung dieser Anforderungen;
• - Ihre Handlungen, wenn der Anspruch nicht befriedigt wird. Das Schreiben muss eine Abmahnung über die spätere Berufung bei den Justizbehörden für den Fall enthalten, dass der Anspruch nicht befriedigt wird.

Zur eindeutigen Identifizierung dieses Brieftyps ist es zulässig, den Brieftyp auf dem Dokument anzugeben - CLAIM.

Ein Anspruchs-(Beschwerde-)Schreiben muss einen Texttitel haben, der seine Hauptanforderungen widerspiegelt, zum Beispiel „Über die Zahlung von Schulden und Strafen“ oder einen Link zu einer Vereinbarung enthalten, deren Bedingungen verletzt wurden, zum Beispiel „Über einen Anspruch gemäß Mietvertrag vom __________ Nr. ________".

Ein Anspruchs-(Beschwerde-)Schreiben muss einen Hinweis auf das Vorhandensein eines Anhangs enthalten, der alle beigefügten Dokumente enthält, die die Gültigkeit des Anspruchs bestätigen. Das Schreiben legt die Frist für die Prüfung dieses Anspruchs fest, die jedoch nicht gesetzlich festgelegt ist und in der Praxis einen Monat beträgt. Die Darstellungsform des Textes sollte möglichst korrekt sein, um die Geschäftsbeziehungen und das Ansehen der Partner zu wahren.

Reklamationsschreiben werden in der Regel per Einschreiben mit separatem Empfang und Rückschein an den Adressaten versandt. Diese Dokumente werden vom Verfasser des Anspruchs zur möglichen Vorlage bei den Justizbehörden aufbewahrt.

Bei der Abfassung des Anspruchstextes werden die folgenden Formulierungen als Grundlage für die Einreichung eines Anspruchs verwendet:

"Wir senden Ihnen eine Reklamation für ...";

"Wir schicken Ihnen ein Prüfungszeugnis von ... Nr. ..., aus dem hervorgeht, dass ...";

"Unser Kunde reklamiert (beanstandet) Sie bezüglich der Qualität ...";

"Wir erheben Anspruch auf die Qualität der Ware ...";

"Aufgrund einer Handelshandlung erheben wir einen Anspruch auf ...";

"Sie haben vertragsgemäß ... gegen Klausel Nr. ... verstoßen";

"In der versandten Warensendung ... wurde eine Fehlmenge festgestellt ...";

"Bei der Warenannahme (Datum) unter der Rechnungs-Nr. ... wurde eine Fehlmenge festgestellt ...";

"Zu unserem großen Bedauern teilen wir Ihnen mit, dass ...";

"Entschuldigung, wir müssen Sie informieren ...";

"Gemäss Ziffer 4 des Vertrages haben Sie uns zu liefern ...".

Um die Anforderungen zu formulieren, werden Phrasen verwendet:

"Wir wollen von Ihrer Seite verlangen ...";

"Wir beabsichtigen, Sie zu bitten ...";

"In Übereinstimmung mit dem Vorstehenden bitten wir Sie ...";

"Im Zusammenhang mit dem Vorstehenden wurde Ihnen eine Geldbuße in Rechnung gestellt für ...".

Um den Inhalt der Sanktionen zu beschreiben, werden folgende Ausdrücke verwendet:

"Im Falle einer Umgehung von Maßnahmen zur Lösung der in der Beschwerde genannten Probleme wird der Fall an das Schiedsgericht verwiesen ...";

"... andernfalls werden Sie bestraft";

"Verweigerung der Erfüllung von Verpflichtungen aber des Vertrages im Zusammenhang mit der angegebenen Reklamation ...".

Antwort auf das Reklamationsschreiben (Beschwerde) die Organisation muss rechtzeitig nachgeben. Während dieser Zeit ist es erforderlich, die Gegenpartei schriftlich über die Zurückweisung der Forderung oder deren Annahme zur Gegenleistung zu informieren. Wird die Forderung zur Prüfung angenommen, wird die Frist für die Entscheidung über die Forderung oder konkrete Maßnahmen zu ihrer Befriedigung mitgeteilt. Wird der Antrag abgelehnt, werden die Gründe für die Ablehnung unter Bezugnahme auf die Unterlagen angegeben, die ihn belegen können.

• - Briefe, in denen Waren oder Dienstleistungen angeboten werden;
• - Präsentationsschreiben mit Informationen über die Organisation.

Neben den genannten Sorten werden in der Werbung häufig Informationsbriefe, Broschüren, Bulletins verwendet, deren Aufgabe es ist, detaillierte, manchmal detaillierte Informationen über Waren und Dienstleistungen zu geben. Diese Materialien sind keine Werbebriefe, sondern dienen zusammen mit ihnen einer Werbefunktion. Werbematerialien werden in der Regel auf Anfrage eines Interessenten bereitgestellt, der die wichtigsten Informationen über die Organisation oder das Produkt aus dem Werbebrief oder auf andere Weise erhalten hat.

• - das Werbeschreiben sollte nicht lang sein und nicht mehr als eine Seite umfassen;
• - das Werbeschreiben sollte prägnant, klar und informativ sein; Sie sollten die Organisation und die angebotenen Waren oder Dienstleistungen nicht im Detail beschreiben, sondern nur den Unterschied zwischen Ihrer Organisation und anderen hervorheben, Ihre Waren von den Waren anderer Anbieter;
• - Es ist nicht angebracht, die Vorzüge Ihrer Organisation zu übertreiben, da alle Informationen immer überprüft werden können;
• - die angebotenen Waren oder Dienstleistungen sollten nicht auferlegt werden; wiederholte Wiederholung des Satzes, wenn auch in unterschiedlichen Fassungen, kann den Korrespondenten befremden;
• - Der Werbebrief repräsentiert Ihr Unternehmen, Firma, daher muss er auf einem Briefkopf mit allen für den Brief notwendigen Angaben erstellt werden.

• 3. Präsentation des Produkts (Ware) und Auflistung seiner Hauptvorteile.
• 4. Aufzählung zusätzlicher oder verwandter Bedingungen.
• 5. Ein konkreter Vorschlag für eine Zusammenarbeit (Groß- oder Einzelhandel, Dienstleistungsangebot usw.).
• 6. Erklärung der Bereitschaft, Warenmuster zur Verfügung zu stellen, detaillierte Informationen über die Waren oder Dienstleistungen bereitzustellen und alle Fragen zu beantworten, die ein potenzieller Verbraucher haben könnte.
• 7. Standardformulierung, die Hoffnung auf Zusammenarbeit ausdrückt.
• 8. Unterschrift (Position, Nachname, Initialen).

Wenn ein Buchstabe eine Organisation repräsentiert, kann seine Struktur wie folgt aussehen:

• 1. An den Adressaten richten („Sehr geehrte Damen und Herren!“ oder „Sehr geehrte Kollegen!“).
• 2. Eine kurze Einführung in die Organisation und die Art ihrer Aktivitäten.
• 3. Beschreibung der Hauptaktivitäten der Organisation, ihrer Vorteile im Vergleich zu anderen Organisationen, die ähnliche Waren oder Dienstleistungen anbieten.
• 4. Ein konkreter Vorschlag für die Zusammenarbeit.
• 5. Bekundung der Bereitschaft, alle Informationen von Interesse über die Organisation zu geben und alle Fragen zu beantworten.
• 6. Standardphrase mit dem Ausdruck der Hoffnung auf Zusammenarbeit.

Um bei einem potentiellen Partner stärker zu wirken, ist es erforderlich, dass das Werbeschreiben für Waren und Dienstleistungen mindestens vom Abteilungsleiter und die Schreiben zur Vertretung der Organisation vom Organisationsleiter oder seinem Stellvertreter unterzeichnet werden muss.

Bei der Gestaltung von Werbebriefen müssen Sie sich an Allgemeine Regeln Gestaltung von Geschäftsbriefen, aber um auf den Brief aufmerksam zu machen, ist es zulässig, mehr zu verwenden große Auswahl Textdekoration, wie das Hervorheben der wichtigsten Textteile.

Modernes Management erfordert also von jeder Führungskraft und Führungskraft die Fähigkeit, Geschäftstexte unterschiedlichster Ausrichtung zu schreiben. Dies kann sowohl die Erstellung von Handelsbriefen und Geschäftsvorschlägen sein, als auch die Gestaltung von Glückwunschschreiben und Danksagungen. Der Erfolg aller Management- und Handelsaktivitäten wird direkt von der Erstellung einiger dieser Dokumente abhängen. Dabei sind praktische schriftliche Fähigkeiten zur Erstellung von Geschäftsbriefen, unabhängig von der thematischen Ausrichtung des Textes, in der täglichen Arbeit nahezu jeder Fachkraft gefragt, darunter Führungskräfte aller Ebenen, Abteilungsleiter, Werbefachleute, Personal Assistant Manager, sowie alle Büroangestellten.

Um einen Brief mit der Bitte um Unterstützung bei der Lösung des Problems an eine Person in einer hohen Position zu schreiben, müssen Sie die Regeln für die Erstellung eines solchen Schreibens kennen. Es empfiehlt sich, den Kern der Beschwerde kurz und klar zu formulieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Ersuchen um Unterstützung bei der Lösung des Problems an den Gouverneur schreiben. Sie können zum Beispiel über die Lösung von Problemen im Zusammenhang mit der Stadt und der Region schreiben, sei es bei Mängeln bei den Wohnungs- und kommunalen Dienstleistungen oder um eine persönliche Anfrage. Es ist wichtig zu beachten, dass die Anfrage nicht über die Fähigkeiten der autorisierten Person hinausgehen sollte.

Allgemeine Information

Ein solches Unterstützungsschreiben bei der Lösung eines Problems ist nützlich, wenn Sie Informationen, Dokumente oder eine Transaktion benötigen. Sie können eine Anfrage schreiben, um die Qualität der Arbeit von jedem zu verbessern Regierungsorganisation... Normalerweise werden solche Briefe an den Namen einer anderen Person gesendet. In einigen Fällen wenden sie sich direkt an die Organisation.

Ein Schreiben an den Gouverneur mit einem Hilfeersuchen muss den Regeln der Geschäftskorrespondenz vollständig entsprechen. Wir müssen für alles verantwortlich sein: von der Schriftart des Textes bis zum Inhalt des Briefes. Wenn das Problem nicht nur einen Bürger betrifft, sondern mehrere, können Sie Unterschriften und relevante Dokumente sammeln. Je überzeugender die eingereichten Unterlagen sind, desto eher wird die Verwaltung auf die Anfrage reagieren. Ein solches Unterstützungsschreiben zur Lösung des Problems kann angenommen oder abgelehnt werden. In jedem Fall müssen Mitarbeiter der Landesbehörde eine Antwort mit genaue Information und eine Begründung der Ablehnung.

Um einen Brief zu schreiben und zu versenden, benötigen Sie folgende Dinge:

1. PC mit Netzwerkzugriff.
2. Papier.
3. Griff.
4. Umschlag.
5. Ein Drucker.

Die Form

Es gibt ein spezielles Formular für das Schreiben eines Schreibens an den Gouverneur mit einem Hilfeersuchen, in dem der Name des Antragstellers sowie der Name und die Position des Gouverneurs angegeben sind. Zusammenfassung Briefe und andere wichtige Punkte. Es empfiehlt sich, den Einspruch auf einem separaten Blatt auszudrucken. Das Formular finden Sie auf der Website der Verwaltung oder im Büro des Gouverneurs. In einigen Bereichen kann es fehlen, dann müssen Sie es selbst mit einem PC oder manuell schreiben. Wenn Sie ein Ersuchen um Unterstützung bei der Lösung eines Problems ohne ein solches Formular senden, erhalten Sie möglicherweise keine Antwort.

Stellungnahme

Nachdem Sie die Arbeit mit dem Formular abgeschlossen haben, müssen Sie mit dem Schreiben des Briefs selbst beginnen.

1. Zuerst wird der Hut aufgezogen. Auf der rechten Seite sind die Position, der Nachname, der Name und das Patronym des Beamten geschrieben. Am Ende stehen der vollständige Name und alle Kontaktdaten (Wohnadresse, Telefonnummer, E-Mail) des Beschwerdeführers. Alle Daten eines Beamten sind im Dativ angegeben. Persönliche Daten - in Genitiv.
2. Weiter, ein wenig zurücktretend, solltest du in der Mitte mit dem Wort "respektiert" beginnen.
3. Danach können Sie den Kern des Problems angeben.

Der Brief muss nicht groß sein. Sie sollten den Hauptteil nicht über mehrere Seiten schreiben. Dafür reicht ein A4-Blatt. Die Hauptsache ist, den Kern des Problems zu formulieren, damit eine Person beim Lesen versteht, worum es geht. Alle notwendigen Informationen können im Antrag angegeben werden. Es sollte sich nicht über zehn Seiten erstrecken, Sie können mehrere Blätter schreiben und das Problem vollständig aufdecken. Du solltest nichts Überflüssiges in die Bewerbung schreiben.

Wie der Hauptteil geschrieben ist, bestimmt, ob der Brief vom Gouverneur gelesen wird oder nicht. Am Ende des Briefes ist die Aufschrift "Anhang" anzubringen und die Blätter mit zusätzlichen Informationen anzugeben. Am Ende des Schreibens müssen Sie den Antrag noch einmal in zwei oder drei Sätzen beschreiben und unterschreiben. Sie können beispielsweise einen Brief schreiben, in dem Sie um Hilfe bei der Lösung eines Problems im Stadtbereich bitten.

Aufbau der Aussage

Der Brief ist nach dem Standardmuster geschrieben. Es sollte enthalten:

1. Der Grund für die Petition. Der Grund wird kurz beschrieben: im Zusammenhang mit dem, was der Bürger an diesen Beamten wendet und auch warum er sich an diesen Beamten wendet.
2. Ziel. Warum der Brief geschrieben wird. Hier ist es notwendig, den Kern des Problems zu benennen und zu zeigen, warum der Adressat auf die Anfrage antworten muss.
3. Verknüpfung. Beschreibung des Ergebnisses der Lösung. Wenn der Gouverneur auf das Problem reagiert, welche Veränderungen werden im Unternehmen, im Leben der Gesellschaft usw. stattfinden. Dies ist der wichtigste Teil. Sie überzeugt den Adressaten von der Hilfsbedürftigkeit, es hängt von ihr ab, ob dieser auf die Bitte eingeht.

Wenn es mehr als eine Anfrage gibt, ist es am besten, für jedes Problem einige Absätze zu erstellen. Alle Details können, wie oben erwähnt, in den Anhang geschrieben werden. Die Struktur der Aussage ist im Wesentlichen gemalt.

Versenden

Nachdem die Arbeit mit dem Ersuchen um Unterstützung bei der Lösung des Problems abgeschlossen ist, müssen Sie alle Bescheinigungen und offiziellen Einsprüche sowie das Schreiben selbst in den Umschlag legen. Zusätzliche Anhänge erhöhen nur die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger den Brief liest.

Nachdem Sie alles in einen Umschlag gepackt haben, müssen Sie die gesetzliche Adresse der Regional- oder Kreisverwaltung herausfinden und einen Brief senden. Vor dem Versenden sollten Sie von allen Papieren Kopien anfertigen. Versende sie am besten, da der Brief selbst mit wichtigen Dokumenten in der Post oder in der Verwaltung verloren gehen kann.

Versandoptionen

Sie können ein Anfrageschreiben zur Lösung Ihres Problems nicht nur per Post senden. Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Sicherheit der Papiere oder der Tatsache haben, dass der Brief nicht ankommt, können Sie Folgendes tun:

1. Bestellen Sie die Lieferung an einen Vertreter des Büros des Gouverneurs. Diese Funktion besitzt die "Russische Post" und Handelsunternehmen für die Zustellung von Briefen. Dadurch wird der Brief viel schneller zugestellt und geht direkt an den Gouverneur.
2. E-Mail. Es ist das 21. Jahrhundert. Jede Anfrage kann per E-Mail gesendet werden. Sie müssen nur die Website der Verwaltung besuchen, die Post für die Öffentlichkeitsarbeit herausfinden und nach dem Ausfüllen aller Formulare und Formulare alle Dokumente scannen und in Form von Dateien per Post senden. Auf einigen Websites gibt es elektronische Rezeptionen, an denen keine Dateien angehängt werden müssen, Sie können Ihre persönlichen Daten eingeben und dort eine Beschwerde hinterlassen.

Die Reaktionszeit beträgt nach offiziellen Angaben 30 Tage, in der Regel kommt die Antwort jedoch innerhalb von zwei bis drei Tagen.

Wie schreibt man am besten

Sie können einen Brief schreiben, in dem Sie um Hilfe bei der Lösung eines Problems bitten, aber ob Hilfe geleistet oder der Brief ins Archiv verschoben wird, hängt nur vom Adressaten ab. Um die Chance auf einen erfolgreichen Ausgang des Verfahrens zu erhöhen, ist es besser, die positiven persönlichen Eigenschaften des Adressaten anzusprechen. Es ist notwendig, dass die Person versteht, warum sie sich an ihn wendet.

Ein paar kostenlose Beilagen wären angebracht. Im Brief ist es wichtig, der Person klar zu machen, dass nur sie bei der Lösung der im Papier gestellten Frage helfen kann. Wenn der Adressat beispielsweise einen Brief über die Hilfe bei der Lösung der Wohnungs- und Kommunalfrage schreibt, kann gezeigt werden, dass ein solches Problem wichtig ist und der Gouverneur wie kein anderer in der Lage sein wird, nicht nur dem jeweiligen Bürger zu helfen die den Aufruf verfasst haben, sondern auch alle Bürger bei der Lösung dieses Problems.

Argumentieren Sie unbedingt Ihren Standpunkt. Es ist ratsam, mehrere Gründe auszuwählen, warum Sie auf die Anfrage antworten müssen. Es ist besser, diese Begründungen nach dem Schema aufzubauen: mittlere Überzeugungskraft, schwach, am überzeugendsten - das ist Standard psychologische Rezeption unternehmerische Überzeugungen.

Es ist notwendig, den Adressaten an der Erfüllung der Anfrage zu interessieren. Dieser Aspekt sollte sorgfältig bedacht werden. Vielleicht hängt der Vorschlag irgendwie mit dem Nutzen des Adressaten zusammen? Wenn da ist wichtiges problem, ist es möglich zu zeigen, wie die angegebene Anfrage dazu beitragen wird, dieses Problem vollständig oder teilweise zu lösen.

Wenn es absolut nichts zu bieten hat, verzweifeln Sie nicht, auch dies passiert. Die Bedeutung der Anfrage muss aufgezeigt werden. Dadurch werden die Emotionen unter Druck gesetzt. Das Wesentliche muss so klar und verständlich wie möglich formuliert werden, damit eine Person beim Lesen des Briefes bei der Lösung dieses speziellen Problems helfen möchte.

Wie stelle ich die Anfrage am besten dar

Nachdem der Adressat auf die Annahme der Anfrage vorbereitet wurde, ist es notwendig, das Wesentliche sehr prägnant zu formulieren. Halten Sie den Text kurz. Lange Sätze passen nicht zu so einem Brief. Alle Zahlen und genauen Daten müssen angegeben werden.

Besteht die Anfrage beispielsweise in der Bestellung von Geräten für ein Unternehmen, müssen Preis, Menge und Marke im Schreiben enthalten sein. Unverständliche Wörter oder Daten werden am besten erklärt. Wenn Sie Gedanken äußern, sollten Sie keine Sätze mit Doppeldeutigkeit schreiben. Das Wesentliche sollte sofort klar sein. Dieser Brief hat einen geschäftsähnlichen Erzählstil.

Wie schreibe ich eine Schlussfolgerung

Am Ende ist es notwendig, alle oben genannten Punkte zusammenzufassen. Es lohnt sich zu schreiben, welche Vorteile das Unternehmen oder ein bestimmter Bürger erhält, wenn der Antrag erfüllt wird. Darüber hinaus ist es besser, dies in Form einer logischen Kette zu tun. Zum Beispiel, wenn 5 neue Maschinen bestellt werden, erscheinen 5 Jobs, von denen jeder mit so vielen Steuern in den Haushalt geht, oder ein bestimmtes Unternehmen erhält den und den Gewinn.

Abschließend ist es wichtig, die Anfrage und ihre Auswirkungen zu wiederholen. Während des gesamten Briefes sollten Sie sich an einen geschäftsmäßigen Stil des Geschichtenerzählens halten. Dies zeigt die Einstellung des Adressaten zum Problem und zum Fall insgesamt.

Musterbrief mit der Bitte um Unterstützung bei der Veranstaltung

Lieber Iwan Iwanowitsch!

Die Firma * Firmenname * organisiert seit mehreren Jahren in Folge Praktika für Hochschulstudenten Bildungsinstitutionen... Dies hilft, die gewonnenen Erkenntnisse nicht nur zu festigen, sondern auch in der Praxis anzuwenden.

Als Leiter der Personalabteilung sind Sie ein Mensch, der daran interessiert ist, neue Kandidaten zu finden: junge, tatkräftige und vielversprechende Fachkräfte. Dieser Beruf ist sehr gefragt. Wie die meisten Studenten möchte ich alle Nuancen einer solchen Arbeit kennenlernen.

In diesem Zusammenhang bitte ich Sie, am 10. Mai um 16.00 Uhr ein Treffen des Chefingenieurs Petr Petrowitsch Petrow mit den Bewerbern im Bildungsgebäude unseres Instituts zu vereinbaren.

Indem Sie jungen Menschen heute Perspektiven für einen Beruf aufzeigen, helfen Sie ihnen, mehr darüber zu erfahren und bereiten auch den Weg für die richtige Entscheidung in der Zukunft. Wahrscheinlich werden einige von ihnen, nachdem sie sich für diesen Beruf entschieden haben, in Ihrem Unternehmen arbeiten und ihm helfen, ein neues Niveau zu erreichen.

Mit Respekt und Dankbarkeit,

Rektor des Instituts V.V. Astapov.

Welche Sprachkonstrukte sind am besten einzufügen

Beim Verfassen eines Briefes sollten Sie die nachfolgend beschriebenen Sprachkonstrukte verwenden:

1. Einführender Teil. In diesem Teil des Schreibens über die Unterstützung in jeder Angelegenheit ist es notwendig, den Kern der Sache anzugeben, den Grund für die Berufung und den Antrag selbst anzugeben. Verwenden Sie dazu am besten die folgenden Sätze. Um den Grund zu beschreiben: wegen Nichterhalt, Berücksichtigung usw. Ein Ziel formulieren: auf der Grundlage der Ergebnisse, für Zwecke, zur Vereinbarung usw.
2. Anfrage. Es kann sowohl von der ersten als auch von der dritten Person präsentiert werden. Der Ausdruck, der verwendet wird, um es zu beschreiben, ist ziemlich üblich und beginnt mit dem Wort "Bitte".

Folgende Punkte sollten beachtet werden:

1. Im Mittelpunkt der Präsentation sollte das Interesse beider Parteien an der Erfüllung der Anfrage stehen.
2. Sie sollten einen Brief niemals mit dem Wort „fragen“ beginnen, am besten erklären Sie zuerst das Motiv für die Berufung und nennen dann den Kern der Bitte.
3. Es ist unerwünscht, dem Adressaten sofort zu danken. Dies kann ihn in eine unangenehme Lage bringen. Es ist am besten, der Person zu danken, nachdem sie auf die Anfrage geantwortet hat.
4. Die Bedeutung des vorliegenden Problems sollte beschrieben werden. Es muss klargestellt werden, dass die Lösung des Problems nicht nur die Bedürfnisse des Adressaten, sondern auch anderer Menschen im Allgemeinen befriedigt. Gleichzeitig sollten Sie niemals die negative Seite der Anfrage beachten.
5. Es ist nicht möglich, Vorschläge mit Drohungen in den Text der Beschwerde aufzunehmen (z. Dies wird den Adressaten definitiv entfremden und der Brief geht ins Archiv.

Abschluss

Nachdem Sie den Stil des Business Storytelling genauer studiert und Ihre eigenen Gedanken skizziert haben, können Sie leicht einen Brief schreiben, nach dem der Adressat auf die darin enthaltene Anfrage antwortet.

Es sollte immer daran erinnert werden, dass ein Brief an den Leiter geschrieben wird, um Hilfe bei der Lösung des Problems zu erhalten. Darüber hinaus ist diese Frage in erster Linie für den Adressaten von Interesse. Und nur in seiner Macht, alles zu tun, um eine Antwort auf den Brief zu bekommen.

So können Sie anhand des obigen Beispiels Ihren Appell unter Beachtung aller Auszüge und Gestaltungsregeln schreiben.

1. Vergessen Sie nicht, dass der Verwaltungsstempel auf dem Formular angebracht werden muss. Am besten kaufen Sie das Formular bei der Regionalverwaltung.
2. Sie können auch die Möglichkeit der Online-Bewerbung nutzen.
3. Es ist notwendig, alle möglichen Dokumente und Zertifikate sowie Unterschriften zu sammeln, wenn das Problem nicht nur einen bestimmten Bürger betrifft.
4. Um über eine Bitte um Unterstützung bei der Lösung eines Problems zu schreiben, sollten Sie einen sachlichen Erzählstil verwenden und sich auch an den respektvollen Ton des Briefes erinnern.
5. Der Brief sollte den Beamten von Anfang an interessieren.
6. Nachdem Sie das Original geschrieben haben, müssen Sie Kopien aller Dokumente, Zertifikate und Unterschriften sowie des Schreibens selbst anfertigen und Kopien der Dokumente an die Verwaltung senden, nachdem Sie zuvor ihre juristische Adresse erfahren haben. Senden Sie in diesem Fall den Brief im Original. Dies geht am besten mit einem Kurierdienst. Dann nimmt die Prüfung des Dokuments viel weniger Zeit in Anspruch.
7. Nach dem Senden sollten Sie geduldig auf eine Antwort warten.

Ein Anfrageschreiben ist eine Art Geschäftsbrief. Die Anfrage wird an Partner, Auftragnehmer, Regierungsstellen… Manchmal kann man darauf verzichten (zum Beispiel indem man einen Kollegen-Unternehmer mündlich um Auskunft bittet), aber im Allgemeinen sollten solche Botschaften nicht vernachlässigt werden. Zumindest aus Gründen der Einhaltung der festgelegten Ordnung.

Was können Sie verlangen?

• Informationen (zu den Eigenschaften des Produkts und seiner Verfügbarkeit, zu den Versandarten und Lieferzeiten, den Gründen der Versandverzögerung usw.).
• Dokumente oder Gegenstände (Papiere zum Vertragsabschluss, Warenmuster etc.).

Kurz gesagt, wenn Sie etwas nicht wissen oder nicht ganz verstehen, Dokumente oder Preislisten benötigen, senden Sie ein Anfrageschreiben.

Aufbau des Briefes

Solche Nachrichten werden wie andere Geschäftsbriefe geschrieben:

• zunächst werden die Daten des Empfängers und des Absenders angegeben;
• dann - das Datum der Erstellung und die Ausgangsnummer des Dokuments;
• Überschrift, die den Kern des Themas widerspiegelt;
• Adresse an den Empfänger (in der Regel - mit Namen und Vatersnamen, es sei denn, Sie schreiben an die offiziellen Behörden);
• Wesen der Frage;
• ein wohlwollender Ausdruck der Hoffnung auf Zusammenarbeit;
• Dankbarkeit;
• Position, vollständiger Name und Unterschrift des Absenders.

Da es sich bei dem Anfrageschreiben um ein offizielles Dokument handelt, sollte es auf Briefkopf geschrieben werden. Ein Muster-Anfrageschreiben kann hier heruntergeladen werden.

Wie schreibt man?

Es ist besser, eine Anfrage mit einer kurzen Erläuterung der Gründe für die Anfrage zu beginnen. Es ist eine schlechte Form, einfach ohne Angabe von Gründen Informationen zu verlangen (und sogar in einem Ultimatum, wie es manche tun). Schreiben Sie wörtlich einen einleitenden Satz, zum Beispiel:

• "Auf der Grundlage unserer vorläufigen Vereinbarungen";
• „Um möglichen kontroversen Fragen vorzubeugen“;
• "In Übereinstimmung mit der abgeschlossenen Vereinbarung";
• "Um einen Vertrag abzuschließen."

Bei Bedarf können Sie sich auf Gesetzgebungsakte beziehen. Wenn Sie zum Beispiel gesetzlich vorgeschrieben sind, sich vor Vertragsabschluss mit allen Papieren vertraut zu machen, können Sie in das Schreiben schreiben: „In Übereinstimmung mit Artikel Bundesgesetz vom 24.07.2012 Nr. 397-FZ ...". Ohne vorherige Erläuterungen können Sie nur dann zur Sache gehen, wenn der Grund für die Anfrage offensichtlich ist (z. B. wenn Sie ein Anfrageschreiben für ein kommerzielles Angebot nach Muster schreiben). Wenn der Grund für den Einspruch jedoch nicht dem Standard entspricht, sollten Sie die Situation schildern und Ihre Motive detailliert angeben, damit der Empfänger keine Fragen hat.

Im Inhaltsteil müssen Sie (wenn möglich - prägnant) eine konkrete Anforderung formulieren. Es ist nicht wünschenswert, in derselben Nachricht um Erläuterungen zu mehreren Themen zu bitten. Dies ist jedoch optional - wenn Sie für jede kleine Frage (von denen es insgesamt 5-10 sind) einen Brief verfassen, führt dies nur zu übermäßigem Formalismus. Der Adressat wird auch nicht sehr glücklich sein, einem solchen "Papier"-Bombardement ausgesetzt zu sein. Der Inhalt beginnt mit Standard-Einführungskonstruktionen:

• "Bitte informieren Sie über ...";
• "Wir wären Ihnen sehr dankbar, wenn Sie ...";
• "Bitte sende ...".

Ein Anforderungsschreiben erfordert immer ein Antwortschreiben. Wenn die Frage dringend und dringend ist, erwähnen Sie taktvoll, dass Sie so schnell wie möglich eine Antwort erhalten möchten. Zu diesem Zweck können die folgenden Phrasen verwendet werden:

• "Bitte antworten Sie so bald wie möglich";
• „Wir bitten Sie dringend, innerhalb von fünf Tagen zu antworten“;
• "Wir bitten Sie, innerhalb von zwei Wochen eine Antwort zu geben";
• "Wir freuen uns auf Ihren Brief";
• "Bitte senden Sie Unterlagen schnellstmöglich per E-Mail."

In den meisten Fällen ist die Anfragenachricht sehr kurz. Sie müssen Ihre Gedanken nicht entlang des Baumes verteilen und Ihre Gedanken zum Thema und nicht zum Thema äußern.

Nachfolgend finden Sie Beispiele für die gängigsten Abfragen.

Muster-Antragsschreiben für die Bereitstellung von Dokumenten

„Lieber Wladimir Alexandrowitsch!

Um einen Vertrag zwischen LLC "Artemida" und JSC "Schwarzenspiegel" abzuschließen, stellen Sie bitte die folgende Liste von Dokumenten bereit:

• Gesellschaftsvertrag;
• OGRN- und TIN-Zertifikate;
• Zertifikat für staatliche Registrierung Firmen (von der Bundessteuerbehörde in der gesetzlich vorgeschriebenen Weise erhalten);
• Bestellung des Generaldirektors.

Bitte senden Sie sowohl die Originale der Dokumente (per russischer Post oder Kurierdienst) als auch deren Kopien (per E-Mail an [E-Mail geschützt])».

Musterschreiben für eine Informationsanfrage

„Lieber Petr Wladimirowitsch!

Ich bitte Sie, mich bis zum 10.12.2015 über die Liefermöglichkeit von E-100 Schiffsmotoren (Bestellcode SRK-1738-8476) in einer Menge von 10 Stück zu informieren, sowie über die Liefer- und Zahlungsbedingungen zu informieren. Vielen Dank im Voraus für Ihre prompte Antwort!"

Musterbrief für eine Anfrage zur Klärung

„Lieber Alexander Petrowitsch!

Um möglichen Kontroversen vorzubeugen, bitte ich Sie, das Verfahren für die Lieferung von Rhesusaffen aus dem Territorium Nordvietnams so detailliert wie möglich zu beschreiben. Welche Fahrzeuge werden jeweils eingesetzt, besteht eine Gefahr für Leben und Gesundheit von Personen, mit welcher maximalen Dauer muss ich rechnen? Ich freue mich auf deine Antwort".

Verwenden Sie die bereitgestellten Vorlagen, um Ihren Brief zu verfassen, und vergessen Sie nicht Höflichkeit und Geschäftsethik. Das Ersuchen sollte keine Drohworte, Ultimaten und Versprechen enthalten, mit einer Beschwerde an die Behörden zu gehen, wenn keine Reaktion erfolgt. Formulieren Sie Ihr Anliegen möglichst korrekt, auch wenn der Empfänger dem eindeutig nicht nachkommen möchte. Und wenn die Antwort nicht kommt (oder Sie eine behördliche Verweigerung der Datenbereitstellung erhalten), müssen Sie zu schwerwiegenderen Maßnahmen greifen - zum Beispiel eine Abmahnung schreiben.

Ein Antragsschreiben ist vielleicht die gebräuchlichste Form der Geschäftskorrespondenz. Die Anzahl der Situationen, die eine Anfrage im Namen einer juristischen Person oder einer natürlichen Person erforderlich machen, kann nicht gezählt werden. Dies ist der Erhalt von Informationen, Produktmustern, Koordination von Maßnahmen, Aufforderung zu einer Handlung usw.

Die Zusammensetzung und Struktur des Anfrageschreibens unterscheidet sich nicht wesentlich von den Standardbriefen. Der Text des Antragsschreibens besteht in der Regel aus zwei Teilen:

1. Im einleitenden Teil, in dem das Wesen des Falles in narrativer Form dargestellt wird, werden die Motive und Gründe für die Antragstellung erläutert. Die folgenden Standardausdrücke werden hier häufig verwendet:

der Grund für die Petition

Wegen Nichterhalt ...;

Angesichts der gesellschaftlichen Bedeutung ...;

In Anbetracht (unserer langjährigen Zusammenarbeit) ...;

In Anbetracht (der langfristigen und fruchtbaren Natur unserer Geschäftsbeziehung) ...;

Aufgrund der Unvereinbarkeit Ihres Handelns mit den zuvor akzeptierten Vereinbarungen ...;

Aufgrund der verspäteten Annahme der Ware ...;

Basierend auf den Verhandlungsergebnissen zu ... etc.

Ziel der Anfrage

Um die Bestellung zu erfüllen ...;

Um das Problem so schnell wie möglich zu lösen ...;

Um sich auf Fragen zu einigen ...;

Um die Sicherheit des Frachttransports zu gewährleisten ...;

Vermeiden Konfliktsituationen... usw.

Gemäß der zuvor getroffenen Vereinbarung ...;

Im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme mit uns ...;

Aufgrund mündlicher Vereinbarung ...;

Basierend auf unserem Telefongespräch ...;

Laut Regierungsverordnung ...;

Laut Protokoll über gegenseitige Lieferungen ... usw.

Alle obigen Ausdrücke müssen unter Berücksichtigung des Kontexts und der Sprachsituation verwendet werden.

Fast alle Standardausdrücke beginnen mit Ableitungspräposition oder mit einer Präpositionalkombination. Bei Substantiven, die hauptsächlich im Genitiv und Dativ stehen, sollte auf die richtige Verwendung dieser Präpositionen geachtet werden.

2. Eigentlich eine Bitte. Hier enthält der Schlüsselsatz des Briefes Wörter, die vom Verb fragen abgeleitet sind. Seine Verwendung erklärt sich aus den Etikette-Anforderungen für Geschäftstexte und den psychologischen Gesetzen der Geschäftskommunikation - eine Person erklärt sich eher bereit, eine in Form einer Aufforderung ausgedrückte Handlung auszuführen als in Form einer Aufforderung.

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass die beschreibende Anfrage selbst dieses Verb nicht enthält, zum Beispiel: Wir hoffen, dass Sie unseren Vorschlag innerhalb der angegebenen Frist prüfen können.

Die Bitte kann in der ersten Person Singular ("Bitte ..."), in der ersten Person Plural ("Bitte ..."), in der dritten Person Singular (in diesem Fall werden Substantive mit kollektiver Bedeutung verwendet) formuliert werden : "Die Direktion fragt ... "," Die Verwaltung bittet ... "," Der Rat des Arbeitskollektivs fragt ... " usw.), in der dritten Person Plural, wenn mehrere Nomen mit kollektiver Bedeutung sind verwendet (die Verwaltung und der Rat des Arbeitskollektivs fragen .. .).

Ist das Aufforderungsschreiben vielschichtig, so kann die Zusammensetzung des zweiten Teils eines solchen Schreibens wie folgt aussehen (Teile der Zusammensetzung sollten der Absatzeinteilung des Textes entsprechen):

Bitte bitte ...)

Gleichzeitig frage ich ... (Wir fragen auch ...)

Und auch fragen ... (Und auch fragen ...)

Bei der Erstellung eines Antragsschreibens sollten Sie die folgenden Empfehlungen berücksichtigen:

1. Wenn Sie eine Anfrage stellen, betonen Sie Ihr Interesse oder das Interesse Ihrer Organisation, diese zu erfüllen.

2. Beginnen Sie das Schreiben auf keinen Fall mit dem Wort "Bitte ..." - es ist taktvoller, zunächst die Gründe für Ihren Einspruch darzulegen (auch wenn alle Details bereits mit dem Adressaten abgesprochen wurden).

3. Beeilen Sie sich nicht, dem Adressaten im Voraus zu danken. Dies bringt Sie und den Empfänger in eine unangenehme Lage. Versuchen Sie sich zu bedanken, wenn Sie wissen, dass Ihrem Antrag stattgegeben wurde.

Bei der Formulierung einer Anfrage werden häufig die folgenden Standardausdrücke verwendet:

Wir appellieren (ich appelliere) an Sie (Sie) mit einer Bitte ...

Über das Senden an unsere Adresse ...

Über die Anfahrt zu meiner Adresse ...

Über das Senden an unsere Organisation ...

Über das Geben mir ...;

Wir bitten (fragen) Sie (Sie) ...

Erzähl uns) ...

Schick mir) ...

Dringend anwesend...

Sofort melden...

Informieren (Unternehmensleitung) über ...

Informieren Sie mich über ...;

Ich bitte um Ihre (Ihre) Zustimmung, ...

An Adresse senden...

Bereitstellung uns...

Kennenlernen mit...

Übergabe ... der folgenden Ausrüstung ...;

Wir bitten um Ihre (Ihre) Mithilfe bei ...

Empfangen ...

Versand so schnell wie möglich...

Bereitstellung zusätzlicher Informationen bzgl. ...

Durchführung ...;

Ich bitte um Ihre (Ihre) Weisungen ...

Zum Abschluss einer Vereinbarung über ...

Zur Lieferung aus dem Lager des Unternehmens ... an den Vertreter ...

Für Papierkram auf...

Zur Überarbeitung ...;

Wir bitten Sie, die Höflichkeit nicht zu verweigern und ....

Ein fester und wichtiger Bestandteil der modernen Geschäftskorrespondenz ist ein Antragsschreiben. Muster und Formulierungsbeispiele im Artikel sowie die angegebenen Regeln zum Schreiben helfen Ihnen, den erforderlichen Text kompetent zu verfassen und gemäß den Gepflogenheiten der Büroarbeit zu gestalten. Wir bieten Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben dieser Art von Berufung.

Allgemeine Information

Ein Antragsschreiben ist in Fällen relevant, in denen sein Verfasser von anderen Personen Informationen oder Dokumente einholen muss, um eine Transaktion oder andere Geschäftshandlungen abzuschließen. Sie kann sowohl an den Namen einer bestimmten Person (Manager, Direktor, Abteilungsleiter usw.) als auch an die gesamte Organisation als Ganzes gerichtet sein. Ihre Bitte um Hilfe muss den allgemein anerkannten Regeln für die Geschäftskorrespondenz entsprechen.

Der Brief ist das Gesicht des Unternehmens, auch die kleinen Dinge zählen. Drucken Sie es auf Briefpapier aus, das von einer autorisierten Person unterzeichnet und (falls vorhanden) abgestempelt wurde. Seien Sie für die Wahl der Schriftart, deren Größe und die Position des Textes auf der Seite verantwortlich. Vernachlässigen Sie nicht Ränder, rote Linien und Absätze. Der erste Eindruck entsteht oft schon beim Betrachten des Dokuments.

Schritt 1: Angeben des Ziels

Wenn Sie einen unpersönlichen Brief an ein bestimmtes Unternehmen schreiben, geht dieser höchstwahrscheinlich an die Rezeption oder das Büro, dann an den Manager und damit an den direkten Testamentsvollstrecker. Geben Sie den korrekten vollständigen Namen der Organisation in der "Cap" des Textes an, am besten fügen Sie auch eine juristische Adresse hinzu.

Am besten ist, wie oben erwähnt, die Option mit Angabe eines bestimmten Adressaten, also eine persönlich adressierte Bitte um Hilfe. Versuchen Sie immer, mit Namen und Vatersnamen anzusprechen. Zum Beispiel "Lieber Alexander Viktorovich!" oder "Sehr geehrter Herr Schwartz!" So bringen Sie erstens Ihren Respekt gegenüber der Person zum Ausdruck, und zweitens erlegt eine an eine bestimmte Person gerichtete Anfrage dieser Person bestimmte Verpflichtungen auf, die Verantwortung für deren Prüfung und Umsetzung.

In manchen Situationen ist es logisch, eine Gruppe von Personen, ein bestimmtes Team oder einen Teil davon als Adressat zu verwenden. Dies gilt auch dann, wenn ein Anfrageschreiben an mehrere Adressen versandt wird. Verwenden Sie Formulierungen wie: "Liebe Kollegen!", "Liebe Buchhalter!" usw.

Stufe 2: Kompliment

Es ist gut, wenn das Service-Anfrageschreiben ein Kompliment in Bezug auf seinen Adressaten enthält. Damit scheinen Sie seine logische Frage zu beantworten: "Warum richten Sie diese Frage an mich?" Man kann die vergangenen Verdienste und persönlichen Qualitäten einer Person, den Status des Unternehmens usw. Verwenden Sie insbesondere folgende Formulierungen: "Ihr Unternehmen ist ein führender Anbieter ...", "Sie haben vielen bei der Lösung eines komplexen Problems in diesem Bereich geholfen ...", "Ihre Organisation ist ein führender Experte auf dem Markt in das Feld ...", etc. Vergessen Sie nicht, dass es angebracht ist, ein Kompliment zu machen, wenn das Anfrageschreiben (Muster und Beispiele im Text) einen nicht standardmäßigen Charakter hat und dem Adressaten gefallen muss. Machen Sie ihn auf die Qualitäten und Verdienste aufmerksam, die für die Erfüllung Ihrer Anfrage relevant sind. Wir empfehlen jedoch nicht, den schmalen Grat zwischen einem guten und richtigen Kompliment und unhöflichen Schmeicheleien zu überschreiten.

Stufe 3: Begründen Sie die Anfrage

Jeder Antrag muss begründet werden, denn der Adressat muss wissen, warum Sie ihn ansprechen. Daher ist es sinnvoll, ihn in den Kern der Sache einzuführen. An dieser Stelle empfehlen wir Ihnen, die drei überzeugendsten Argumente auszuwählen, die nach dem Schema in den Text des Briefes eingebaut werden sollen: mittelstark, schwach, stärkste.

Die Anfrage hat möglicherweise anderes Niveau Komplexität, und Sie müssen darauf vorbereitet sein, dass der Adressat nicht immer an der Umsetzung interessiert ist. In dieser Hinsicht muss er davon überzeugt werden, dass die Umsetzung für ihn potenzielle Vorteile birgt. Bringen Sie den Adressaten dazu, Ihr Dokument mit vollem Ernst zu nehmen.

Ein Antragsschreiben kann einen Vorschlag zur Umsetzung einer bestimmten attraktiven Möglichkeit für ihn enthalten.

Formulierungsbeispiele

• "Unternehmungslustige und Geschäftsleute haben zu allen Zeiten nicht nur nach materiellem Erfolg, sondern auch nach persönlichem Wachstum gestrebt, um den Menschen für ihre guten Taten in Erinnerung zu bleiben und ihren Respekt zu gewinnen."
• "Natürlich ist Ihr Hauptziel, den Lebensstandard der Bürger der Stadt zu verbessern." Diese Formulierung können Sie insbesondere verwenden, wenn ein Antragsschreiben an einen Stellvertreter erstellt wird, z. B. zur Bereitstellung von Räumlichkeiten für Kindergarten, Einrichtung eines Spielplatzes usw.

Sie können auch ein für den Adressaten dringendes Problem äußern, ihm zeigen, wie ihm Ihr Anliegen bei der Lösung oder bei der Realisierung bestimmter Chancen helfen kann.

Es kommt vor, dass Sie der anderen Partei nichts anzubieten haben oder es in diesem Zusammenhang unangemessen ist. Sprechen Sie in diesem Fall am besten über die Bedeutung Ihres Anliegens. Beschreiben Sie die Situation so zuverlässig und vollständig wie möglich, damit es, wie sie sagen, für die Seele gilt. Wenn ein sentimentaler Moment in Ihrer Geschichte von vornherein fehlt, liefern Sie Fakten und konzentrieren Sie sich auf Ursache-Wirkungs-Beziehungen. Sagen Sie uns, was passiert, wenn Sie abgelehnt werden oder im Gegenteil zustimmen.

Phase 4: Gliederung der Anfrage

Wenn der Adressat mental bereit ist, Ihre Anfrage anzunehmen, kann diese angegeben werden. Halten Sie Ihren Text kurz und vermeiden Sie lange, verschachtelte Sätze und Mehrdeutigkeit oder Untertreibung. Das Antragsschreiben (Muster und Formulierungsbeispiele im Text) sollte prägnant und klar sein. Wenn Sie also darum bitten, Geräte für das Unternehmen zu kaufen, geben Sie die Vollständigkeit, den Preis und die Menge an:

„Um die Notaufnahme auszustatten, braucht das Krankenhaus ein neues Auto, dessen Kosten 3,5 Millionen Rubel betragen. Wir bitten Sie, uns beim Kauf zu helfen“.

Oder es soll beispielsweise ein Antrag auf Mietminderung konkretisiert werden: „Wir bitten Sie, die Miete für die Räumlichkeiten auf 500 Rubel zu senken. pro Quadratmeter, bis sich die wirtschaftliche Lage stabilisiert.

Schritt 5: Zusammenfassung

Am Ende des Schreibens sollte Ihr Anliegen zusammengefasst werden. Wiederholen Sie es noch einmal und betonen Sie, dass der Adressat davon profitiert, Ihnen die gewünschte Hilfestellung zu leisten. In diesem Fall sollte der Text des Antrags jedoch geringfügig geändert werden. Um auf dasselbe Beispiel der Mietminderung zurückzukommen, schlagen wir folgende Formulierung vor:

„Wenn Sie zustimmen, die Miete auf 500 Rubel zu senken. pro m² während der Stabilisierung der aktuellen Wirtschaftslage können Sie zum Erhalt von mehr als 20 Arbeitsplätzen beitragen und keine Verluste durch völlige Abwesenheit Zahlung ".

Denken Sie daran, dass es wichtig ist, nicht nur die Anfrage zu wiederholen, sondern auch die Vorteile, die durch ihre Erfüllung erzielt werden können, und sie muss nicht wesentlich sein. Viele Großunternehmen gerne als Sponsoren, Investoren und Wohltätigkeitsorganisationen auftreten.

Wir denken, dass Sie jetzt, nachdem Sie den Prozess in Etappen studiert haben, nicht mehr die Frage haben werden, wie Sie ein Bewerbungsschreiben schreiben sollen. Es reicht aus, alle Regeln der Geschäftskorrespondenz und einige Nuancen zu berücksichtigen. Wir schlagen vor, dass Sie auch ein anderes Beispiel studieren.

Beispiel

Lieber Felix Petrowitsch!

Ihr Unternehmen organisiert seit mehr als einem Jahr Praktika für Studenten im Unternehmen und hilft ihnen, das an der Hochschule erworbene Wissen in die Praxis umzusetzen.

Sie als Leiter der Personalabteilung sind interessiert an der Gewinnung neuer Mitarbeiter, junger und vielversprechender Ingenieure, hochqualifizierter Fachkräfte. Heute ist dieser Beruf einer der gefragtesten. Viele Studenten möchten etwas über seine Fähigkeiten, Feinheiten und Bedeutung wissen.

In diesem Zusammenhang bitten wir Sie, am 25. April um 17:00 Uhr ein Treffen des Chefingenieurs mit Bewerbern und Studierenden von 1-2 Studiengängen anhand Ihres Unternehmens zu vereinbaren.

Nachdem Sie heute über die Vorteile und Geheimnisse des Berufs informiert wurden, legen Sie eine solide Grundlage für die Ausbildung von Fachkräften und Fachkräften von morgen. Vielleicht bringt nach einigen Jahren nur eine davon Ihr Unternehmen auf eine neue Entwicklungsstufe.

Mit Respekt und Dankbarkeit,

Rektor der Universität I. Zh. Bychkov

Nachdem Sie die Informationen, welche Anforderungen ein Antragsschreiben erfüllen sollte, Muster und Formulierungsbeispiele studiert haben, können Sie das Schreiben in der Praxis leicht bewältigen.