Ez egy hivatalos levél, amelyben udvariasan, konkrét kéréssel fordulnak partnerekhez, ügyfelekhez és befektetőkhöz A megkereső levél az egyik leggyakoribb üzleti levelezés. Egy kérés teljesítése nagymértékben függ attól, hogy sikerül-e meggyőzni valakit, hogy kifejezze kérését. Például:

. Tisztelt Uraim! negyedévente egyszer.

. További beszállítóink be. Az Ön országa már elfogadta ezeket a feltételeket. Reméljük, hogy kapunk tőle. Kérésünkre pozitív választ kapott. VAL VEL..

. Tisztelt Uraim!

. Csomagunkból az alábbi értékpapírok értékesítésére irányuló kéréssel fordulunk Önhöz: részvények árfolyam szerint. A limit érvényes: (dátum) . Az értékpapírokat letéti számlánkról le kell vonni. Kérjük, az egyenértékű összeget is jóváírja számlánkon

. Tisztelettel.

. Tisztelt Uraim!(az ország neve) . Szükségesnek tartom személyesen megbeszélni. Kérdései vannak a tevékenységi területtel, jutalékokkal, ügyfélvédelmi garanciákkal kapcsolatban. szeretném javasolni. Találkozód dátuma:(dátum) óránként

. Kérem, tudassa velem, ha elégedett. A találkozó dátuma és időpontja. Maradok tisztelettel..

. kedves /

. Nemrég építettünk egy zöldségfeldolgozó üzemet, és sajnos nincs elég forrásunk a zöldségfeldolgozó berendezések beszerzésére

. Hálásak lennénk, ha. összegű hosszú lejáratú kölcsönt nyújtottál nekünk 200 000 (kétszázezer) hrivnya. Add hozzá a levélhez Szükséges dokumentumok: berendezés vásárlási megállapodás; megvalósíthatósági tanulmány a hitel visszafizetésére. Mivel ez a probléma azonnali megoldást igényel "kötés, ezért kérjük, hogy mielőbb válaszoljon. Soyu ...

. Tisztelt Uraim!

. Egy ügyfelünk nagy tétel szállítását kérte(Termék név) . Sajnos ez a termék nem található a kínálatunkban, ezért szeretnénk kérni. Megfelelő ajánlatot tesz ügyfelünknek, és a levél másolatát is elküldi nekünk

. Által. A szolgáltatásaiért összegű jutalékot kérünk%

. Kérem, jelezze, ha tud. Ön már kiszállította a megrendelt árut és elfogadja. b az általunk kínált jutalékok

csak kapunk onnan. Pozitív válaszát azonnal értesítjük ügyfelünk címére

. Reméljük cégeink kölcsönösen előnyös együttműködését

. Üdvözlettel és Legjobbakat kívánom

. kedves /

. Olyan új termékek iránt érdeklődtünk, amelyek... Ön hirdet, ezért hálásak leszünk, ha. Ön elküldi nekünk részletes információkés illusztrált reklámkatalógus

. Örömmel fogunk együttműködni. te

JELLEMZŐ forgalom

1. Kérjük, tájékoztassa (küldje, fizesse, erősítse meg, fontolja meg)

3. Kérjük, közvetítse felénk a következőn keresztül. Képviselője reklámprospektusokat és katalógusokat mutat be. Az Ön új termékei

4. Nem találtunk hibát a legutóbbi (dátum) számlánkon. Hálásak leszünk, ha. Majd újraellenőrzi

5. Kérjük, hogy a megrendelt árut az előállítás után azonnal szállítsa ki

6 lesz. Nagyon hálás vagy, ha. te

7. Bármilyen, kérjük, a lehető leghamarabb válaszoljon nekünk

8. Kérem. Gondosan tanulmányozza át új fizetési feltételeinket, amelyek a következőkben találhatók. Általános szerződési feltételek (hozzáadjuk a dokumentum szövegét), és végső választ adunk

9 örülni fog, ha. Ön beleegyezik, hogy együttműködjön velünk

10. Megállapodásunk pontjai szerint kérjük. te

11. Bármilyen szívesség a számla mielőbbi kifizetésére (sürgősen, késedelem nélkül)

12. Nagyon hálásak leszünk, ha. Ön beleegyezik abba, hogy termékeit próba jelleggel eladja nekünk

13 lesz. Kötelező, ha. Kérjük, fontolja meg módosításainkat

15. Ha lehetséges, kérem. Adja meg az összes kezdeti adatot

16. Kérjük, értesítsen bennünket. VAL VEL technikai sajátosságok(Termék név)

17 még mindig nem tudta. Megadja a (terméknév) árait?

18. Örömmel tudnánk

19. Tégy magadnak egy szívességet, és add be a kitöltött biztosítási papírjaidat.

20 *. Kérjük, hogy az aláírt szerződés egy példányát haladéktalanul küldje vissza

21. Kérjük, figyelmesen ellenőrizze a hozzáadott szerződést

22. Kérjük, erősítse meg érkezését a találkozóra

23. Ha. Ön elégedett a feltételeinkkel, kérjük, táviratban jelezze cégeink közötti szerződéskötési készségét. Reméljük gyors válaszát és sok sikert kívánunk

24. Kérjük, hogy javaslatainkat a lehető leghamarabb (hamarosan) fontolja meg, és döntéséről tájékoztasson bennünket

25. Kérem. Különös figyelmet fordítanak

26. Az alapnak szánt kis összegű adományozási kéréssel fordulunk Önhöz

27. Először is, kérjük, tudassa velünk, milyen intézkedések segíthetnek. Le fogja győzni ezeket a nehézségeket

28. A felmerült nehézségek miatt kérjük, hogy több tapasztalt szakembert küldjenek hozzánk, akik tanácsot tudnak adni. Reméljük. Nem fogja megtagadni, hogy segítsen nekünk

29. Jó lenne, ha. Ön írásban megerősítette döntését

31. Hálásak leszünk, ha. Erről írásban értesít minket

32. Tisztelettel kérjük. hívsz minket

33 hálás lennék, ha. Javaslatainkat a lehető leghamarabb mérlegeli, és döntéséről a lehető leghamarabb értesít bennünket.

34. Ha ez egy javaslat. Nem elégedett, kérjük, jelezze az okot

35. Nagyon fontos számunkra, hogy részletes információkat szerezzünk a cégről (név), mert szeretnénk együttműködni vele

36. Felbecsülhetetlen értékű szolgálatot tesz nekünk, ha objektív információkat ad a cégről (név)

37. Mivel ez az információ nagyon fontos számunkra, megtesszük. Köszönöm a részletes magyarázatokat

38, hogy részletes jelentést készítsünk az elvégzett munkáról, szükségünk van. Szeretnénk kapni. Válasza hamarosan megérkezik. Előre is kifejezzük köszönetünket

39. Elnézést a plusz gondért. Nem tennék. Ön olyan szíves, hogy írásos magyarázatot ad nekünk erről

40 hálás lesz, ha. Képviselője eljön, hogy elvégezze a szükséges eljárást

41. Kérem. Megállapodásunk minden pontját betartja, és az ügyfelek megrendeléseit a megfelelő szinten teljesíti

42. Kérem. Gondosan tanulmányozza ezt a levelet, hallgassa meg tanácsainkat, és tegyen meg minden szükséges intézkedést a probléma megoldására.

43. Kérjük, gondosan tekintse át és ellenőrizze a kifizetett számlák összes listáját

44. Kérjük, hogy %-os kedvezményt biztosítsanak számunkra az építéshez (szerkezethez) szükséges anyag- és eszközellátásból (tárgy megnevezése)

AZ ÜZLETI LEVÉL SZÖVEGÉNEK SZERKEZETE

ÜZLETI LEVELEK ÍRÁSÁNAK ALAPVETŐ SZABÁLYAI

Az üzleti leveleknek bizonyos megfogalmazási és formázási szabályok vonatkoznak rájuk az információs és referenciadokumentumokhoz való tartozásuk miatt. A levél megírásakor a szerzőnek alaposan át kell gondolnia, hogy milyen célból írja a levelet, és mit vár el annak mérlegelésétől. Egyértelműen tisztáznia kell magának, hogy a címzett mit tud a levél tárgyáról, mire támaszkodhat kiindulási alapként, és milyen új információkat nem tud még a címzett, ami miatt a levél készül. Az érvelés jellege és a szöveg összetétele a levél célbeállításától függ. A levelek elkészítésének és írásának következő szakaszai különböztethetők meg:

Egy létező probléma tanulmányozása

Levélszöveg vázlat elkészítése és írása

A levéltervezet egyeztetése

A vezető aláírása

Bejegyzés

Elküldés

Nézzük ezeket a szakaszokat. A kérdés lényegének tanulmányozása a következőket foglalja magában: elegendő információ gyűjtése a témában, szükség esetén a kérdés lényegére vonatkozó jogszabályok tanulmányozása, az ezzel kapcsolatos korábbi fellebbezések és az azokra beérkezett válaszok elemzése. Aztán elkezdik összeállítani a levél szövegét.

Üzleti levél szövegének felépítése

A levél szövegének megírása munkaigényes folyamat. A levél összeállításánál fontos feladat az információs telítettség, azaz a szükséges információmennyiség beépítése. Az írás lehet egyszempontú vagy több szempontú. A levél egyik aspektusa általában a teljes levél tartalmát teszi ki, és ezek leggyakrabban olyan levelek, amelyekre nem kell válaszolni. A többszempontú levelek szövege a következő szempontokból állhat: szakaszok, tagmondatok, almondatok, bekezdések. Az egyes szempontok bemutatását egy bekezdéssel kell kezdeni. Mert üzleti levelezés Hajlamos túlnyomórészt több szempontú leveleket írni. A levél általában a következő séma szerint készül: bevezetés, fő rész, következtetés. A bevezető rész tartalmazza: hivatkozást a dokumentumra, annak egyes pontjaira, amelyek a levél összeállításának alapjául szolgáltak; tényállás, amely megjelöli a levél elkészítésének célját (okát). Dokumentumra hivatkozva az adatait a következő sorrendben tüntetjük fel: dokumentumtípus neve, szerző, dátum, regisztrációs szám dokumentum, cím, például: Korm. rendelet szerint Orosz Föderáció 2004. június 27-én kelt 620. számú „Jóváhagyásról Modell rendelkezés..." A fő rész az esemény leírását, a jelenlegi helyzetet, azok elemzését és a szolgáltatott bizonyítékokat tartalmazza. Ebben a részben kell meggyőzni, igazolni, hogy szükséges a megbeszélésen (konferencia, kerekasztal) részt venni, hogy az előállított termékek vagy nyújtott szolgáltatások a legjobbak, a kérést teljesíteni kell stb. a levél lezárása következtetéseket jelent kérések, javaslatok, vélemények, elutasítások, emlékeztetők stb. formájában. A levél csak egy utolsó részt tartalmazhat. A levél fő kérdéseit egyértelműen meg kell fogalmazni, és az észlelés szempontjából legoptimálisabb sorrendbe kell rendezni. Tervezés és megírás után a szervizlevelet meg kell szerkeszteni. Az üzleti levél szinte mindig címmel kezdődik. A szövegnek ez a kis része kommunikációs szempontból rendkívül jelentős. A helyesen megválasztott cím nemcsak felkelti a címzett figyelmét, hanem megadja a kívánt hangot a levelezéshez, segít létrehozni és fenntartani. üzleti kapcsolatok. A fellebbezés fontosságát a levél szerzője határozza meg, a fellebbezés lehetővé teszi a hallgatóság biztosítását. Speciális figyelemírásjelet érdemel a cím után. A megszólítás utáni vessző hétköznapi karaktert ad a betűnek, míg a felkiáltójel a jelentőséget és a formai stílust hangsúlyozza. A szöveg írójának a következő tényezőket kell figyelembe vennie:

1. A címzett társadalmi helyzete a sajátjához képest;
2. Az ismeretség foka, a kapcsolat jellege;

3. A kommunikációs helyzet formalitása/informalitása;
4. Adott beszédcsoportban érvényes etikett engedélyek.

Nyomtatáskor a fellebbezés középre kerül:

Kedves Mihail Petrovics!

A levél szövege zárulhat a kérés teljesítésére vonatkozó elvárás kifejezésével (garancia, nyilatkozat, meghívó, emlékeztető), valamint udvariassági formulával, pl.
Hálás köszönetemet fejezem ki a nyújtott segítségért, és biztosítom, hogy az Ön által megadott információk megfelelnek nagyon fontos a kölcsönösen előnyös együttműködés kialakításában.
Ezúton szeretném kifejezni hálámat a meghívásért...
Reményemet fejezem ki eredményes együttműködésben és aktív részvételben a problémák megoldásában, további programjaink kidolgozásában és megvalósításában.
Az udvariassági képlet az „aláírás” attribútum előtt található, a bekezdésből kinyomtatva és a pozíciótól vesszővel elválasztva. A pozíció nevét nagy- vagy kisbetűvel írják, attól függően, hogy a pozíciót hogyan írják le a szervezet alapító vagy szabályozó dokumentumaiban. Ha a levelet tisztviselő fejlécén adják ki, akkor az „aláírás” attribútumban a beosztás neve nem szerepel.

A hivatalos levelezésben hivatalos üzleti stílust használnak.
Az üzleti stílus a beszédeszközök összessége, amelynek funkciója a hivatalos üzleti kapcsolatok szférájának kiszolgálása.
Sajátosságok üzleti stílus, a benne rejlő sajátosságok, ennek a nyelvtípusnak a stilisztikai normái az üzleti kommunikáció feltételeinek hatására alakultak ki. Ezek a feltételek a következők:
1. Résztvevők üzleti kommunikáció- túlnyomórészt jogalanyok- a nevükben eljáró vezetők és más tisztviselők által képviselt szervezetek, intézmények, vállalkozások;
2. A szervezetek közötti információs kapcsolatok jellege és tartalma meglehetősen szigorúan szabályozott;
3. Az üzleti kommunikáció tárgya a szervezet tevékenységei: vezetői, termelői, gazdasági,
tudományos, műszaki stb.;
4. A vezetői dokumentumok túlnyomó többsége egy adott címzettre irányul;
5. A szervezetek tevékenységében felmerülő, írásos dokumentációt igénylő helyzetek többsége visszatérő, hasonló helyzetekre vonatkozik.
Az üzleti kommunikáció figyelembe vett feltételei bizonyos követelményeket támasztanak a vezetői információkkal szemben. A hatékony információcsere biztosításához a menedzsment területén az információnak bizonyos tulajdonságokkal kell rendelkeznie.

Biztosan ő:
1. Hivatalos jellegű, amely kiemeli a kapcsolat üzleti alapját, azok nem személyes jellegét, és jelzi az üzleti kommunikáció résztvevői között fennálló bizonyos távolságot is;
2. Címzett, mivel az irányítási dokumentumot mindig egy adott címzettnek szánják, hivatalos, szervezet, szervezetek csoportja;
3. Lényeges, hiszen a dokumentumnak pontosan azokat az információkat kell tartalmaznia, amelyek egy adott időpontban szükségesek a hatékony érvényesítéshez vezetői döntés vagy
egyéb felhasználási területeken menedzsment tevékenységek;
4. Objektív és megbízható, mivel a hatékony irányítási tevékenységekhez az események, tények és jelenségek elfogulatlan, elfogulatlan értékelése szükséges;
5. Meggyőző, indokolt, hiszen az üzleti kommunikáció feladata, hogy a címzettet tegye (vagy ne tegye)
bizonyos tevékenységek;
6. Teljes és elegendő a vezetői döntések meghozatalához. Az információ hiánya szükségessé teheti
továbbá információkat kér, levelezést generál,
indokolatlan idő- és pénzveszteséghez vezethet.
Az üzleti stílusnak egy sor sajátos jellemzője van, amelyek megkülönböztetik más nyelvi stílusoktól - tudományos, újságírói, köznyelvi és szépirodalmi nyelvezettől.
Az üzleti stílus fő követelményei a következők:

a prezentáció szabványosítása;

semleges előadásmód;

a megfogalmazás pontossága és bizonyossága, a megfogalmazás egyértelműsége és egységessége;

a szövegbemutató tömörsége, rövidsége;

nyelvi képletek használata;

kifejezések használata;

lexikális és grafikus rövidítések használata;

a passzív konstrukciók túlsúlya a valódikkal szemben;

igei főnévvel rendelkező kifejezések használata;

konstrukciók használata következetes előterjesztés szavak genitív és hangszeres esetekben;

egyszerű közmondatok túlsúlya.

Az üzleti beszéd szabványosítása a nyelv minden szintjére kiterjed – a szókincsre, a morfológiára és a szintaxisra. A mai napig az üzleti beszédben rengeteg kifejezés, kifejezés és képlet halmozódott fel. A kész konstrukciók használatával elkerülhető az időveszteség a standard helyzeteket jellemző definíciók keresésére. Az üzleti beszéd szabványosítása jelentősen növeli a dokumentumok információtartalmát, jelentősen megkönnyíti azok észlelését, ami általánosságban segíti a dokumentumáramlás optimalizálását.
Az előadás semleges hangvétele a hivatalos üzleti kommunikáció normája, amely a prezentáció legszigorúbb és legvisszafogottabb jellegében nyilvánul meg. Az előadás hangnemének semlegessége kizárja a kifejező és érzelmi töltetű szövegek alkalmazásának lehetőségét. nyelvi eszközökkel(köznyelvi szókincs és közbeszólások) átvitt értelemben használt átvitt eszközök és szavak. A levél szövegében szereplő információk hivatalos jellegűek. Emiatt a személyes, szubjektív elemeket a dokumentumokban minimálisra kell csökkenteni. Azok a szavak, amelyeknek kifejezett érzelmi konnotációja van (kicsinyítő képzős, túlzó vagy kicsinyítő utótagú szavak, közbeszólások) ki vannak zárva a dokumentumok nyelvéből.
Azt azonban nem lehet feltételezni, hogy egy hivatalos dokumentum teljesen érzelmektől mentes.
A legtöbb dokumentum célja a címzett érdeklődésének felkeltése, meggyőzése, a szerző által kívánt irányba történő cselekvésre ösztönzés. Egy vezetési dokumentum nem éri el a célját, ha mentes az érzelmi felhangoktól, de az emocionalitást el kell rejteni, és nem a nyelvvel, hanem a tartalommal kell elérni. Ezt egy külső nyugodt, semleges előadásmód mögé kell rejteni. A bemutatás pontossága feltételezi a dokumentum tartalmának egyértelmű megértését.
A szöveg tisztaságát és pontosságát elsősorban a helyesség határozza meg kompozíciós szerkezet szöveg, logikai hibák hiánya, átgondoltság és a megfogalmazás egyértelműsége - stabil kifejezések, figuratív kifejezések hiánya.
A szöveg lakonikus megjelenítése a nyelvi eszközök gazdaságos használatával érhető el, kivéve a beszéd redundancia- további jelentést hordozó szavak és kifejezések.
A szöveg tömörségének vagy rövidségének követelménye közvetlenül összefügg a szöveg hangerejének csökkentésével. A szűkszavúság követelménye arra kényszerít bennünket, hogy pontosabban fogalmazzuk meg a dokumentum témáját, takarékosan alkalmazzuk a nyelvi eszközöket, és kiküszöböljük a felesleges, jelentést nem hordozó szavakat. szükséges információ, indokolatlan ismétlések és szükségtelen részletek.
A levélnek meggyőzőnek kell lennie, függetlenül attól, hogy kinek küldték, pontos dátumokat, vitathatatlan tényeket és következtetéseket kell tartalmaznia.
Az üzleti beszéd egyik jellemzője a nyelvi formulák széles körben elterjedt használata - változatlan formában használt stabil (sablon) kifejezések. Egy adott cselekvés motiválására a következő kifejezéseket használjuk:

Tájékoztatjuk Önöket, hogy...-tól...;
- Tájékoztatjuk Önöket, hogy...;
- Elküldjük a megbeszélt...;
- Arra kérjük Önt, hogy vegye fontolóra a…
- Az ellenőrzés megállapította, hogy...;
- Anyagi segítség hiánya miatt...;
- A nehéz gazdasági helyzet miatt...;
- Levelének megfelelően...;
- Közös munkavégzés érdekében...;
- A jegyzőkönyvnek megfelelően...;
- Megállapodásunk megerősítéseként...;
- A felelősség erősítése érdekében... stb.

A nyelvi formulák az ismétlődő helyzetekben használt nyelvi eszközök egységesítésének eredményei. A tipikus tartalom kifejezése mellett a nyelvi képletek gyakran a szöveg jogilag jelentős alkotóelemeiként működnek, amelyek nélkül a dokumentum nem rendelkezik kellő jogi erővel:

Garanciát vállalunk a hitel visszafizetésére összegben...,
- Fizetést garantálunk. Banki adataink...,
- A megvalósítás ellenőrzése hozzá van rendelve...

A kifejezés olyan szó vagy kifejezés, amelyre egy adott ill speciális koncepció. Fogalmak halmaza egy adott tudásterületen ill szakmai tevékenység terminológiát vagy terminológiai rendszert alkot.
A szigorúan rögzített jelentésű kifejezések használata biztosítja a szöveg egyértelmű megértését, ami nagyon fontos az üzleti kommunikációban.
A vezetői dokumentációban használt szakkifejezések olyan iparági terminológiák, amelyek tükrözik annak a témakörnek a tartalmát, amelyre a dokumentum tartalma vonatkozik, valamint a dokumentáció támogatása területén kialakult kifejezések.
A fogalomhasználat helyességét és stabilitását a gyakorlatban terminológiai szótárak és szabványok alkalmazásával érik el, amelyek szigorúan egyértelmű fogalom- és kifejezésrendszert hoznak létre, és segítik a terminológia egyszerűsítését. A menedzsment dokumentációjának támogatása területén használt kifejezéseket a GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás” rögzíti. Kifejezések és meghatározások".

Egy kifejezés használatakor gondoskodnia kell arról, hogy az érthető legyen a címzett számára. Ha a levél írójának kétségei vannak ezzel kapcsolatban, akkor a következők egyikét kell tennie:

Adja meg a fogalom hivatalos meghatározását;

Semleges szókincs segítségével fejtse meg a kifejezés jelentését;

Távolítson el egy kifejezést, vagy cserélje ki egy általánosan érthető szóra vagy kifejezésre.

A terminushasználati nehézségek abból is fakadnak, hogy a terminológiai rendszer folyamatos változásban van: a meglévő fogalmak tartalma megváltozik, újak keletkeznek, egyes fogalmak elavulnak, az azokat jelölő kifejezések kiesnek a használatból.
A poliszemantikus kifejezések (szinonim kifejezések) használatakor figyelembe kell venni, hogy egy dokumentumban egy kifejezés csak az egyik jelentésében használható. Például a „megállapodás”, „szerződés”, „megállapodás” kifejezések szinonim fogalmak, de alkalmazásuk gyakorlatában különböznek. BAN BEN munkaügyi jogszabályok arról beszélünk O munkaszerződés(szerződés); a polgári jogban - a két- és többoldalú ügyleteket szerződéseknek nevezik; A külkereskedelmi tevékenységekben a „szerződés” kifejezés gyakoribb, hogy számos más területen megállapodások rögzítik.

Az üzleti beszéd másik jellemzője. A rövidítéseket az üzleti beszédben használják. A szórövidítéseknek két fő típusa van:
1. Lexical (rövidítések) - összetett rövidített szavak, amelyek az alkotó betűk egy részének eltávolításával jönnek létre a szavak részéből: CIS, LLC, Sürgősségi Helyzetek Minisztériuma, NPP, GOST, GUM, Roskomzem, főkönyvelő, fej, helyettes, különleges erők.
2. Grafika - az írásban használt szavak rövidítései: gr-n, tchk, zh-d, kv. m stb.

A betűkben csak hivatalosan elfogadott rövidítéseket, megnevezéseket és kifejezéseket szabad használni. Az intézmények, szervezetek és beosztások, címek, mértékegységek, földrajzi nevek és egyebek nevének pontosan meg kell egyeznie a hivatalos elnevezésekkel.

Az üzleti beszéd másik jellemzője a konstrukciók használata a szavak szekvenciális alárendeltségével genitív vagy instrumentális esetben:
- Lakóépületek és adminisztratív épületek fűtési, szellőztetési és szaniterek rekonstrukciójához kínálunk megoldási lehetőségeket (milyen?).
- Teljes mértékben osztjuk a lehetséges együttműködés konkrét kérdéseinek további megvitatásának szükségességét (mi?).
- Az Orosz Föderáció elnöke által jóváhagyott fő tevékenységek listája (mi?) a Nagy Honvédő Háborúban elért győzelem 60. évfordulója alkalmából rendezett ünnepség előkészítésére és megtartására...

A létszámterv szerint...

Az üzleti beszédet a szóbeli főnevekkel rendelkező kifejezések használata jellemzi. Az üzleti beszédben a cselekvés jelentésű verbális főnevekből származó szerkezeteket használnak az igék helyett: segít (és nem segít), segítséget nyújt (és nem segít), takarít (és nem takarít), támogatást nyújt. (és nem támogatni), javításokat végezni (nem javítani).
Az íráshoz fontos az előadás egyszerűsége, az egyszerű, gyakori mondatok túlsúlya. Az üzleti stílus jellemzője az egyszerű közmondások túlnyomó része, egyrészes (egy főtaggal - alany vagy állítmány) vagy kétrészes (két főtaggal - alany és állítmány), elszigetelt frázisokkal (részvételi, határozói, elszigetelt definíciók), bevezető szavak és mondatok, például:
- A „MIO” vegyesvállalat jegyzett tőkéjéhez hozzájárult városi vagyon rendkívül alacsony hatékonysága, valamint a gépjárműpark elégtelen leterheltsége és veszteségessége miatt kérjük, hogy oldja meg a 2006. évi önkormányzati tulajdonú ingatlan átruházásának kérdését. városi részesedést a Városháza pénzügyi-gazdasági vezetésére.

Célszerű levelet készíteni egy kérdésben. Ha több különböző kérdésben kell egyszerre felvenni a kapcsolatot egy szervezettel, ajánlatos mindegyikhez külön levelet írni.
Egy levél szövegében kéréseket vagy egyéb kérdéseket fogalmazhat meg, ha azokat egy személyhez adják át végrehajtásra.
Az üzleti levelezés a hagyományos nyelvi képletek mellett idegen szavakat és kifejezéseket is tartalmaz. A gyakorlatban a nyelvi képletek szerepét töltik be. Némelyikük jól ismert, néhány kevésbé elterjedt. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy az idegen szavak használata enyhén ódivatú, de ugyanakkor elhagy jó benyomás olyan partnertől, aki ismeri ezeket a szavakat, és lehetővé teszi, hogy megzavarja a külső olvasót.

Tanulságos;

Kísérő;

Garancia;

Információs;

Kösz;

Gratulálunk;

Vannak még felkérő levelek, felkérő levelek, értesítő levelek, válaszlevelek, meghívó levelek stb. Minden levéltípusnak megvannak a maga sajátosságai a megfogalmazásban és a tervezésben.

Meghívó levelek

A szemináriumokon, értekezleteken és egyéb rendezvényeken való részvételi ajánlatot tartalmazó meghívóleveleket általában a szervezet vezetőjének, egy adott tisztségviselőnek címezzük, de címezhető az egész csapatnak is. A leveleken feltüntetik a részvétel feltételeit, a rendezvények helyét és idejét, szükség esetén a dress code-ot. A levél általában tartalmazza a részleteket „melléklet”, amely tájékoztat a rendezvény programjáról.

Garancialevelek

A garancialevelek bizonyos ígéretek vagy feltételek megerősítésére készülnek, és egy szervezetnek vagy magánszemélynek szólnak. Az elvégzett munkáért, minőségért, a termékek szállítási idejéért, az árukért, bérleti díjért stb szabványos kifejezések: “a cég garanciát vállal, garanciát vállalunk, kérünk, hogy utánvéttel küldje el részünkre (garancia típusa), fizetési garanciát vállalunk, szállítási határidőket, garanciát vállalunk a termékek minőségére...”
A levél általában a fizetési garanciát nyújtó szervezet fizetési adatait tartalmazza.
A levél szövegét célszerű egyeztetni a jogi szolgálattal. A szervezet vezetőjének aláírása mellett a főkönyvelő aláírása is kiadható. Az aláírást pecsét hitelesíti.

Felkérő levelek

Létezik nagy mennyiség olyan helyzetek, amelyek a vállalkozások, szervezetek, intézmények nevében megkeresésekre adnak okot. Ennek a levélnek a szövege általában a következő formában épül fel: a tartalom fő része tartalmazza azt az okot, amely a kérés benyújtására késztette; magának a kérelemnek a nyilatkozata; az utolsó rész a várt eredmény reményét fejezi ki. A kéréseket általában a „kérem, kérjük” szavakkal fejezik ki;
Kérem, segítsen...;
Kérjük, küldje el címünkre...;
Kérem vegyen részt...;
Kérem tájékoztasson...;
Kérem az adósság felszámolását...;
Kérjük, intézkedjen...

Jelen levél fő célja a meggyőzés, a kérés teljesítésének szükségességének bizonyítása, ezért a levél szövege meggyőző bizonyítékokkal szolgál, számításokat, becsléseket és egyéb alátámasztó indokokat csatol, melyeket „mellékletként” formálnak.

Válasz levelekre

A válaszlevél szövege általában a kérés megismétlésével kezdődik. Ezt követően közöljük a kérelem elbírálásának eredményét, az elutasítást indokoljuk (ha elutasító levélről van szó), és magát az elutasítást közöljük.
Az üzleti levélben szereplő információ jellege általában a válaszlevélben elvárt információkkal szembeni alternatívát jelenti, vagyis az üzleti levelezésben a tartalmi szempontok párhuzamosságának elve érvényesül, ami a válaszlevelezés nyelvén tükröződik. Azt jelenti:
1. Az eredeti levélre és annak tárgyára mutató hivatkozás jelenléte a válaszlevélben;
2. Mindkét betűben azonos nyelvi kifejezőeszközök (elsősorban terminológia) használata;
3. A két levél információmennyiségének és tartalmi szempontjainak összehasonlíthatósága;
4. Egy bizonyos sorrend betartása a tartalom szempontjainak bemutatása során.

A válaszlevelek szövegének meg kell felelnie a vezetői határozatokban rögzített feladatoknak.
Az első és alapvető szabály, hogy ne késleltesse a válaszadást, ne várja meg a levelezőt. Ha a körülmények olyanok, hogy a megállapított határidőn belül nem tud válaszolni, erről értesítse a címzettet, valamint azt a határidőt, amelyen belül végleges választ adhat. Feltétlenül kérjen elnézést a késésért, jelezve azt objektív ok.
A válaszlevél tartalmazza annak a dokumentumnak a számát és dátumát, amelyre a választ adták. Ezt az adatot nem a levél szövegébe kell beírni, hanem a nyomtatványon kijelölt helyre, vagy a nem nyomtatványon elkészített irat fejléce elé.

Használt következő űrlapokat Elutasító nyilatkozatok:
- Javaslatát a következő okok miatt utasítják el...

Az Önnek megküldött közös fellépésekről szóló megállapodás-tervezetet a következő okok miatt utasítják el...
- Sajnáljuk, de cégünk nem tudja elfogadni az ajánlatát...

Hálaadás levelei

BAN BEN Utóbbi időben A hálaleveleket széles körben használják az üzleti levelezésben.
A hálalevél a jó modor szabálya a partnerek közötti kapcsolatokban. A partnerkapcsolatokban nemcsak kérni, hanem megköszönni is kell tudni a nyújtott szolgáltatásokat, bármilyen rendezvény közös lebonyolítását, gratulációkat, fogadás szervezést stb.

A levél formázható fejléces papírra vagy színes fejlécre) köszönőlevél. Ha a levelet fejléces papírra írják, akkor azt iktatják az előírt módon. A köszönőlevél formára írt levél nem iktatható; Mivel a levél személyes jellegű, nem ajánlott benne az „előadó” attribútumot feltüntetni. A levelek szövege szabványos megjelenítési formát használ:
- hálámat fejezem ki...;
- Őszintén hálás vagyok...;
- Hálával jegyezzük meg...;
- Köszönöm...;
- Köszönet a ...-ért...

Kísérőlevelek

Az esetleges iratok elküldéséről a címzettet kísérőlevelek készítik. A levél szövege két részből áll: üzenet a küldendő anyagról és pontosító információk (mellékletek). A kísérőlevél szövege jellemzően nagyon rövid, A5-ös formátumra illeszkedik, és nincs önálló fejléce. A kísérőlevelek általában így kezdődnek:
- Információt küldök...; - Örömmel ajánljuk (ajánljuk)...;
- Kínálunk Önnek...;
- Biztosak vagyunk benne, hogy érdeklődni fog jó minőség Termékek..;
- Tájékoztatjuk, hogy...;
- Tájékoztatjuk, hogy...;
- Bízunk a további együttműködésben...

Az üzleti levelezés szinte minden ember életének szerves része. Ebben a formában a legkényelmesebb felvenni a kapcsolatot feletteseivel, kollégáival és különféle szervezeteivel. A megkereső levél az egyik legelterjedtebb ilyen típusú kommunikáció, mivel minden cégnek szüksége lehet bármely terület szakértőjének véleményére, vagy különféle pénzügyi vagy adminisztratív struktúrák segítségére. Ez a cikk megvitatja, hogy pontosan hogyan írjon felkérő levelet, valamint egy példát az ilyen típusú fellebbezésre.

Betűszerkezet

Természetesen az üzleti levél tartalma és felépítése attól függ, hogy ki írja és kinek szól. Így például egy szervezet vezetője beosztottjait vagy régi partnereit megszólítva írhat rövidebb levelet, de ahhoz, hogy magasabb szervezetek támogatását kérje, vagy különböző szakemberektől kérjen segítséget, gyakran kell írni. egy hosszabb kérés. Érdekelnie kell a címzettet, és meg kell győznie, hogy támogassa Önt. Nézzük először a hosszabb verziót.

Bevezető rész

Mindenekelőtt össze kell állítani a levél „fejlécét”, amelyben meg kell adni a szervezete nevét és adatait, valamint információkat arról, hogy kinek küldi a levelet. Ez lehet egy konkrét személy (például egy vállalat vezetője) vagy egy csoport (a cég egy részlegének alkalmazottai vagy partnerei). Következik a köszönés: ha egy konkrét személyhez fordul, akkor név szerint kell megszólítania: „Kedves Ivan Petrovics!” Ha csapatnak írsz, akkor lehetőség van a „Tisztelt Kollégák!”, „Tisztelt Osztály munkatársai” címre!

A fellebbezés oka és célja

Először is meg kell indokolnia, miért veszi fel a kapcsolatot ezzel a személlyel. Ennek megfelelően levelét a következő kifejezésekkel kezdheti:

• Ön a terület kiemelkedő szakértője...
• Ön mindig is részt vett szervezetünk ügyeiben...
• Az Ön osztálya vezet...
• A legbonyolultabb kérdéseket is meg tudod oldani a...
• Az évek során pozitív tapasztalatok születtek a...

• annak a ténynek köszönhető, hogy a…
• a helyzet megoldása érdekében...
• üzletfejlesztéshez...
• jobb eredmények elérése érdekében...
• engedélyért konfliktushelyzetek…

Nyilatkozat a kérelemről

Végül ténylegesen ki kell jelentenie kérését. Maga a szöveg legyen tömör, de tartalmas Teljes leírás pontosan mire van szüksége, hogy a címzettnek ne legyen kérdése. Illetve a kérésnek konkrétnak kell lennie, vagyis ha szolgáltatást kér, akkor meg kell adni a pontos költséget vagy mennyiséget, kívánt dátumokat stb.

Kérését ajánlatos a következő szavakkal kezdeni:

• A probléma megoldásához kérjük a támogatásukat...
• Egy kéréssel írok neked...
• Kérlek tájékoztass/küldj/jelents...
• Kérem a hozzájárulását, hogy...

Ezután megírhatja, hogy a címzett milyen előnyben részesül, ha pozitív választ kap a kérésére, vagy elmagyarázhatja a kérdés megoldásának fontosságát és szükségességét.

Példa levél:

LLC "Dari Dobro" Központ a nagy és alacsony jövedelmű családok támogatására

vezérigazgatónak

OJSC "Chitaina" Ivanov A.G.

Kedves Alekszandr Gennadievics!

Cége mindig részt vesz szervezetünk ügyeiben, több éve segít különféle rendezvényeken. Mivel 2016. augusztus 20-án a családok iskolai felkészítését segítő rendezvénynek adunk otthont, reméljük a segítségeteket. Minden gyermeknek joga van a boldog gyermekkorhoz, és az alacsony jövedelmű családoknak – mint senki másnak – részvételre és támogatásra van szükségük.

Kérünk benneteket, hogy vegyetek részt „Készítsétek fel gyermekét az iskolára” kampányunkban, és fontoljátok meg tanszerek adományozását ehhez. Írószerre van szükségünk 50 alacsony jövedelmű családból származó gyermek számára.

Természetesen, ha hozzájárul, hogy segítsen nekünk, mi viszont megígérjük, hogy rendezvényünkön reklámozzuk cége termékeit. Adjunk együtt örömet a gyerekeknek!

Tisztelettel,

A szervezet igazgatója, Vasilyeva N.I.

Kezdőlap > Címtár

JELLEMZŐ HIBÁK AZ ÜZLETI LEVELEK ELKÉSZÍTÉSÉN

Az üzleti dokumentáció összeállítói a következő típusú hibákat követik el: szerkezeti, szintaktikai, morfológiai, lexikai, stilisztikai.

Szerkezeti hibák

Az üzleti levél általában három részből áll: egy tömör bevezetőből, a fő részből és egy rövid következtetésből. A fő rész kifejti a probléma lényegét, a levél írójának álláspontját vitatja, ezért terjedelme nagyobb, mint a bevezető és a befejezés mennyisége együttvéve. Fontos, hogy az érvelést következetesen, teljes mértékben, a logikai összefüggések ismétlődése vagy megszakítása nélkül hajtsák végre.

Szerkezeti hibák az üzleti levél hibás felépítésével, részeinek aránytalanságával járnak együtt, pl.: bevezetés vagy befejezés hiánya, túlzottan bőbeszédű bevezetés, bonyolult érvrendszer, logikai összefüggés hiánya.

Szintaktikai hibák

A mondat helytelen szórendjéhez kapcsolódó hibák

A szórend az orosz nyelvben szabad, de kerülni kell a szórendet, amely a leírtak változó megértésének oka lesz.

Tehát például a mondatból: Az év végi jelentéskészítéshez a régiónkénti mutatókat pontosítják nem világos: a mutatókat az év végén frissítik, vagy a jelentést az év végén készítik .

Úgy tűnik, ennek a javaslatnak kellett volna következő nézet: A jelentéskészítés érdekében a régiónkénti mutatókat az év végén frissítjük.

A részvételi kifejezések használatára vonatkozó normák megsértése

Az igenév olyan cselekvést nevez meg, amely az állítmányi ige által megnevezett cselekvéssel egyidejűleg történik, vagy megelőzi azt.

Például: Miután alaposan megvizsgálta a bemutatotta projekt jóváhagyása,Osztályazt hiszi... - a projektet korábban felülvizsgálták;

Gondosan megvizsgálva a bemutatotta projekt jóváhagyása,Osztályazt hiszi... - a projektet most mérlegelik .

Jobb, ha egy kifejezést határozói kifejezéssel kezd, mint befejez. Például: Uchity-vaya..., Figyelembe véve..., Figyelembe véve..., Irányítva... stb.

Emlékeztetni kell arra, hogy egy helyesen megszerkesztett mondatban a gerundnak és az állítmánynak meg kell neveznie ugyanazon szereplő által végrehajtott műveleteket.

A részt vevő kifejezések használatakor előforduló hibákat nem nehéz kijavítani a mondatok helyettesítésével részvételi kifejezések mondatok verbális főnevekkel.

Rossz: A szolgáltatásszervezés problémáinak tanulmányozása,érdekes eredmények születtek.

Jobb: A szolgáltatásszervezés problémáinak tanulmányozása során felmerültekérdekes eredmények születtek.

Vagy: A problémák tanulmányozásaszolgáltató szervezet, ellenőrökÁltal-érdekes eredményeket értek el.

Az összetett mondat szerkezetének tudatlanságából eredő hibák

Összetett mondatok felépítésénél figyelembe kell venni, hogy a következő kötőszavakat és rokonszavakat használjuk leggyakrabban Mit; melyik; Ha;nak nek; Ahol; Hogyan.

Az alárendelt tagmondatokat a rövidség kedvéért helyettesíthetjük szinonim rész- és szótagmondatokkal.

Például: Mi irányítunkTájékoztatásul az Egységes Állam Alapvető rendelkezéseiaz állam által jóváhagyott új irodairányítási rendszerbizottság...(ahelyett: amelyeket jóváhagynak).

Az elöljárószók helytelen használata

A legtöbb gyakori hiba– az elöljárószók helytelen használata. Az üzleti írásban és szóbeli beszéd az elöljárószót tartalmazó kifejezések elterjedtek OÉs függő főnevek elöljáróban: kérdésrőlbizalom; személyi döntés; megegyezésO együttműködés... stb. Vannak azonban esetek az elöljárószó használatára O olyan szavakkal, amelyek nem irányítanak prepozíciós eset vagy más ürügyre van szükség az irányítás során.

Rossz: TanszékvezetőMegszüntetitil a felvetett probléma fontosságáról.

Jobb: Főnökfelhívta a figyelmet a felmerülő probléma fontosságára.

Rossz: Ez azt mutatja, hogy toleránsak vagyunkhiányosságait.

Jobb:Ez azt mutatja, hogy toleránsak vagyunknézzük a hiányosságokat.
Rossz: Kétségtelen, hogy az osztály által végzett munkanagy és fontos.

Jobb:Kétségtelen, hogy kbAz osztály által végzett munka nagy és fontos.

Helytelen eset

Az üzleti levelek írói néha helytelenül használják az esetformákat. Gyakran előfordul, hogy egy főnév hibás használata a nyelvben birtokos eset datívus helyett vagy fordítva.

Rossz: Kérése szerint..., szerintkaza..., Határozat szerint....

Jobb:Kérése szerint..., Megrendelés szerint...,A határozat szerint... .

Rossz: Az orosz belügyminisztérium állandó moszkvai regisztrációt kér az ellenőr...

Jobb: Az orosz belügyminisztérium állandó nyilvántartásba vételt kér az ellenőr... vagy Az orosz belügyminisztérium egy ellenőr állandó nyilvántartásba vételét kéri Moszkvában...

Morfológiai hibák

A definíciók harmonizálása

Ha a definíció olyan főnévre vonatkozik, amelyhez van függelék, akkor megegyezik a kombináció fő szavával: új laboratóriumi autó, univerzális szerkesztő program. Az ilyen kombinációkban általában a fő szó áll az első helyen.

Ha a definíció egy személynév és egy alkalmazáshoz hasonló kombinációra vonatkozik tanszékvezetőT. Ivanov, a meghatározás általában megegyezik a legközelebbi főnévvel: a miénk osztályvezető Petrov; főfelügyelő, Jakovleva elvtárs; új főnök, Serov.

Ettől a szabálytól való eltérések azokban az esetekben figyelhetők meg, amikor a definíciót résznévvel fejezik ki: hangszóróoperatív értekezleten Si-dorova osztályvezető-helyettes...; Alekszejeva főfelügyelő, aki részt vett a rendelettervezet előkészítésében...

Hibák a teljes és rövid forma melléknevek

Az üzleti levelek íróinak figyelembe kell venniük, hogy a melléknevek rövid formái gyakoribbak hivatalos üzleti beszéd. Teljes formák az ilyen szövegekben a melléknevek nem megfelelőek.

Rossz: A bizottság következtetései ésszerűek és igazságosak.

Jobb:A bizottság következtetései indokoltak ésbecsületes.

Rossz: V. V. elbocsátásáról szóló határozat Ivanov illegális.

Jobb: V. V. elbocsátásáról szóló határozat Ivanovaillegális.

Ha rövid melléknevek alakjait használjuk -enenÉs rövid tagmondatokat tovább -en Figyelembe kell venni, hogy a hivatalos üzleti beszédben előnyösebb az űrlapok használata -enen.

Jobb: A végeredmény azonoselőzetes számítások.

Az osztály minden alkalmazottja felelős a munka minőségéért.

Lexikai és stilisztikai hibák

Szavak és kifejezések helytelen használata

Egyes szakkifejezéseket, szakzsargon szavakat csak egy-egy szakmához tartozók szűk köre ismer, ezért szükséges ezek megfejtése a szövegben. Használja ugyanazt kimondott szavakés a beszédfigurák általában nem megfelelőek a hivatalos dokumentumokban, például:

Biztosítsa az osztály napi építését.

A klerikális stílus részét képezik a frázisok, amelyeket a stilisztikában az állítmány felosztásának neveznek. Az effajta kifejezések helyett érdemesebb igéket használni: nem bónuszokat készíteni, A bónuszokat adni; Nem ellenőrzést végezni, A ellenőrzés.

Az üzleti levelekben sok szóra végződő főnév található -anie, -enie. Nem szabad elragadtatni magát azzal, hogy ezzel a modellel szavakat alkosson, különösen, ha tagadó szavakról beszélünk, például: nem kirendelés,hiány,alulteljesítés.

Idegen szavak nem megfelelő vagy indokolatlan használatanykh szavak

Az a vágy, hogy a szövegnek „szebben” kifejezve nagyobb jelentőséget adjunk, megmagyarázza a visszaélést idegen szavakkal.

Például: határidő végrehajtása késhetkapuzott ahelyett kiterjedt; ajándék ahelyett bemutatni.

Idegen szó használatakor ismerni kell a pontos jelentését. Például a következő mondat helytelen: Hatékonya megtakarítási rendszer hatékonysága nagyban függ attól, hogyana pénzügyi kiadások korlátozottak.

Szó határ„maximális normát” jelent, tehát az elkülönített források korlátozottak, nem a kiadások.

Több azonos jelentésű szó használata (egyezmény–állapotú, rendkívüli–különleges) gyakran megnehezíti a dokumentumokkal való munkát, különösen gépi feldolgozáskor.

HIVATALOS ÜZLETI LEVELEK

Névmások teÉs A te nagybetűvel írva:

mint egy forma udvarias bánásmód egy személynek;

a kérdőívekben.

Több személy megszólítása esetén ezeket a névmásokat kisbetűvel írjuk.

1. Felkérő levelekhez

A. Alapvető összetételek:

Egy kéréssel fordulunk Önhöz (Önhöz).…

A címünkre történő szállításról...

A címemre vezető irányról...

Az egységünkre való deportálásról...

A gyors átadásról hivatalos képviselőnknek...

A biztosításról...

Kérünk (kérünk) Téged (Téged)...

Értesítés (nekünk)...

Küldd el nekem)...

Sürgősen nyújtsa be (a miniszternek) ...

Azonnal jelentse (a tudományos és műszaki tanácsnak) ...

Értesítés (Osztályvezetés) a...

Tájékoztasson...

Kérem a hozzájárulását, hogy...

Küldés a (a rám bízott szervezet) címére...

Biztosítja számunkra...

(N fő) megismertetése...

Ebben kérjük a segítségüket...

Fogadás...

Gyors kiszállítás...

Gondoskodás további információ viszonylag...

Véghezvitel...

utasításait kérem...

... megállapodást kötni... a...

Vállalati raktárból kiszállításra... képviselőnek...

Dokumentumok elkészítéséhez... (B jelöltnek)...

Áttekintéshez (korlátok)...

B.

A (hozzánk intézett felhívással) kapcsolatban...

A (korábbi megállapodás) szerint...

(a tárgyában folytatott tárgyalások eredményei) alapján...

Figyelembe véve (hosszú távú együttműködésünket)...

Figyelembe véve (üzleti kapcsolataink hosszú távú és gyümölcsöző jellegét)...

A (jelenlegi megállapodás szerint...)...

Komolyan...

Igazán...

Kérem...

Kivételként...

Nagyon hálásak lennénk, ha...

A rendkívüli körülmények miatt...

A levelére hivatkozva...

Engedjék meg, hogy ezzel kapcsolatban utaljak az Ön üzenetére email tól től...

A fellebbezés alapja az Ön faxa a következőtől:

Mint azt bizonyára Ön is tudja, egy telefonbeszélgetés során... és... (... dátum)...

2. Üzenő levelekhez

A. Alapvető összetételek:

tájékoztatlak (informálok) téged…

A történtekről...

A változásokról...

A szükségességről...

A tényekről...

Azokról az intézkedésekről, amelyeket azért tettünk...

RÓL RŐL előzetes eredmények...

A végső megállapodás megkötéséről...

Bemutatom...

Információ valamiről...

Projekt (terv, program)...

Ajánlatok a...

Tekercs...

Anyagok...

Jelentést...

WHO...

Jelentést...

én rendezek…

Útmutató a...

Rendelés...

Kivonat a rendelésből...

Az irányelv másolata...

A megállapodás másolata...

Megoldás...

Jegyzőkönyv...

Felbontás...

küldöm…

Eszközkészlet...

Forma...

...másolat...

Leírás...

Dokumentáció...

B. Segédmondatok:

Szeretnénk tájékoztatni Önöket, hogy...

Munkahelyi használatra küldjük...

Útmutatásért küldöm napi tevékenységek …

Utasításainak megfelelően bemutatom...

Vezetősége figyelmébe ajánljuk, hogy...

Kötelességünknek tekintjük tájékoztatni...

Szükségesnek tartjuk elküldeni az Ön címére...

3. Kérdőlevelekhez

A. Alapvető összetételek:

... benyújtok egy kérelmet...

Kérést küldök...

Kérje Öntől az alábbi információkat...

Forduljon Önhöz a...

4. Pályázati levelekhez

A. Alapvető összetételek:

…jogosultak nyilatkozni...

A vezetőség szándékáról...

A minisztérium tervéről...

Vezetőségünk vágyáról...

…Megtiszteltetés számomra, hogy a következő nyilatkozatot tehetem...

Viszonylag...

Következtében...

Vonatkozó...

Ról ről...

B. Kiegészítő megfogalmazás:

Az állítólagos visszaélésekről szóló információk médiában való megjelenése miatt...

Figyelembe véve a részlegeink között fennálló kapcsolatok jellegét...

5. Megerősítő e-mailekhez

A. Alapvető összetételek:

Megerősít (megerősít)…

Az átvétel ténye...

Fogadás...

Részvétel...

Érkezés...

Küldés...

Sürgősen szükség van...

Én (mi) kaptam...

Hálásan megerősítjük...

Örömmel erősítem meg...

Ez a levél megerősíti...

Visszaigazolást küldünk...

Megerősítésképpen... elküldjük az Ön címére...

Most kaptuk meg...

még mindig nem kaptam...

Teljes egészében megkaptuk...

Ezek a minták teljesen kielégítenek minket...

Az Ön által küldött információ elvesztette relevanciáját és alkalmasságát...

A hozzánk állandó használatra átadott komplexumok teljes mértékben megfelelnek a követelményeknek...

Sajnos az üzembe helyezett berendezések már nem felelnek meg a szabványoknak...

6. Utánkövető levelekhez

A. Alapvető megfogalmazás:

Továbbá Nak nek ref. tól től… № ...

Tájékoztatom...

Küldöm...

Bemutatom...

én rendezek...

Kérjük, add hozzá...

Az aláírásra benyújtott megállapodás-tervezet szövege...

A megállapodás... szakasza a...

Az Ön rendelkezésére álló megállapodás...

B. Segédmondatok:

Szükségesnek tartom kiegészíteni...

Javaslom a projekt kiegészítését...

Az alábbi kiegészítések a jelenlegi...

Úgy gondoljuk, célszerű lenne a következő tartalmi kiegészítéseket tenni...

7. Hírlevelekhez

A. Alapvető összetételek:

Tájékoztatjuk...

Hadd értesítsem...

Tájékoztatjuk Önöket...

Helyénvalónak tűnik tájékoztatni szervezetét...

Köszönjük érdeklődését ajánlatunk iránt...

Örömmel kaptuk válaszát korábbi üzenetünkre...

Hálásak vagyunk a figyelemért, amelyet a...

Köszönjük, hogy lehetségesnek vélte válaszolni a...

A tájékoztató levél célja...

Megoldás

1.1. A Charta of the Open ezen változata Részvénytársaság A "Vágottszál-feldolgozó Központi Kutatóintézet", a továbbiakban: Vállalat, a hatályos jogszabályokkal összhangban került kialakításra.

A felkérő levél az üzleti levelezés talán legelterjedtebb formája. Azon helyzetek száma, amelyek szükségessé teszik egy jogi, ill Egyedi, nem lehet megszámolni. Ez információszerzés, termékminták beszerzése, cselekvések összehangolása, valamilyen cselekvés előidézése stb.

A kérőlevél összetétele és felépítése nem sokban különbözik a szokásostól. A kérelmező levél szövege általában két részből áll:

1. Bevezető rész, ahol a dolog lényege narratív formában kerül megfogalmazásra, kifejtésre kerül a kérés indítéka és oka. A következő szabványos kifejezéseket gyakran használják itt:

a petíció oka

Átvétel elmaradása miatt... ;

A társadalmi jelentőségét tekintve... ;

Figyelembe véve (hosszú távú együttműködésünket)... ;

Figyelembe véve (üzleti kapcsolataink hosszú távú és gyümölcsöző jellegét)... ;

A tettei és a korábban elfogadott megállapodások közötti eltérés miatt... ;

A rakomány átvételének késése miatt... ;

A tárgyalások eredménye alapján a kérdésben... stb.

A kérés célja

A megbízás teljesítése érdekében... ;

A probléma mielőbbi megoldása érdekében...;

A kérdések összehangolására... ;

A rakomány áthaladásának biztonsága érdekében... ;

A konfliktushelyzetek elkerülésére... stb.

A korábban megkötött megállapodásnak megfelelően...;

A hozzánk intézett felhívással kapcsolatban... ;

Szóbeli megállapodás alapján... ;

Telefonbeszélgetésünk alapján... ;

kormányrendelet szerint... ;

A kölcsönös ellátásokról szóló jegyzőkönyv szerint... stb.

A fenti kifejezések mindegyikét a szövegkörnyezet és a beszédhelyzet figyelembevételével kell használni.

Szinte minden szabványos kifejezés ezzel kezdődik származékos elöljárószó vagy elöljáró kombinációból. Figyelni kell ezeknek az elöljárószavaknak a helyes használatára a főnévi igenéveknél, amelyek főként a genitivusban és a datatívusban fordulnak elő.

2. Tulajdonképpen egy kérés. Itt a levél kulcsmondata a kérdezni igéből képzett szavakat tartalmazza. Használatát az üzleti szövegekre vonatkozó etikett-követelmények és az üzleti kommunikáció pszichológiai törvényei magyarázzák - az ember szívesebben vállalja, hogy egy kérés, semmint követelés formájában kifejezett cselekvést hajt végre.

Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy maga a leíró jellegű kérés nem tartalmazza ezt az igét, például: Reméljük, hogy a megadott határidőn belül lehetőség nyílik javaslatunk elbírálására.

A kérés megfogalmazható egyes szám első személyben („kérdem...”), első személyben többes szám("Kérjük..."), egyes szám harmadik személyből (ebben az esetben gyűjtő értelmű főnevek használatosak: "A vezetőség kéri...", "Az adminisztráció kéri...", "Tanács munkás kollektíva kérdez...", stb.), többes szám harmadik személyből, ha több gyűjtő értelmű főnév is használatos (Az Igazgatás és a Munkaügyi Kollektív Tanács kérdez...).

Ha a kérőlevél többdimenziós, akkor egy ilyen levél második részének összetétele így nézhet ki (a kompozíció egyes részeinek meg kell felelniük a szöveg bekezdés szerinti felosztásának):

Kérlek, kérlek...)

Egyúttal kérdezem... (Kérjük is...)

Én is kérdezek... (És mi is kérdezünk...)

A felkérő levél megírásakor vegye figyelembe a következő ajánlásokat:

1. Kérelem benyújtásakor hangsúlyozni kell, hogy Ön vagy szervezete érdekelt a teljesítésében.

2. Semmi esetre se kezdje a levelet a „Kérem...” szóval – tapintatosabb, ha először elmagyarázza kérésének indokait (még akkor sem, ha minden részletet már egyeztettek a címzettel).

3. Ne rohanjon előre megköszönni a címzettnek. Ezzel kényelmetlen helyzetbe hozza magát és a címzettet is. Próbáljon megköszönni, amikor megtudja, hogy kérését teljesítették.

A kérés megfogalmazásakor gyakran a következő szabványos kifejezéseket használják:

Egy kéréssel fordulunk Önhöz...

A címünkre történő szállításról...

A címemre vezető irányról...

A szervezetünknek való elküldésről...

Arról, hogy nekem...;

Kérünk (kérünk) Téged (Téged)...

Értesítés (nekünk)...

Küldd el nekem)...

Sürgősen jelen...

Azonnal jelentsd...

Értesítés (cégvezetés) a...

Tájékoztasson...;

Kérem a hozzájárulását, hogy...

Küldés...

Biztosítja számunkra...

Ismerkedés a...

Az alábbi berendezések átadása... ;

Segítségüket kérjük...

Fogadás...

Gyors kiszállítás...

További információk megadása a...

Vezényel... ;

Kérem (az Ön) utasításait...

Megállapodás megkötésére...

Vállalati raktárból kiszállításra... képviselőnek...

Dokumentumok elkészítéséhez...

Ellenőrzésre... ;

Kérünk benneteket, hogy ne tagadjátok meg az udvariasságot és... .