Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Отраслевой центр повышения квалификации вниидад Что такое вниидад

Предложить изменения Сообщить о закрытии

ВНИИ документоведения и архивного дела создан в 1966 году по распоряжению правительства СССР. Институт вел научно-исследовательскую работу в области архивного дела и документоведения. На основе полученных результатов сотрудники НИИ готовили методические указания и рекомендации по организации архивов и делопроизводству для учреждений разного профиля деятельности. После распада Советского Союза основные функции по ведению архивной деятельности перешли к Росархиву, в структуру которого вошел и ВНИИДАД. Институт включен в систему центрального архивного агентства страны на правах самостоятельной организации. В его задачи входит разработка методических и теоретических вопросов документоведения и архивного дела, включая обеспечение организаций документами. В состав учреждения включено несколько научных и исследовательских подразделений, которые осуществляют организацию справочного аппарата и строгий учет архивных документов. Имеются в НИИ сектор комплектования и экспертизы документов, отдел управления документацией и стандартизации. Особое подразделение разрабатывает вопросы обеспечения сохранности документов. Сотрудниками НИИ разработаны четкие правила, регламенты и методики работы архивов, находящихся в ведении государства и отдельных организаций. Одно из важных направлений деятельности учреждения – решение вопросов, непосредственно связанных с классификацией архивной информации и печатных материалов.

Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦПК) ВНИИДАД функционирует более 12 лет, имеет бессрочную лицензию на право осуществления образовательной деятельности (серия ААА № 000821 регистрационный № 0809 выдана Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки 9 марта 2011 года).

ВНИИДАД имеет статус базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления государств - участников СНГ(решением Совета глав правительств СНГ от 18 сентября 2003 года).

В ОЦПК ВНИИДАД функционируют годичные заочные и заочно-очные курсы профессиональной переподготовки и повышения квалификации по архивному делу и документоведению и документационному обеспечению управления (делопроизводству), а также краткосрочные тематические (недельные и двухнедельные) курсы повышения квалификации, однодневные и двухдневные семинары-практикумы. Основные направления обучения: делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ), документоведение, электронный документооборот, архивное дело, архивоведение, электронный архив.

Занятия проводят ведущие специалисты ВНИИДАД – разработчики основных действующих в РФ нормативных документов: законов, правил, ГОСТов, инструкций, перечней и авторы методических пособий по организации работы с документами в современных условиях.

Услуги компании

Направления обучающих программ:

Делопроизводство. Секретарское дело. Call-центры

___
Если Вы являетесь сотрудником данной компании, Вы можете вступить в это сообщество. Вступление дает Вам право публиковать новости и события компании, в том числе семинары, тренинги и конференции, которые будут отображаться в общем календаре событий.

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (далее - ВНИИДАД) в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24.06.1992 № 430 является правопреемником ранее действующего Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, созданного распоряжением Совета Министров СССР от 02.03.1966 № 407р.

Участвуя во взаимодействии с Росархивом, научно-методическими советами архивных учреждений федеральных округов и заинтересованными организациями в научном прогнозировании развития архивного дела, формировании приоритетов научно-технической политики архивной отрасли, выборе перспективных направлений научных исследований в области архивоведения и документоведения, ВНИИДАД объективно выступает одним из основных интеграторов архивного сообщества страны.

1. Организация деятельности

Являясь научной организацией, ВНИИДАД функционирует в соответствии с Федеральным законом от 23.08.1996 № 127-ФЗ «О науке и государственной научно-технической политике».

Согласно Уставу, утвержденному приказом Росархива от 31.05.2011 № 40, институт осуществляет научно-исследовательскую, научно-информационную и образовательную деятельность.

Учредительные и правоустанавливающие документы ВНИИДАД (Устав, Свидетельство о регистрации юридического лица, Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и др.) оформлены в установленном порядке.

Организационная структура института, включающая 7 подразделений (4 отдела, лаборатория и 2 центра (в т.ч. действующий на основе самоокупаемости Отраслевой центр повышения квалификации)), в целом обеспечивает решение стоящих перед ним задач. В то же время представляется необходимым пересмотреть распределение штатной численности между структурными подразделениями, имея ввиду увеличение числа занятых непосредственно научно-исследовательской работой.

Все структурные подразделения имеют положения, работники - должностные инструкции; установлено распределение обязанностей между директором института и его заместителями.

Для разработки научных тем, а также подготовки наиболее серьезных нормативных и методических документов практикуется применение такой гибкой формы организации труда как создание временных творческих коллективов, состав и обязанности членов которых регламентируются соответствующими приказами.

В качестве основных совещательных органов во ВНИИДАД функционируют дирекция и Ученый совет.

Дирекция, действующая на основании утвержденного приказом от 19.11.2010 № 57 Положения, собирается регулярно 1-2 раза в месяц и в целом выполняет возложенные на нее функции, хотя план ее работы, предусмотренный Положением, отсутствует. Дирекция рассматривает вопросы организации работы института в целом и отдельных структурных подразделений, финансовой и административно-хозяйственной деятельности, контролирует ход выполнения государственного задания и государственных контрактов, заключенных в рамках реализации федеральных целевых программ, а также результаты особо важных научно-исследовательских работ.

Ученый совет (Положение о котором и план работы отсутствуют) собирается 2-3 раза в год для обсуждения годовых результатов деятельности института, отдельных, наиболее наукоемких результатов НИР и пр.

В нарушение своего же Устава и, несмотря на неоднократные указания Росархива, институт годовой план работы не формирует, вследствие чего руководствуется в основном государственным заданием, контрактами (договорами) на выполнение работ и оказание услуг, а также планами работы структурных подразделений.

Отчеты по выполнению государственного задания (квартальные и годовые) направляются в Росархив своевременно.

С целью реализации Указа Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» приказом Росархива от 07.07.2014 № 51 утвержден план мероприятий ("дорожная карта") «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности науки в отношении подведомственного Федеральному архивному агентству федерального бюджетного учреждения «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»». Установленные им показатели в целом выполняются, за исключением показателя по уровню заработной платы, что, прежде всего, связано со значительным недофинансированием института со стороны Минобрнауки России. В этой связи, наряду с продолжением взаимодействия Росархива с Минобрнауки России по вопросу выделения дополнительных средств на повышение оплаты труда, институту необходимо изыскивать собственные возможности для увеличения поступления средств от приносящей доход деятельности, концентрации организационных, кадровых и интеллектуальных усилий на этом направлении.

Информация об Институте размещена и регулярно обновляется на официальном сайте государственных и муниципальных учреждений (http://www.bus.gov.ru), портале «Архивы России» () и собственном официальном сайте (http://www.vniidad.ru).

В период 2014 - 2016 гг. была проведена работа по расширению возможностей более эффективного использования сайта ВНИИДАД в деятельности института как инструмента информационно-рекламной работы и ознакомлению потенциальных потребителей с его научными разработками и направлениями проводимых исследований. В частности, в 2016 г. была проведена очередная модернизация сайта за счет перехода на версию на Joomla 1.5.26 системы управления информацией (CMS).

Соответствующими тематическими разделами сайта обеспечивается информационная поддержка основной деятельности института путем доведения до потенциальных потребителей перечня услуг, сведений о новых информационных поступлениях в справочно-информационный фонд, рекламы новых публикаций института, информации о планах проведения научных мероприятий, размещения актуальной новостной информации по документоведению и архивному делу, программ и графиков учебных курсов повышения квалификации и переподготовки кадров и т.д.

2. Кадровое обеспечение

По объективным причинам в течение последних лет штатная численность ВНИИДАД сокращалась и на момент проверки составила 100 человек, из которых 5 человек являются внешними совместителями, 8 - внутренними. Фактически в списочном составе института 59 человек, 37 из которых - в возрасте свыше 50 лет, в т.ч. пенсионного возраста - 28. Стаж работы в институте или в архивных учреждениях свыше 15 лет имеет 33 работника.

Высшее образование имеют 52 человека, из них 48% (25 человек) - историко-архивное и историческое; 9 - документоведческое; 4 работника имеют два высших образования. В институте работают 4 доктора наук и 18 кандидатов наук.

Приказом ВНИИДАД от 04.04.2016 № 15 утверждено Положение о порядке аттестации научных работников института, но их аттестация в последние три года не проводилась.

Трудовые договоры заключены со всеми работниками института. Дополнительные соглашения к ним составляются по мере необходимости. Вместе с тем, к переводу на «эффективный контракт» в соответствии с Программой поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012 - 2018 годы, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.11.2012 № 2190-р, институт не приступал.

Повышение квалификации работников происходит по планам, ежегодно утверждаемым директором института. Оно охватывает все направления деятельности института, в том числе вопросы информационных технологий, бухучета, пожарной безопасности. Работники института проходят повышение квалификации в Академии гражданской защиты МЧС, Институте государственных закупок РАНХиГС, на базе ОЦПК ВНИИДАД.

Работа по подбору кадров ведется в традиционном порядке. Объявления о вакансиях публикуются на официальном сайте института. Резерв на руководящие должности в настоящее время находится на стадии разработки.

Осуществляются меры по вопросам антикоррупционной политики. В частности, приказом от 28.01.2015 № 6 назначен ответственный за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений; приказом от 03.02.2015 № 9 «Порядок сообщения работниками ВНИИДАД о получении подарка в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, сдачи и оценки подарка, реализации (выкупа) и зачисления средств, вырученных от его реализации» с приложениями»; приказом от 12.10.2016 № 36 утверждены Положение о конфликте интересов; антикоррупционная политика; Кодекс этики и служебного поведения работников.

Организация работы отдела кадров и постановка кадрового делопроизводства в целом соответствует требованиям законодательства, в том числе в части защиты персональных данных работников. Помещение кадровой службы позволяет обеспечить особые условия хранения в несгораемом сейфе документов персонального учета, проводить собеседования по кадровым вопросам.

В институте организована практика студентов ВУЗов и колледжей, которую ежегодно проходят порядка 3-5 учащихся.

3. Научно-исследовательская работа

Доля работников, непосредственно занимающихся научно-исследовательской работой, составляет примерно 70% от фактической численности института. Вследствие недостаточного кадрового обеспечения ВНИИДАД ограничен в своих возможностях разработки всего спектра актуальных для архивной отрасли научных тем. В частности, проведенная РАН экспертиза научной деятельности института, отмечая потенциал инновационных проектов по созданию блока методических рекомендаций в такой области как электронные документы, электронный архив, оцифровка документов, констатировала, что «данное направление не является ведущим в деятельности организации».

Научная работа ведется в соответствии с ежегодными планами научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания (далее - План НИОКР), а также по темам, запланированными Росархивом в рамках реализации ФЦП «Культура России».

За последние три года институтом завершено более 60 научных разработок, основная часть которых (67%) носит информационно-аналитический характер. Доля работ нормативного и методического характера составляет соответственно 19,6% и 14,7%. Анализ динамики свидетельствует о снижении количества выполненных научных работ: 39 - в 2014 г., 14 - в 2015 г., 17 - в 2016 г.

В общей сложности за 2014 - 2016 гг. работниками института были опубликованы шесть монографий, два справочно-библиографических издания и двадцать три статьи в изданиях, входящих в Перечень изданий, рекомендованных ВАК Минобрнауки России. Общее количество опубликованных (в том числе депонированных) работ сотрудников ВНИИДАД за 2014 - 2016 годы составило 290 наименований.

За последние три года в Российском индексе научного цитирования (РИНЦ) зафиксировано 75 публикаций работников института. ВНИИДАД имеет достаточно солидный индекс Хирша (h-index) - 6; и неплохой i-Индекс - 5.

Как правило, результаты научных исследований ВНИИДАД принимаются без существенных замечаний или после незначительной доработки с учетом высказанных в ходе обсуждений на заседаниях совещательных органов Росархива (коллегии, комиссии по научно-исследовательской и методической работе и др.) замечаний. В то же время, несмотря на то, что научно-исследовательские работы, результатом которых являются методические пособия, выполняются институтом надлежащим образом и в установленном порядке, их внедрение иногда затруднено по причине недостаточно тесной связи с практической работой архивных учреждений.

Государственная регистрация научно-исследовательских работ проводится институтом в установленном порядке. ВНИИДАД ежегодно направляет отчетные материалы в Федеральную систему мониторинга результативности деятельности научных организаций, выполняющих научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы.

Отчеты о НИР, выполненных ВНИИДАД, не всегда в полной мере соответствуют требованиям к их структуре и оформлению ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» (не освещены актуальность и объекты исследования, методология и методы проведения работ, значимость и т.д.).

Однако основной проблемой организации научно-исследовательской работы является заметное и неуклонное снижение его кадрового потенциала как в количественном, так и в качественном отношении. Сравнительный анализ результатов научно-исследовательской деятельности показал, что в 2014 - 2016 гг. уволившимися по различным причинам в последние три года специалистами было опубликовано 204 работы (не считая коллективных исследований и трех сборников материалов конференций «Документация в информационном обществе»), а продолжающими работу сотрудниками только 86. При этом динамика научно-публикационной активности продолжающих работу сотрудников показывает снижение темпов: если в 2015 г. ими были опубликованы 33 работы, то в 2016 г. их число сократилось до 25.

Таким образом, творческий потенциал научных сотрудников ВНИИДАД в целом реализуется недостаточно, а для примерно половины сотрудников вообще остается не проявленным в виде научных публикаций, что резко снижает общую оценку результативности института.

4. Научно-информационная деятельность

Научно-информационное обслуживание архивных учреждений, юридических и физических лиц профильной нормативной и научно-методической литературой ВНИИДАД осуществляет через Отраслевой центр научно-технической информации по архивоведению и документоведению (далее - ОЦНТИ), который ежегодно исполняет в среднем более 600 информационных запросов юридических и физических лиц.

Справочно-информационный фонд (СИФ) ОЦНТИ составляет около 54,0 тыс. опубликованных и неопубликованных работ, ежегодно увеличиваясь в среднем на 500 новых поступлений. В целях учета и использования на них составлена и ведется в традиционном виде справочно-информационная картотека, а также периодически издаются перечни новых поступлений. В электронную версию каталога, размещенную на сайте ВНИИДАД, введено 42,0 тыс. библиографических описаний материалов СИФ.

В силу слабой технической и программной оснащенности института (отсутствие сканеров с высокой производительностью, компьютерных программ оптического распознавания текста и редактирования файлов PDF, фоторедактора) процесс перевода непосредственно материалов СИФ в электронный вид идет довольно медленно , а созданный электронный ресурс в свободном доступе на сайте института не размещается.

5. Образовательная деятельность

Имея бессрочную лицензию на право осуществления образовательной деятельности ААА № 000821, рег. № 0809, выданную Рособрнадзором 09.03.2011, институт ведет ее по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре, а также по дополнительным профессиональным программам и программам профессионального обучения.

В соответствии с решением Совета глав правительств СНГ от 18.09.2003 ВНИИДАД имеет статус базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления государств - стран-участников СНГ, который реализуется через деятельность Отраслевого центра повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (далее - ОЦПК).

Институт осуществляет обучение в аспирантуре по специальности 05.25.02 - Документалистика, документоведение, архивоведение. Однако в нарушение Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным программам высшего образования - программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адьюнктуре), утвержденного приказом Минобрнауки России от 19.11.2013 № 1259, соответствующая образовательная программа ВНИИДАД государственную аккредитацию не проходила.

В настоящее время в аспирантуре обучаются три человека на очной форме обучения (в т.ч. один - на платной основе) и один человек на заочной форме. В 2015 - 2016 гг. прием в аспирантуру не проводился.

В связи с невозможностью обеспечить функционирование диссертационного совета в соответствии с требованиями приказа Минобрнауки России от 12.12.2011 № 2817 «Об утверждении Положения о совете по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук» и отсутствием в институте необходимого количества докторов наук работа диссертационного совета прекращена (приказ Минобрнауки России от 07.07.2015 № 729/НК), что, тем не менее, не является достаточным оправданием отсутствия подготовленных институтом диссертантов, поскольку выпускники аспирантуры могли бы защищаться в диссертационном совете РГГУ.

ОЦПК осуществляет профессиональную переподготовку и повышение квалификации кадров по архивному делу и документационному обеспечению управления на договорной основе с юридическими и физическими лицами. Обучение в ОЦПК проводится в очной, очно-заочной и заочной формам по основным направлениям профессиональной переподготовки, повышения квалификации в краткосрочном и в долгосрочном формате, а также в отдельных случаях - в рамках индивидуальных стажировок.

Работа ОЦПК строится на основе тематических планов образовательных мероприятий и графиков проведения учебных курсов. Для координации работы ОЦПК создан методический совет, в функции которого входят согласование тематических планов и учебных программ, графиков проведения курсов, перечней издаваемой учебно-методической литературы, контролю качества учебных программ, оптимальной методике набора слушателей. В настоящее время состав совета нуждается в существенном обновлении из-за увольнения большинства его членов.

К учебному процессу помимо ведущих специалистов ВНИИДАД привлекаются также наиболее квалифицированные работники государственных архивов, разработчики программных продуктов в сфере информационно-документационного обеспечения управления и архивного дела, преподаватели профильных высших учебных заведений, хотя такая практика не является особо распространенной вследствие отсутствия у института достаточных финансовых средств для привлечения их к проведению занятий.

За последние три года ОЦПК обучил более 2,5 тысяч человек, в т.ч. значительное число архивистов из стран СНГ и ЕВРАЗИКА (Казахстан, Таджикистан, Монголия, Вьетнам и др.).

Основным недостатком образовательной деятельности ВНИИДАД является отсутствие государственной аккредитации реализуемых им образовательных программ профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Хотя для таковых этого формально не требуется, но тем не менее снижает конкурентные преимущества ВНИИДАД по сравнению с высшими учебными заведениями, которые обладают государственной аккредитацией и активно расширяют практику реализации программ дополнительного образования, что в перспективе может повлечь за собой вытеснение ВНИИДАД с рынка оказания образовательных услуг в сфере подготовки документоведов и архивистов, так как при отсутствии аккредитации он не может выдавать по окончании обучения дипломы и сертификаты государственного образца.

Не способствует образовательной деятельности и отсутствие активного профессионального взаимодействия института с однопрофильными высшими учебными заведениями.

6. Международное сотрудничество

Международные связи института направлены на повышение качества научной деятельности на основе кооперации с международным архивным сообществом через развитие совместных программ, использование архивоведческих и делопроизводственных новаций и информационных технологий, участие в международных научных проектах, научную мобильность ученых.

До недавнего времени наиболее плодотворно профессиональные связи развивались в рамках договора между ВНИИДАД, Белорусским НИИ документоведения и архивного дела и Украинским НИИ архивного дела и документоведения. Однако после известных событий контакты с украинской стороной были заморожены, в то время как связи с белорусскими коллегами продолжают развиваться достаточно активно. ВНИИДАД - постоянный участник совместных научных мероприятий, реализуемых в рамках Плана совместных действия Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь на 2014-2016 годы.

Важным направлением международной деятельности института является участие в работе Международного совета архивов и его Евро-Азиатского регионального отделения (ЕВРАЗИКА). Представители ВНИИДАД принимали участие в большинстве Международных конгрессов архивов последнего времени и практически во всех мероприятиях ЕВРАЗИКА. Здесь следует отметить ежегодную организацию под эгидой ЕВРАЗИКА и Росархива международных конференций «Документация в информационном обществе».

Полезным представляется и участие ВНИИДАД в деятельности Международного института архивоведения в Триесте и Мариборе как одного из авторитетных форумов специалистов в области архивоведения.

С 2016 г. ВНИИДАД является партнером международного проекта InterPARES Trust и входит в состав его Европейской группы .

7. Материально-техническое и финансовое обеспечение

Недвижимого имущества ВНИИДАД на балансе не имеет. На основании договора безвозмездного пользования помещениями и имуществом от 11.01.2011 № БП 3/11 он занимает рабочие помещения общей площадью 1731,7 кв. метров в здании Российского государственного архива научно-технической документации по адресу: Профсоюзная ул., д. 82.

Обеспеченность работников компьютерным оборудованием составляет 85% (50 рабочих станций, из которых 8 ед. старше 8 лет).

Финансирование ВНИИДАД, как федерального бюджетного учреждения, осуществляется за счет средств:

федерального бюджета, выделяемых в виде субсидии на выполнение устанавливаемого ежегодно государственного задания;

федеральной целевой программы «Культура России», получаемых на конкурсной основе;

поступающих от приносящей доход деятельности.

Динамика соотношения бюджетного и внебюджетного финансирования за последние три года свидетельствует о снижении внебюджетных доходов, как в абсолютном выражении, так и в долях по отношению к бюджетной составляющей. При этом бюджетное финансирование в абсолютном выражении за этот период практически не менялось:

При этом следует особо отметить, что непосредственно научная деятельность осуществляется институтом исключительно за счет бюджетных средств в рамках выполнения государственных заданий и государственных контрактов по ФЦП «Культура России». За период 2014 - 2016 гг. ВНИИДАД не реализовал ни одного исследовательского проекта по заказам негосударственных организаций или с привлечением грантовой поддержки.

Средства, направляемые на развитие института в т.ч. на материально-техническое оснащение, составляют сравнительно небольшую часть его внебюджетных доходов: в 2014 г. - 814 616,0 руб. (6,8% от внебюджетных доходов), в 2015 г., - 1 080 855,0 руб. (10,4%), 2016 г. - 1 128 901,0 руб. (7,6%).

В 2014-2016 гг. нецелевого (неэффективного) расходования бюджетных средств институтом не допущено. Порядок расходования средств на служебные командировки соблюдается.

Бюджетный учет доходов и расходов ведется в соответствии с рабочим планом счетов бюджетного учета. Проверкой правильности составления ВНИИДАД «Отчета об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности» за 2016 г. и другой бюджетной отчетности выявлен ряд нарушений. Отчеты предоставляются с нарушением установленных сроков, что приводит к опозданиям в сдачи консолидированной отчетности Росархивом в Федеральное казначейство

В целях упорядочения внебюджетной деятельности разработаны типовые формы договора на оказание платных образовательных услуг (заочные курсы, очно-заочные, краткосрочные очные с юридическими/физическими лицами), договора возмездного оказания услуг (для привлечения преподавателей на курсы повышения квалификации для чтения лекций, проверки контрольных и иных работ и т.д.), договора возмездного оказания услуг по подготовки и предоставления информационных материалов (для ОЦНТИ).

Инвентаризация денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств и финансовых обязательств в 2016 году не проводилась.

Выборочной проверкой правильности установления должностных окладов и их начисление за 2016 г. нарушений не установлено. В проверяемом периоде полнота и своевременность отражения финансово-хозяйственных операций по оплате труда, начислению и уплате страховых взносов в регистрах бюджетного учета, нарушений не выявлено.

Оплата труда производится в соответствии с трудовыми договорами и табелем учета рабочего времени.

Приложение
к справке по итогам комплексной проверки
ФБУ «Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела»