Dokumentenspezialist - Aufgaben, Anforderungen und Rechte. Dokumentenspezialist – Aufgaben, Anforderungen und Rechte Zu welcher Fachrichtung gehört der Dokumentenspezialist?

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Für Freunde!

Referenz

Die Grundlage für die Existenz eines jeden Unternehmens sind Dokumente. Ohne sie und ohne ein etabliertes Dokumentenmanagementsystem entstehen Chaos und Verwirrung. Der Dokumentenspezialist ist der Spezialist, der für Ordnung in den Dokumenten sorgt und die mobile Arbeit der Organisation unterstützt.

Der Schreiber kann als „Vater“ des Dokumentenmanagementberufs angesehen werden. Im alten Ägypten waren es die Schriftgelehrten, die Schriftrollen (den Prototyp des Dokuments) zusammenstellten und kopierten. Der Beruf war unglaublich ehrenhaft und prestigeträchtig. „Der Schriftgelehrte trägt keine Körbe, rudert nicht mit Rudern, wird nicht mit Ruten ausgepeitscht und steht nicht unter der Autorität zahlreicher Vorgesetzter“, heißt es in einer der ägyptischen Chroniken. Das ist nicht verwunderlich, denn Schreiber sind Menschen, die speziell in der Kunst des Schreibens ausgebildet sind. Sie kannten nicht nur die Sprache der Hieroglyphen, sondern waren auch mit den exakten Wissenschaften – der Arithmetik – bestens vertraut. Schriftgelehrte waren fast immer Männer und gaben ihre Arbeit weiter.

Beschreibung der Aktivität

Heutzutage ist der Beruf des Dokumentenmanagements überwiegend weiblich. Dies ist ein Spezialist, der alles über Dokumente und die Arbeit mit ihnen weiß. Der Schwerpunkt seiner Tätigkeit liegt in der Erstellung und Ausführung von Geschäftspapieren. Der Dokumentenspezialist führt deren Aufzeichnungen und Registrierung und kontrolliert die Arbeit des Auskunfts- und Informationsdienstes seiner Organisation oder seines Unternehmens. Überwacht die Einhaltung der Ordnungs- und Aufbewahrungsbedingungen etwaiger Geschäftspapiere, je nach Wichtigkeitsgrad.

Heutzutage stellen Unternehmen und Organisationen massiv auf elektronisches Dokumentenmanagement um, was die Arbeit von Spezialisten erheblich vereinfacht.

Denken Sie nicht, dass der Beruf eines Dokumentenspezialisten langweilig ist. Es ist nicht nur Papierkram. Ein Dokumentenspezialist ist manchmal die einzige Person, die in alle Geschäftsgeheimnisse des Unternehmens eingeweiht ist.

Lohn

Durchschnitt für Russland:Moskauer Durchschnitt:Durchschnitt für St. Petersburg:

Berufliche Verantwortlichkeiten

Dokumentenspezialist entwickelt Standardformulare und Arbeitszeitnachweise. Sortiert die zur Aufbewahrung übergebenen Dokumente und prüft deren Wert. Zu seinen Aufgaben gehört auch die Formalisierung der Entscheidungen von Führungskräften. In diesem Fall ist es notwendig, alle Regeln und Vorschriften zur Erstellung von Geschäftspapieren strikt einzuhalten. Anschließend sorgt er für die „Bewegung“ von Entscheidungen vom Management zu den Untergebenen, von einer Abteilung zur anderen.

Eine weitere Aufgabe eines Dokumentenmanagers ist die Erstellung einer Dokumentendatenbank. Jedem Dokument ist eine elektronische Speicheradresse und ein Registrierungsverzeichnis zuzuordnen. Und damit alle Mitarbeiter der Organisation das gewünschte Dokument in dieser Datenbank problemlos finden können, ist es notwendig, eine effektive Klassifizierung zu erstellen. Dokumente, die nicht mehr im Umlauf sind, gelangen ins Archiv.

Merkmale des Karrierewachstums

Dokumentationsspezialisten können sich in unterschiedlichen Branchen verwirklichen: im Bildungswesen, in der Industrie, in Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Das Karrierewachstum hängt weitgehend vom Dienstort ab. In Ministerien kann sich ein Dokumentenspezialist auf die Position eines leitenden Spezialisten, Beraters, Abteilungsleiters, stellvertretenden Geschäftsführers oder Geschäftsführers bewerben. Und in kleinen Unternehmen kann ein Dokumentenspezialist die zweite Person nach dem Manager werden. Experten glauben, dass der Höhepunkt der Karriere eines Dokumentenspezialisten die Vorbereitung von Dokumenten für die Führung der Regierung der Russischen Föderation und für den Präsidenten der Russischen Föderation ist.

Der sowjetische Dichter Wassili Lebedew-Kumach hat einst in seinem „Lied eines Bürokraten“ treffend darauf hingewiesen, dass das Hauptmerkmal der russischen Gesellschaft lautet: „Ohne ein Blatt Papier bist du ein Käfer, aber mit einem Blatt Papier bist du ein Käfer.“ Mann!" Diese Zeilen haben bis heute nicht an Aktualität verloren. Daher ist es nicht verwunderlich, dass unser ganzes Leben auf die eine oder andere Weise eng mit Vertretern des Dokumentenmanagementberufs verbunden ist, für die ein Dokument nicht nur ein Blatt Papier, sondern das wichtigste Instrument der beruflichen Tätigkeit ist.

Der sowjetische Dichter Wassili Lebedew-Kumach hat einst in seinem „Lied eines Bürokraten“ treffend darauf hingewiesen, dass das Hauptmerkmal der russischen Gesellschaft lautet: „Ohne ein Blatt Papier bist du ein Käfer, aber mit einem Blatt Papier bist du ein Käfer.“ Mann!" Diese Zeilen haben bis heute nicht an Aktualität verloren. Dokumente begleiten uns überall und immer, egal ob es sich um private oder berufliche Momente handelt. Daher ist es nicht verwunderlich, dass unser ganzes Leben auf die eine oder andere Weise eng mit Vertretern verbunden ist Beruf des Dokumentenspezialisten, für die ein Dokument nicht nur ein Blatt Papier, sondern das wichtigste Instrument der beruflichen Tätigkeit ist.

Beachten wir, dass dieser Beruf heute aufgrund der rasanten Entwicklung der Wirtschaft und des elektronischen Dokumentenmanagements eine „Wiedergeburt“ erlebt. In der modernen Gesellschaft werden Informationen in all ihren Erscheinungsformen als „heißes“ Gut wahrgenommen, dessen Suche, Verarbeitung und Speicherung erhebliche finanzielle, arbeitsbezogene, zeitliche und materielle Kosten erfordert. Dokumentenspezialisten, die alle Geheimnisse eines kompetenten Dokumentenflusses kennen und über die Fähigkeit verfügen, die Arbeit mit dem Informationsfluss zu optimieren, helfen, diese Kosten zu minimieren. Daher sind Spezialisten auf diesem Gebiet in nahezu allen Bereichen des menschlichen Lebens ständig gefragt und die Fakultäten für Dokumentenmanagement erfreuen sich bei Bewerbern großer Beliebtheit.

Wer ist Dokumentenspezialist?


Ein hochqualifizierter Spezialist im Bereich Büroarbeit und Dokumentenmanagement, der für Ordnung in den Papieren eines Unternehmens oder einer Organisation sorgt. Verwandte Berufe: Archivar, Sekretärin, Büroorganisatorin.

Der Name des Berufs leitet sich vom lateinischen documentum (Beweis) und dem altslawischen vedѣti (wissen) ab. Mit anderen Worten: Zunächst erfassten Dokumentologen, deren Aufgaben übrigens früher von Schreibern wahrgenommen wurden, eher Beweise über den rechtlichen Hintergrund dieses oder jenes Ereignisses als systematisierte Dokumente. Das uns bekannte Konzept des Dokumentenmanagements entstand erst in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts, als Paul Otlet die Bedeutung des Wortes „Dokument“ so weit erweiterte, dass alle auf einem materiellen Medium aufgezeichneten Informationen als solche bezeichnet wurden ein Dokument. Gleichzeitig entstand der Beruf des Dokumentenspezialisten, dessen Aufgaben sich grundlegend von den Aufgaben eines Schreibers unterschieden.

Fachmann Aufgaben von Dokumentenspezialisten Dazu gehören heute nicht nur die Erstellung von Dokumenten, sondern auch:

  • Entwicklung von Formularen und Dokumentenblättern;
  • Systematisierung der Zusammensetzung des Dokumentenflusses;
  • Prüfung und Organisation der Dokumentenspeicherung;
  • Sicherstellung der „Bewegung“ von Dokumenten vom Management zu den Untergebenen;
  • Erstellung von Dokumentationsdatenbanken;
  • Bestätigung eingehender Dokumente und Zuordnung eines Registrierungsverzeichnisses und einer elektronischen Speicheradresse für diese;
  • Sortieren der Dokumentation und Übertragen veralteter Informationen in das Archiv;
  • Optimierung des Dokumentenflusses einer Organisation oder eines Unternehmens.

Welche persönlichen Eigenschaften sollte ein Dokumentenspezialist mitbringen?

Wie der Name des Berufs schon sagt, Tätigkeiten eines Dokumentenspezialisten bezieht sich ausschließlich auf die Suche, Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten, daher muss der Spezialist eine Vorliebe für „Papier“-Arbeit haben. Darüber hinaus kann ein Dokumentenspezialist seine Arbeit nicht effizient erledigen, wenn er nicht über persönliche Eigenschaften verfügt wie:


Zusätzlich zu den oben aufgeführten persönlichen Eigenschaften verfügt ein guter Dokumentenspezialist über eine ganze Reihe beruflicher Kenntnisse und Fähigkeiten, darunter: Kenntnisse im Umgang mit Office-PC-Anwendungen (Word, Excel, 1C, Outlook usw.), Kenntnisse Grundlagen der Wirtschaftswissenschaften, Unternehmensplanung, Archivierung, Management, Personalmanagement, Organisation der elektronischen Dokumentenverwaltung, Quellenrecherche, Personalaktenverwaltung, Literaturredaktion, Gesetzgebung im Bereich Arbeits-, Verwaltungs-, Zivil- und Verfassungsrecht.

Vorteile des Dokumentenspezialistenberufs

Hauptsächlich Vorteil des Berufes des Dokumentenspezialisten ist seine „Vielseitigkeit“. Ein Fachdiplom in Dokumentenmanagement und ein umfangreiches „Wissensgepäck“, das an einer Universität erworben wurde, ermöglichen einem Fachmann eine Anstellung in nahezu jedem Unternehmen oder jeder Organisation, unabhängig vom Tätigkeitsbereich des Unternehmens. Gleichzeitig kann er mit einem recht ordentlichen Zahlungsniveau rechnen (im Durchschnitt etwa 30-40.000 Rubel pro Monat).

Attraktiv ist auch in diesem Beruf die abwechslungsreiche Berufsvielfalt. Nach dem Abschluss an einer Universität kann ein junger Fachmann problemlos eine Stelle finden, z. B. als Sachbearbeiter, Archivar, Administrator, Sekretär-Assistent, Büroleiter, persönlicher Assistent (stellvertretender Geschäftsführer) usw.

Trotz der scheinbaren Monotonie und Routine der beruflichen Tätigkeit eines Dokumentenspezialisten ist die Arbeit dieses Spezialisten sehr interessant und abwechslungsreich. Schließlich ist es dieser Spezialist, der als Erster Dokumente erhält und somit immer über die aktuellsten Informationen über die im Unternehmen eingeführten Innovationen verfügt (und wer die Informationen besitzt, dem gehört bekanntlich die Welt). ). Darüber hinaus ist der Dokumentenspezialist häufig die einzige Person (neben dem Top-Management natürlich), die in alle Geschäftsgeheimnisse des Unternehmens eingeweiht ist.

Wenn Sie über Unternehmergeist und ausreichende Erfahrung im Bereich der Dokumentationsunterstützung für das Personalmanagement verfügen, kann ein Dokumentenspezialist sein eigenes Unternehmen gründen (z. B. eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gründen) und Dienstleistungen privat erbringen.

Nachteile des Dokumentenspezialistenberufs


Es ist nicht schwer zu erraten, dass der Beruf des Dokumentenspezialisten neben den Vorteilen auch Nachteile hat. Und der Hauptnachteil ist die große Verantwortung. Dies gilt insbesondere für diejenigen Fachkräfte, die in einer Archivbehörde von bundesstaatlicher Bedeutung oder einem Landesforschungsinstitut für Dokumentenmanagement und Archivangelegenheiten arbeiten. Schließlich sind es diese Organisationen, die Dokumente für die Regierung vorbereiten, auf deren Grundlage wichtige Regierungsentscheidungen getroffen werden.

Nachteil des Dokumentenspezialistenberufs Sie können bei Ihrer Bewerbung auch auf die Notwendigkeit praktischer Berufserfahrung hinweisen. Daher muss ein angehender Dokumentenmanager seine berufliche Tätigkeit entweder bereits während des Studiums beginnen (diese Möglichkeit haben Studierende übrigens bereits im 2. Jahr, da sie zu diesem Zeitpunkt bereits über ausreichende Kenntnisse verfügen). ihre praktische Anwendung) oder nach dem Universitätsabschluss eine Stelle als Dokumentenmanager-Assistent annehmen.

Wo kann man einen Beruf als Dokumentenspezialist erlernen?

Das Russische Institut für Berufsbildung „IPO“ rekrutiert Studenten für eine Ausbildung am IPO – eine bequeme und schnelle Möglichkeit, eine Fernausbildung zu erhalten. Über 200 Schulungen. Über 8000 Absolventen aus 200 Städten. Kurze Fristen für das Ausfüllen von Unterlagen und externen Schulungen, zinslose Ratenzahlungen vom Institut und individuelle Rabatte. Kontaktiere uns!

Machen Sie einen Beruf als Dokumentenspezialist Dies ist an jeder russischen Universität möglich, auf deren Grundlage sie Fachkräfte in Fachgebieten wie „Dokumentationsunterstützung für das Unternehmen“, „Dokumentenmanagement“ oder „Informationsunterstützung für das Unternehmen“ ausbilden. Zu beachten ist, dass ein Dokumentationsstudent die Möglichkeit hat, mehrere Spezialisierungen gleichzeitig zu beherrschen. Beispielsweise kann eine junge Fachkraft mit dem Beruf des Dokumentenspezialisten gleichzeitig die Fachrichtung Personalreferent oder Archivar erlernen.

Bei der Hochschulwahl sollte nicht nur auf die wissenschaftliche und technische Basis der Bildungseinrichtung, sondern auch auf die Möglichkeit, ein Praktikum in großen russischen Unternehmen zu absolvieren, mehr Wert gelegt werden. Darüber hinaus ist die Nachfrage nach Hochschulabsolventen auf dem Arbeitsmarkt von großer Bedeutung. Daher empfiehlt es sich zunächst, die Möglichkeit einer solchen Eingabe zu prüfen führende Universitäten in Russland, Wie:

  • Staatliche Humanitäre Universität Nischnewartowsk;
  • Staatliche Universität Irkutsk;
  • Moskauer Universität für Finanzen und Recht;
  • Don State Technical University;
  • Woronesch-Institut für Wirtschaft und Sozialmanagement.

Ein Dokumentenspezialist ist ein Spezialist, der mit Dokumentation arbeitet. Der Spezialist pflegt eine Dokumentendatenbank, verwaltet den elektronischen Dokumentenfluss, überwacht die Pflege der Dokumentation auf Einhaltung der vom Unternehmen festgelegten Standards, kümmert sich um die Korrespondenz und kümmert sich auch um viele andere Aufgaben.

Heutzutage ist die Position des Dokumentenmanagers in großen Unternehmen sehr relevant und sehr gefragt.

Arbeitsorte

Ein Dokumentenspezialist kann überall dort gefragt sein, wo mit Dokumentation gearbeitet werden muss:

  • in Ministerien und Abteilungen;
  • in großen und mittelständischen Unternehmen;
  • im Abteilungsarchiv;
  • und in vielen anderen Organisationen.

Geschichte des Berufs

Die Geschichte des Berufs reicht Jahrhunderte zurück. Die ersten Dokumentenspezialisten können als Schreiber bezeichnet werden. Im alten Ägypten kopierten Schriftgelehrte Schriftrollen. Schriftgelehrte waren speziell im Schreiben ausgebildete Menschen, die nicht nur die Rechtschreibung beherrschten, sondern auch die genauen Wissenschaften kannten.

Heutzutage ist der Beruf des Dokumentenmanagements überwiegend weiblich und aufgrund der rasanten Entwicklung des elektronischen Dokumentenmanagements und der Wirtschaft sehr gefragt.

Aufgaben eines Dokumentenmanagers

Zu den Aufgaben des Dokumentenmanagers gehören:

  • Datensatzverwaltung;
  • Überprüfung von Dokumenten;
  • Sammlung der Primärdokumentation;
  • Generierung und Versand von Dokumenten.

Es können auch zusätzliche Verantwortlichkeiten zugewiesen werden, wie zum Beispiel:

  • Kontrolle über den Stand der Büroarbeit;
  • Führen eines Registers;
  • Vorbereiten und Präsentieren von Materialien für Besprechungen;
  • Vorbereitung und Übergabe von Dokumenten an das Archiv;
  • Durchführen von Kopier-, Bearbeitungs- und Schreibarbeiten, Scannen von Dokumenten.

Anforderungen an einen Dokumentenmanager

Die Liste der Grundvoraussetzungen für Bewerber für diesen Beruf umfasst:

  • PC-Kenntnisse: 1C, Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
  • Erfahrung im Umgang mit Dokumenten;
  • Hochschulbildung.

Beispiel für einen Lebenslauf eines Dokumentenspezialisten

So werden Sie Dokumentenspezialist

Der Beruf des Dokumentenspezialisten setzt eine Hochschulausbildung, vorzugsweise im Bereich der Wirtschaftswissenschaften oder der Rechtswissenschaft, voraus. Um Dokumentenspezialist zu werden, müssen Sie Erfahrungen sammeln, die Sie durch die Tätigkeit als Anwaltsassistent, Sekretär, Buchhalter oder anderer Spezialist in einem verwandten Beruf sammeln können.

Gehalt als Dokumentenspezialist

Das Gehalt eines Dokumentenspezialisten liegt je nach Region zwischen 8.000 und 50.000 Rubel pro Monat, wobei das Durchschnittsgehalt bei 25.000 Rubel pro Monat liegt.

Wo kann man trainieren?

Zusätzlich zur Hochschulausbildung gibt es auf dem Markt eine Reihe von Kurzzeitausbildungen, die in der Regel zwischen einer Woche und einem Jahr dauern.

Moderne Wissenschaftlich-Technische Akademie (SNTA) und eine Reihe ihrer Kurse in Richtung „“.

Interregionale Akademie für Bau- und Industriekomplexe und ihre Kurse in Richtung „“.

Das Institut für Berufsbildung „IPO“ lädt Sie ein, Fernkurse in Richtung „“ zu belegen (es gibt die Optionen 256, 512 und 1024 Studienstunden), um ein Diplom oder ein staatlich ausgestelltes Zertifikat zu erhalten. Wir haben mehr als 8.000 Absolventen aus fast 200 Städten ausgebildet. Sie können eine externe Schulung absolvieren und erhalten zinslose Ratenzahlungen.

Die Hauptbeschäftigungsrichtung der Absolventen ist die Tätigkeit in Staats-, Kommunal-, Abteilungs-, Unternehmens- und Privatarchiven als technische Angestellte, Spezialisten und Sachbearbeiter. Es besteht auch die Möglichkeit, eine Anstellung als Assistent, stellvertretender Geschäftsführer, Sekretär der Gerichts- und Notarpraxis zu finden. Diese Fachkräfte sind in statistischen Ämtern, in Verwaltungsabteilungen von Unternehmen und in kommunalen Diensten gefragt. Ein großes Tätigkeitsfeld stellen Organisationen dar, die das elektronische Dokumentenmanagement eingeführt haben und bei denen die Verarbeitung und Speicherung großer Datenmengen, einschließlich deren Kodierung und Sperrung vor öffentlichem Zugriff, erforderlich ist.

Aussichten

Überall dort, wo es Behörden oder große Unternehmen gibt, bereitet die Beschäftigung von Bachelor-Absolventen in diesem Bereich keine Schwierigkeiten. Sie besetzen zunächst in der Regel die Positionen technischer Angestellter, Archivare, Statistiker und Sachbearbeiter. Wenn die Ausbildung eine Informationsspezialisierung hatte, ist das Tätigkeitsfeld noch breiter. Solche Absolventen können mit Positionen als Sekretärinnen, Infund Mitarbeitern der IT-Abteilung rechnen. Die Höhe der Sachvergütung richtet sich nach dem Tätigkeitsbereich und dem Arbeitgeberunternehmen. Für Kommunal- und Regierungsangestellte beträgt das Einkommen 30.000 bis 40.000 Rubel. Für Mitarbeiter von Handelsorganisationen sowie Informationszentren, in denen Fremdsprachenkenntnisse, elektronische Büroarbeit und die Verarbeitung vertraulicher Daten erforderlich sind, ist das monetäre Einkommen deutlich höher.

Der sowjetische Dichter Wassili Lebedew-Kumach hat einst in seinem „Lied eines Bürokraten“ treffend darauf hingewiesen, dass das Hauptmerkmal der russischen Gesellschaft lautet: „Ohne ein Blatt Papier bist du ein Käfer, aber mit einem Blatt Papier bist du ein Käfer.“ Mann!" Diese Zeilen haben bis heute nicht an Aktualität verloren. Daher ist es nicht verwunderlich, dass unser ganzes Leben auf die eine oder andere Weise eng mit Vertretern des Dokumentenmanagementberufs verbunden ist, für die ein Dokument nicht nur ein Blatt Papier, sondern das wichtigste Instrument der beruflichen Tätigkeit ist.

Der sowjetische Dichter Wassili Lebedew-Kumach hat einst in seinem „Lied eines Bürokraten“ treffend darauf hingewiesen, dass das Hauptmerkmal der russischen Gesellschaft lautet: „Ohne ein Blatt Papier bist du ein Käfer, aber mit einem Blatt Papier bist du ein Käfer.“ Mann!" Diese Zeilen haben bis heute nicht an Aktualität verloren. Dokumente begleiten uns überall und immer, egal ob es sich um private oder berufliche Momente handelt. Daher ist es nicht verwunderlich, dass unser ganzes Leben auf die eine oder andere Weise eng mit Vertretern verbunden ist Beruf des Dokumentenspezialisten, für die ein Dokument nicht nur ein Blatt Papier, sondern das wichtigste Instrument der beruflichen Tätigkeit ist.

Beachten wir, dass dieser Beruf heute aufgrund der rasanten Entwicklung der Wirtschaft und des elektronischen Dokumentenmanagements eine „Wiedergeburt“ erlebt. In der modernen Gesellschaft werden Informationen in all ihren Erscheinungsformen als „heißes“ Gut wahrgenommen, dessen Suche, Verarbeitung und Speicherung erhebliche finanzielle, arbeitsbezogene, zeitliche und materielle Kosten erfordert. Dokumentenspezialisten, die alle Geheimnisse eines kompetenten Dokumentenflusses kennen und über die Fähigkeit verfügen, die Arbeit mit dem Informationsfluss zu optimieren, helfen, diese Kosten zu minimieren. Daher sind Spezialisten auf diesem Gebiet in nahezu allen Bereichen des menschlichen Lebens ständig gefragt und die Fakultäten für Dokumentenmanagement erfreuen sich bei Bewerbern großer Beliebtheit.

Wer ist Dokumentenspezialist?


Ein hochqualifizierter Spezialist im Bereich Büroarbeit und Dokumentenmanagement, der für Ordnung in den Papieren eines Unternehmens oder einer Organisation sorgt. Verwandte Berufe: Archivar, Sekretärin, Büroorganisatorin.

Der Name des Berufs leitet sich vom lateinischen documentum (Beweis) und dem altslawischen vedѣti (wissen) ab. Mit anderen Worten: Zunächst erfassten Dokumentologen, deren Aufgaben übrigens früher von Schreibern wahrgenommen wurden, eher Beweise über den rechtlichen Hintergrund dieses oder jenes Ereignisses als systematisierte Dokumente. Das uns bekannte Konzept des Dokumentenmanagements entstand erst in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts, als Paul Otlet die Bedeutung des Wortes „Dokument“ so weit erweiterte, dass alle auf einem materiellen Medium aufgezeichneten Informationen als solche bezeichnet wurden ein Dokument. Gleichzeitig entstand der Beruf des Dokumentenspezialisten, dessen Aufgaben sich grundlegend von den Aufgaben eines Schreibers unterschieden.

Fachmann Aufgaben von Dokumentenspezialisten Dazu gehören heute nicht nur die Erstellung von Dokumenten, sondern auch:

  • Entwicklung von Formularen und Dokumentenblättern;
  • Systematisierung der Zusammensetzung des Dokumentenflusses;
  • Prüfung und Organisation der Dokumentenspeicherung;
  • Sicherstellung der „Bewegung“ von Dokumenten vom Management zu den Untergebenen;
  • Erstellung von Dokumentationsdatenbanken;
  • Bestätigung eingehender Dokumente und Zuordnung eines Registrierungsverzeichnisses und einer elektronischen Speicheradresse für diese;
  • Sortieren der Dokumentation und Übertragen veralteter Informationen in das Archiv;
  • Optimierung des Dokumentenflusses einer Organisation oder eines Unternehmens.

Welche persönlichen Eigenschaften sollte ein Dokumentenspezialist mitbringen?

Wie der Name des Berufs schon sagt, Tätigkeiten eines Dokumentenspezialisten bezieht sich ausschließlich auf die Suche, Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten, daher muss der Spezialist eine Vorliebe für „Papier“-Arbeit haben. Darüber hinaus kann ein Dokumentenspezialist seine Arbeit nicht effizient erledigen, wenn er nicht über persönliche Eigenschaften verfügt wie:


Zusätzlich zu den oben aufgeführten persönlichen Eigenschaften verfügt ein guter Dokumentenspezialist über eine ganze Reihe beruflicher Kenntnisse und Fähigkeiten, darunter: Kenntnisse im Umgang mit Office-PC-Anwendungen (Word, Excel, 1C, Outlook usw.), Kenntnisse Grundlagen der Wirtschaftswissenschaften, Unternehmensplanung, Archivierung, Management, Personalmanagement, Organisation der elektronischen Dokumentenverwaltung, Quellenrecherche, Personalaktenverwaltung, Literaturredaktion, Gesetzgebung im Bereich Arbeits-, Verwaltungs-, Zivil- und Verfassungsrecht.

Vorteile des Dokumentenspezialistenberufs

Hauptsächlich Vorteil des Berufes des Dokumentenspezialisten ist seine „Vielseitigkeit“. Ein Fachdiplom in Dokumentenmanagement und ein umfangreiches „Wissensgepäck“, das an einer Universität erworben wurde, ermöglichen einem Fachmann eine Anstellung in nahezu jedem Unternehmen oder jeder Organisation, unabhängig vom Tätigkeitsbereich des Unternehmens. Gleichzeitig kann er mit einem recht ordentlichen Zahlungsniveau rechnen (im Durchschnitt etwa 30-40.000 Rubel pro Monat).

Attraktiv ist auch in diesem Beruf die abwechslungsreiche Berufsvielfalt. Nach dem Abschluss an einer Universität kann ein junger Fachmann problemlos eine Stelle finden, z. B. als Sachbearbeiter, Archivar, Administrator, Sekretär-Assistent, Büroleiter, persönlicher Assistent (stellvertretender Geschäftsführer) usw.

Trotz der scheinbaren Monotonie und Routine der beruflichen Tätigkeit eines Dokumentenspezialisten ist die Arbeit dieses Spezialisten sehr interessant und abwechslungsreich. Schließlich ist es dieser Spezialist, der als Erster Dokumente erhält und somit immer über die aktuellsten Informationen über die im Unternehmen eingeführten Innovationen verfügt (und wer die Informationen besitzt, dem gehört bekanntlich die Welt). ). Darüber hinaus ist der Dokumentenspezialist häufig die einzige Person (neben dem Top-Management natürlich), die in alle Geschäftsgeheimnisse des Unternehmens eingeweiht ist.

Wenn Sie über Unternehmergeist und ausreichende Erfahrung im Bereich der Dokumentationsunterstützung für das Personalmanagement verfügen, kann ein Dokumentenspezialist sein eigenes Unternehmen gründen (z. B. eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gründen) und Dienstleistungen privat erbringen.

Nachteile des Dokumentenspezialistenberufs


Es ist nicht schwer zu erraten, dass der Beruf des Dokumentenspezialisten neben den Vorteilen auch Nachteile hat. Und der Hauptnachteil ist die große Verantwortung. Dies gilt insbesondere für diejenigen Fachkräfte, die in einer Archivbehörde von bundesstaatlicher Bedeutung oder einem Landesforschungsinstitut für Dokumentenmanagement und Archivangelegenheiten arbeiten. Schließlich sind es diese Organisationen, die Dokumente für die Regierung vorbereiten, auf deren Grundlage wichtige Regierungsentscheidungen getroffen werden.

Nachteil des Dokumentenspezialistenberufs Sie können bei Ihrer Bewerbung auch auf die Notwendigkeit praktischer Berufserfahrung hinweisen. Daher muss ein angehender Dokumentenmanager seine berufliche Tätigkeit entweder bereits während des Studiums beginnen (diese Möglichkeit haben Studierende übrigens bereits im 2. Jahr, da sie zu diesem Zeitpunkt bereits über ausreichende Kenntnisse verfügen). ihre praktische Anwendung) oder nach dem Universitätsabschluss eine Stelle als Dokumentenmanager-Assistent annehmen.

Wo kann man einen Beruf als Dokumentenspezialist erlernen?

Das Russische Institut für Berufsbildung „IPO“ rekrutiert Studenten für eine Ausbildung am IPO – eine bequeme und schnelle Möglichkeit, eine Fernausbildung zu erhalten. Über 200 Schulungen. Über 8000 Absolventen aus 200 Städten. Kurze Fristen für das Ausfüllen von Unterlagen und externen Schulungen, zinslose Ratenzahlungen vom Institut und individuelle Rabatte. Kontaktiere uns!

Machen Sie einen Beruf als Dokumentenspezialist Dies ist an jeder russischen Universität möglich, auf deren Grundlage sie Fachkräfte in Fachgebieten wie „Dokumentationsunterstützung für das Unternehmen“, „Dokumentenmanagement“ oder „Informationsunterstützung für das Unternehmen“ ausbilden. Zu beachten ist, dass ein Dokumentationsstudent die Möglichkeit hat, mehrere Spezialisierungen gleichzeitig zu beherrschen. Beispielsweise kann eine junge Fachkraft mit dem Beruf des Dokumentenspezialisten gleichzeitig die Fachrichtung Personalreferent oder Archivar erlernen.

Bei der Hochschulwahl sollte nicht nur auf die wissenschaftliche und technische Basis der Bildungseinrichtung, sondern auch auf die Möglichkeit, ein Praktikum in großen russischen Unternehmen zu absolvieren, mehr Wert gelegt werden. Darüber hinaus ist die Nachfrage nach Hochschulabsolventen auf dem Arbeitsmarkt von großer Bedeutung. Daher empfiehlt es sich zunächst, die Möglichkeit einer solchen Eingabe zu prüfen führende Universitäten in Russland, Wie:

  • Staatliche Humanitäre Universität Nischnewartowsk;
  • Staatliche Universität Irkutsk;
  • Moskauer Universität für Finanzen und Recht;
  • Don State Technical University;
  • Woronesch-Institut für Wirtschaft und Sozialmanagement.

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