Die Verwaltung von Personalakten spiegelt die Einhaltung der Arbeitsgesetze wider. Die damit verbundene Hauptverantwortung liegt in: „Verstoß gegen das Arbeitsrecht und andere normative Rechtsakte.“ Arbeitsrecht, sofern in den Teilen 2 und 3 dieses Artikels und Artikel 5.27.1 dieses Kodex nichts anderes bestimmt ist, eine Verwarnung oder die Verhängung einer Geldbuße gegen Beamte in Höhe von 1.000 bis 5.000 Rubel nach sich zieht; auf ausführende Personen unternehmerische Tätigkeit ohne Gründung einer juristischen Person - von 1.000 bis 5.000 Rubel; An juristische Personen- von 30.000 bis 50.000 Rubel.“

Wenn ein Arbeitgeber beim Abschluss eines Arbeitsvertrags Fehler macht, das Arbeitsverhältnis durch ein zivilrechtliches ersetzt oder sich generell der Erstellung eines Arbeitsvertrags entzieht, gilt dies als eigenständiges Delikt. Wenn die staatliche Arbeitsinspektion bei einer Inspektion feststellt, dass der Arbeitgeber keine zwingenden örtlichen Vorschriften, beispielsweise interne Vorschriften, erlassen hat, und außerdem Fehler bei der unsachgemäßen Ausführung des Arbeitsvertrags feststellt, drohen dem Arbeitgeber zwei Geldstrafen auf einmal. Bei Fehlern in Arbeitsverträgen werden für jeden nicht ordnungsgemäß ausgeführten Arbeitsvertrag Bußgelder verhängt.

• zusätzliche Arbeit kann einem Arbeitnehmer nur mit seiner schriftlichen Zustimmung übertragen werden (daaus folgt, dass der Arbeitgeber zusätzliche Arbeit nicht nur auf Anordnung zuweisen kann; da Zwangsarbeit in Russland verboten ist, wird dies als Verstoß angesehen);
• während der festgelegten Dauer des Arbeitstages (Schicht) wird neben der im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeit zusätzliche Arbeit geleistet;
• zusätzliche Arbeiten werden gegen Zuzahlung durchgeführt ();
• Zusätzliche Arbeiten, die einem Mitarbeiter in einem anderen Beruf (Stelle) übertragen werden, können durch Zusammenlegung von Berufen (Stellen) durchgeführt werden.
• Der Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer zusätzliche Arbeit leisten wird, sowie deren Inhalt und Umfang werden vom Arbeitgeber mit schriftlicher Zustimmung des Arbeitnehmers festgelegt.
• Der Arbeitnehmer hat das Recht, die vorzeitige Ausführung zusätzlicher Arbeiten zu verweigern, und der Arbeitgeber hat das Recht, den Auftrag zur vorzeitigen Ausführung zu stornieren, indem er dies der anderen Partei spätestens drei Arbeitstage im Voraus schriftlich mitteilt.

Also, wenn Sie auslagern möchten Personalaktenverwaltung Ein Buchhalter, der von 9 bis 18 Uhr arbeitet, muss sich zunächst einmal spiegeln Besetzungstisch eine solche Arbeitsfunktion als Spezialist für Personalaktenverwaltung, da auf der Grundlage der Definition in Art. 60.2 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation handelt es sich um eine Arbeit in einem anderen Beruf (Position), und eine andere Position, Arbeitsfunktion wird immer in der Besetzungstabelle widergespiegelt. Das heißt, die Einheit wird in die Belegschaft übernommen, es wird jedoch kein gesonderter Arbeitsvertrag erstellt.

Bei der Vergabe zusätzlicher Arbeiten erstellt der Arbeitgeber eine gesonderte schriftliche Vereinbarung. Die schriftliche Vereinbarung muss die folgenden Bedingungen enthalten:

• Begriff. Der Arbeitgeber ist zwangsweise verpflichtet, den Zeitraum anzugeben, in dem der Arbeitnehmer zusätzliche Arbeit leisten wird, was gewisse Schwierigkeiten mit sich bringt. Der Zeitraum kann wie folgt angegeben werden – von diesem oder jenem Datum bis zur Besetzung der Stelle, wobei die Besetzung der Stelle aus verschiedenen Gründen erfolgen kann: Entweder wird sie aus der Besetzungstabelle gestrichen oder ein anderer Mitarbeiter wird im Rahmen eines Arbeitsvertrags eingestellt.
• Inhalt und Umfang der durchgeführten Arbeiten. Es reicht nicht aus, in einer schriftlichen Vereinbarung festzulegen, dass dem Arbeitnehmer während der festgelegten Arbeitszeit zusätzliche Tätigkeiten als Personalfachkraft übertragen werden. Durch einen Doppelpunkt ist es notwendig, den Inhalt und den Umfang der zusätzlichen Arbeit offenzulegen: Wird sich der Arbeitnehmer nur mit Aufträgen zur Einstellung, Versetzung und Entlassung von Arbeitnehmern befassen, oder wird er auch Arbeitsbücher führen und Entwürfe lokaler Vorschriften ausarbeiten, die sein werden? Gehören sie zum Umfang und Inhalt der Arbeit? All dies muss in der Zusatzvereinbarung festgelegt werden.
• Nachzahlung. Da der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der Unterzeichnung nicht mit der Besetzungstabelle vertraut macht, muss der Betrag in Rubel im Vertrag festgelegt werden.

Vom Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Entstehung von Arbeitsbeziehungen erstellte Dokumente

Es gibt keine einheitliche Klassifizierung der Personaldokumente, die im Arbeitsleben auftauchen. Aber wir können Folgendes hervorheben:

• Örtliche Vorschriften: obligatorisch; unter Berücksichtigung der Besonderheiten; andere.
• Dokumente zu Personalfunktionen: Vertragsdokumente; Verwaltungsdokumente; primäre Buchhaltungsunterlagen zur Erfassung von Personal, Arbeitszeit und Löhnen; Informationen und Referenzdokumente; „Archivdokumente“.

Nur der Arbeitgeber kann Dokumente erstellen. Ein Personalreferent oder Buchhalter kann mit der Ausarbeitung eines Dokumententwurfs beauftragt werden. Das Wichtigste bei der Entwicklung von Dokumenten ist außerdem Arbeitsgesetzbuch ist ein Dokument, das die Zusammensetzung der Dokumentdetails sowie die Anforderungen für deren Ausführung bespricht.

Es sind fünf verbindliche Angaben, die auf fast allen Dokumententypen in der Personalakte zu finden sind:

1. Name der Organisation

2. Dokumentdatum

Die Anbringung erfolgt auf zwei Arten – digital oder verbal-digital. Im ersten Fall wird das Datum in arabischen Ziffern in der Reihenfolge geschrieben: Tag des Monats, Monat, Jahr. Der Tag des Monats und der Monat werden in zwei Paaren arabischer Ziffern geschrieben, die durch einen Punkt getrennt sind. Jahr – vier arabische Ziffern. Beispiel: 07.12.2016.

Bei der verbal-numerischen Methode wird das Datum wie folgt formatiert: 7. Dezember 2016. Es ist auch möglich, das Datum in der Reihenfolge zu registrieren: Jahr, Monat, Tag des Monats – 07.12.2016.

Das Datum des Dokuments hängt von der Art des Dokuments ab und kann sein:

• Datum der Genehmigung des Dokuments (lokale Gesetze);
• Datum der Erstellung (Gesetz, Memorandum, Memo);
• Datum der Unterzeichnung (Bestellung).

Bei der Entwicklung eines Entwurfsdokuments wird kein Datum eingegeben. Es erscheint erst, nachdem ein bestimmtes Ereignis eingetreten ist.

3. Registrierungsnummer dokumentieren

Arbeitgeber haben oft Fragen: Müssen sie Dokumente registrieren? Benötigt man ein Logbuch zur Erfassung von Personalaufträgen, ein Logbuch? Arbeitsverträge? Es gibt eine Reihe von Zeitschriften, die gesetzlich vorgeschrieben sind:

• Quittungs- und Spesenbuch zur Abrechnung der Arbeitsbuchformulare und darin enthaltenen Beilagen (verwaltet von der Buchhaltung).
• Buch zur Abrechnung der Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen darin.

6. Lokale Vorschriften zur Einführung von Arbeitsnormen (). Dementsprechend muss der Arbeitgeber über lokale Vorschriften zu Arbeitsnormen verfügen, die das Verfahren zur Änderung dieser Arbeitsnormen einführen.

Personaldatenverwaltung von Grund auf: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2019

HR-ARBEIT VON NULL:

eine kurze ungefähre Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten von Personalakten in einem neu eröffneten Unternehmen

(Wenn Sie in einer bestehenden Kampagne Ordnung schaffen möchten, ist eine andere Schritt-für-Schritt-Anleitung besser für Sie geeignet – Wiederherstellung der Personalakten >>)

Wenn Sie mit der Lieferung an ein neu eröffnetes Unternehmen beauftragt wurden Personalverwaltung von Grund auf, und Sie haben wenig Erfahrung in diesem Bereich (vielleicht sind Sie der Gründer, Manager und bisher einzige Mitarbeiter eines neuen Unternehmens, ein unerfahrener Personalreferent oder sogar ein Buchhalter oder Büroleiter, dem die Personalabteilung zugewiesen wurde, oder ein unerfahrener Unternehmer). ), dann wird Ihnen unser Ratgeber bestimmt weiterhelfen. Es ist einfach und leicht verständlich zusammengestellt, insbesondere für Einsteiger in die Personalbranche.

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Ihnen wurde also Personal zugewiesen. Wo fangen wir an?

1. Besorgen wir uns die nötigen Gesetze, Fachliteratur und Programme. All dies werden Sie bei Ihrer Arbeit benötigen.

• Notwendig Verstöße gegen das Arbeitsrecht können zur Folge haben großes Bußgeld. Daher muss mit der Kenntnis und Einhaltung der Arbeitsgesetze verantwortungsvoll umgegangen werden.
• Aus der Fachliteratur bieten wir Ihnen gerne Handbücher (zum kostenlosen Download) und an Unsere besten Bücher zum Thema Personalverwaltung. Die Repositorys der Site mit Referenzdatenbanken werden ebenfalls nützlich sein.
• Entscheiden Sie mit dem Management über den Kauf eines Programms zur Führung von Personalakten. Es gibt viele solcher Programme, und viele davon sind spezialisiert und sehr, sehr praktisch. Einige umgehen die Funktionalität von 1C in gewisser Weise. Aber die meisten Unternehmen führen Personalakten traditionell in 1C. Tatsache ist, dass es in jeder Stadt viele 1C-Supportspezialisten gibt, aber nicht überall Spezialisten für die Unterstützung anderer Programme.

2. Wir nehmen von der Geschäftsführung Kopien der Gründungsdokumente der Organisation entgegen und studieren diese sorgfältig.

Personaldokumente müssen mit den Gründungsdokumenten des Unternehmens übereinstimmen und dürfen diesen in keiner Weise widersprechen. Lesen Sie in der Satzung das Verfahren zur Einstellung eines Direktors (Sie werden ihn einstellen) und das Verfahren zur Festsetzung seines Gehalts, den Zeitraum, für den ein Arbeitsvertrag mit ihm abgeschlossen werden kann – einige Merkmale können in der Satzung vorgeschrieben sein. Manchmal schreibt die Satzung das Verfahren für die Einstellung wichtiger Führungskräfte und die Festlegung von Vergütungssystemen für sie vor (z. B. mit vorläufiger Zustimmung der Gründerversammlung) und sogar das Verfahren für die Genehmigung der Besetzungstabelle.

3. Wir legen die Liste der Dokumente fest, die auf der Website vorhanden sein müssen Personalarbeit, und die wir komponieren werden.

Es ist klar, dass Sie in jedem Fall die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen erstellen werden. Erkundigen Sie sich bei der Geschäftsleitung, welche der optionalen Dokumente Sie für das Unternehmen erstellen werden. Sie können auch vorab beim Regisseur nachfragen, was Sonderkonditionen er möchte es in den internen Arbeitsvorschriften, anderen lokalen Vorschriften und in Arbeitsvertragsformularen sehen.

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein Kleinstunternehmen handelt, müssen Sie gemäß 309.2 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation möglicherweise einige Dokumente nicht erstellen:

„Der Arbeitgeber ist ein Kleinunternehmen, das als Kleinstunternehmen eingestuft ist. hat das Recht, die Annahme lokaler Vorschriften ganz oder teilweise abzulehnen , mit arbeitsrechtlichen Normen (Betriebsordnung, Vergütungsregelung, Prämienregelung, Schichtplan etc.). Gleichzeitig zu regulieren Arbeitsbeziehungen und andere direkt damit verbundene Beziehungen muss der Arbeitgeber – ein Kleinunternehmen, das als Kleinstunternehmen eingestuft ist – in Arbeitsverträge mit Arbeitnehmern Bedingungen aufnehmen, die Fragen regeln, die gemäß Arbeitsrecht und andere regulatorische Rechtsakte, die arbeitsrechtliche Standards enthalten, müssen durch lokale Vorschriften geregelt werden ...“

4. Wir registrieren den Regisseur

Überprüfen Sie, ob der Direktor (CEO) ordnungsgemäß registriert ist. Wenn nicht, registrieren wir zunächst einen Direktor. Er ist der erste Mitarbeiter! Aus den Unterlagen muss hervorgehen, ab welchem ​​Datum der Geschäftsführer tätig ist. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Bewerbung um eine Regiestelle finden Sie in einer großen Referenzdatenbank und im „HR-Paket“ finden Sie auch die notwendigen Musterdokumente und thematische Beratungen.

5. Wir erstellen eine Besetzungstabelle, interne Arbeitsvorschriften und andere örtliche Vorschriften (siehe Tabelle aus Absatz 3).

Sicherlich verfügt das Unternehmen noch nicht über eine Besetzungstabelle, interne Arbeitsvorschriften oder andere örtliche Vorschriften. Erfinden wir sie. Wir stimmen alle diese Dokumente mit dem Direktor ab. Wir berücksichtigen die Kommentare und Wünsche des Direktors und prüfen, ob diese dem Gesetz widersprechen. Vorgefertigte Versionen dieser Dokumente werden nach dem gesetzlich festgelegten Verfahren (ggf. unter Berücksichtigung der Meinung der Arbeitnehmervertretung) vereinbart und anschließend vom Unternehmensleiter genehmigt. Wir haben viele Beispiele solcher Dokumente auf unserer Website frei verfügbar. Es gibt noch viele weitere solcher Muster und thematische Kommentare dazu, Schritt-für-Schritt-Anleitungen für deren Genehmigung in einer großen Referenzdatenbank und im „HR-Paket“. Auf unserer Website können Sie einen neuen nützlichen Artikel frei lesen. Besetzung: Form und Inhalt". Wir empfehlen Abonnenten des HR Practitioner-Magazins die Lektüre des Artikels: " Wir erstellen interne Arbeitsvorschriften: rechtskonform, durchdacht und vorteilhaft für den Arbeitgeber.“ und sehen Sie sich Vorlagen lokaler Vorschriften an.

6. Wir entwickeln eine Standardform eines Arbeitsvertrags, der mit den Mitarbeitern abgeschlossen wird.

Für Abonnenten des HR Practitioner Magazins empfehlen wir das folgende Handbuch: „Wir stellen einen Mitarbeiter ein: Personalfragen“. Daraus erfahren Sie unter anderem, welche Bedingungen für den Arbeitgeber von Vorteil sind, wenn sie in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden, und welche Bedingungen im Gegenteil unerwünscht und gefährlich sind.

7. Wir bereiten weitere Dokumente vor, die wir für die zukünftige Personalarbeit benötigen:

Wir erstellen Buchhaltungsbücher, Registrierungsprotokolle, Stundenzettel, Bestellformulare, Haftungsvereinbarungen usw.

8. Wir entscheiden mit der Geschäftsleitung darüber, wer Arbeitsaufzeichnungen führt .

Wenn noch keine Mitarbeiter eingestellt wurden, muss der Leiter der Organisation (Direktor) zunächst Arbeitsunterlagen führen. Hierüber wird eine Anordnung erlassen. Auf unserer Website finden Sie einen Musterauftrag für den Leiter der Organisation zur Übernahme der Verantwortung für die Führung, Aufbewahrung, Aufzeichnung und Ausgabe von Arbeitsbüchern. Eine solche Anordnung ist zwingend erforderlich; sie ist eine Anforderung des Dekrets der Regierung der Russischen Föderation. Ist dies nicht der Fall, droht dem Arbeitgeber ein Bußgeld. Anschließend kann der Direktor diese Befugnisse auch auf Anordnung auf den übernommenen Personalmitarbeiter übertragen. Auf unserer Website finden Sie ein Bestellformular für die Benennung von Verantwortlichen für die Führung, Aufbewahrung, Erfassung und Ausgabe von Arbeitsbüchern >>

9. Wir melden Mitarbeiter zur Arbeit an.

Dann beginnen die Mitarbeiter mit der Arbeit und für den Personalmitarbeiter beginnt die Phase des Arbeitsalltags, es gilt, einen Stundenzettel zu führen, einen Urlaubsplan zu erstellen, Urlaub zu vereinbaren, Anreize und Strafen anzuwenden, Dienstreisen, Teilzeit Jobs, Entlassungen und vieles mehr ... Unsere Ressourcen helfen Ihnen bei all dieser Website.

Büroarbeit ist heute eine der wichtigsten Komponenten Personalakten. Wenn möglich, sollten Sie sich vorher damit vertraut machen.

Liebe Leser! Der Artikel beschreibt typische Wege zur Lösung rechtlicher Probleme, aber jeder Fall ist individuell. Wenn Sie wissen wollen, wie genau Ihr Problem lösen- Kontaktieren Sie einen Berater:

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Dieser Prozess hat seine eigenen Feinheiten und einige Besonderheiten. Die Organisation der Personalaktenverwaltung ist einer der Hauptschritte bei der Gründung eines Unternehmens.

Es ist eine ziemlich umfangreiche Liste erforderlich verschiedene Funktionen, Nuancen, die sich in der Gesetzgebungsdokumentation widerspiegeln.

Darüber hinaus wird es ohne entsprechende Erfahrung recht problematisch sein, den Dokumentenfluss selbst zu organisieren.

Daher lohnt es sich, wenn möglich, die Dienste eines qualifizierten Personalarbeiters in Anspruch zu nehmen. Auf diese Weise können viele Probleme gelöst werden, bevor sie entstehen.

Hauptaspekte

Oft kommt es vor, dass Personalakten und Büroarbeiten von Grund auf neu organisiert werden müssen.

In diesem Fall müssen Sie im Voraus entscheiden, wo Sie diesen Prozess starten möchten. Es ist wichtig zu beachten, dass sich Personalakten nicht auf die Registrierung und Einstellung beschränken.

Es gibt viele zusätzliche Faktoren und Probleme, die im Voraus geklärt werden müssen.

Der HR-Prozess sollte unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter durchgeführt werden.

Auch wenn es nur so ist Einzelunternehmer mit einem angeheuerte Arbeiter- Eine solche Produktion muss durchgeführt werden.

Gleichzeitig wird eine sorgfältige Kontrolle durch spezielle staatliche Stellen jedoch in der Regel nur bei großen Unternehmen durchgeführt. Das Personal besteht aus mehr als 250 Personen.

Was Sie wissen müssen

Unter Dokumentenfluss versteht man den Prozess der Organisation der Ausführung von Dokumenten im Zusammenhang mit Personalaktivitäten.

Dies betrifft zunächst das Erstellen und Ausfüllen von Arbeitsbüchern sowie die Abwicklung von Arbeitsverträgen.

Mit der Wiedergabe relevanter Informationen in Dokumenten sind viele verschiedene Feinheiten und Nuancen verbunden. Alle Standards sind in Gesetzesdokumenten festgelegt.

Der Büroarbeitsprozess selbst gliedert sich in drei Hauptphasen, die Folgendes umfassen:

Darüber hinaus ist es wichtig zu beachten, dass die Speicherung von Dokumenten zwangsläufig auf standardisierte Weise erfolgt.

Allerdings gibt es bestimmte Fristen, während derer Dokumente aufbewahrt werden müssen.

Oftmals dauern sie mehrere Jahrzehnte. Anschließend sind diese Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ordnungsgemäß zu vernichten.

Zu welchem ​​Zweck wird es durchgeführt?

Durch die Führung von Personalakten können Sie eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben gleichzeitig lösen.

Diese können jedoch je nach Art der Tätigkeit des Unternehmens geringfügig abweichen. Gleichzeitig lässt sich aber auch wieder eine Reihe von Standardfällen identifizieren, die in fast allen Fällen ausnahmslos vorkommen.

Hierzu zählen vor allem:

Zusammenstellung und anschließende Bearbeitung der zusammengestellten Dokumente	Sämtliche gesetzlichen Regelungen sind zu berücksichtigen
Es werden Aufzeichnungen geführt	Während dieser Zeit erfüllten die Arbeitnehmer ihre Pflichten aus dem Arbeitsvertrag
Es erfolgt eine personalisierte Abrechnung	In Übereinstimmung mit der aktuellen Gesetzgebung
Registrierung von Arbeitsverträgen	In Übereinstimmung mit bestimmten Standards
Auswahl von Mitarbeitern mit bestimmten persönlichen Eigenschaften	Analyse der Profile bereits eingestellter Personen
Zusammenstellung	Alle Mitarbeiter des Unternehmens
Führung militärischer Aufzeichnungen	—

Eine solche Rechnungslegung ermöglicht heute die gleichzeitige Lösung einer umfangreichen Liste unterschiedlicher Probleme.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Papierkram im Rahmen der gesetzlichen Normen erfolgen muss.

Andernfalls besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass es bei der Arbeitsaufsicht zu Schwierigkeiten kommt. Die gerichtliche Praxis in dieser Angelegenheit ist recht umfangreich.

Aber gleichzeitig ist es äußerst zweideutig. Deshalb sollten Sie möglichst keine Fehler machen. Da die Höhe der möglichen Bußgelder recht hoch ist.

Aktuelle Standards

Die Organisation der Büroarbeit kann nur im Rahmen von erfolgen Gesetzgebungsdokumente. Gleichzeitig gibt es eine recht umfangreiche Liste von NAPs, deren Bestimmungen einzuhalten sind.

Andernfalls kann es zu problematischen Situationen kommen. Bei der Erstellung der betreffenden Dokumentation dürfen keine Fehler gemacht werden.

Denn das kann zu ganz ernsten Problemen führen. Das wichtigste Dokument, in dessen Rahmen nicht nur Büroarbeiten, sondern auch die Interaktion mit Mitarbeitern im Allgemeinen durchgeführt werden sollten, ist das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation.

Ein solches Dokument definiert die Einstellungsregelung sowie alle Rechte und Pflichten sowohl des Arbeitnehmers als auch seines Arbeitgebers.

Dieser NAP wird erstellt. Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Gesetzgebung jedes Jahr reformiert wird.

Daher ist es notwendig, für die Beratung relevante Informationsquellen zu nutzen. Es ist auch wichtig, sich mit anderen Regulierungsdokumenten vertraut zu machen, die diesen Punkt ebenfalls bestimmen.

Nicht weniger bedeutsam ist. Es befasst sich mit der Frage der Bürgerbeschäftigung Russische Föderation auf dem Territorium des Landes.

Die Regelung der Aufbewahrung von Unterlagen und deren Ausführung wird durch ein besonderes Gesetz festgelegt. Das ist es.

Ein solches Dokument bestimmt die Art der Aufbewahrung von Dokumenten, ihre Ausführung sowie viele andere Nuancen. Es ist wichtig, dass Sie sich vor Beginn mit allen Besonderheiten der Büroarbeit vertraut machen.

Dadurch werden viele Schwierigkeiten und Komplikationen vermieden. Darüber hinaus ist es nicht nur für den buchhalterischen Manager wichtig, sich mit allen NAPs vertraut zu machen.

Für einen Mitarbeiter, der sich um eine Stelle bewirbt, ist es außerdem wichtig, alle NAPs sorgfältig zu prüfen.

Dadurch können Sie die Einhaltung Ihrer Rechte selbstständig und ohne fremde Hilfe überwachen.

Wenn ein offensichtlicher Verstoß festgestellt wird, müssen Sie sich direkt an die Arbeitsaufsichtsbehörde wenden, um die Situation zu klären.

Wenn der Verstoß nicht offensichtlich ist und eine Untersuchung erforderlich ist, ist eine solche erforderlich.

Wenn möglich, muss jedoch versucht werden, die Situation friedlich zu lösen. Da erfordert ein Rechtsstreit durchaus große Menge Zeit.

Die Organisation der Personalaktenverwaltung ist nicht kompliziert, erfordert jedoch Kenntnisse über Normen und Gesetze.

Andernfalls sind Fehler verschiedener Art einfach unvermeidlich. Fehlen solche Erfahrungen, lohnt es sich, eine Ausbildung im Personalaktenmanagement von Grund auf zu absolvieren.

So richten Sie HR-Datensätze von Grund auf ein

Generell ist es möglich, den HR-Administrationsprozess recht selbstständig zu meistern. Um ein solches Verfahren durchzuführen, müssen Sie jedoch die Gesetzgebung sorgfältig lesen.

Darüber hinaus gibt es einige Feinheiten und spezifische Punkte, die im NAP nicht klar angegeben sind. Aus diesem Grund ist es notwendig, einen Spezialisten zu konsultieren.

Aber das kommt oft vor verschiedene Gründe Es ist nicht möglich, einen Vollzeitmitarbeiter einzustellen. In einer solchen Situation müssen Sie sich selbst um die Personalakten kümmern.

Zu den wichtigsten Punkten, die im Vorfeld geklärt werden müssen, gehören:

• Ist es möglich, es selbst zu entwickeln?
• erforderliche Unterlagen;
• Ausarbeitung örtlicher Vorschriften;
• Entwicklung ;
• Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Registrierung für eine LLC;
• wer für die Führung der Aufzeichnungen verantwortlich ist.

Ist es möglich, es selbst zu entwickeln?

Die eigenständige Entwicklung des Personalaktenmanagements ist ein durchaus möglicher Prozess, hat aber seine eigenen Besonderheiten. Wenn möglich, sollten Sie sich vorher damit vertraut machen.

Gleichzeitig ist eine fehlerfreie Entwicklung nur möglich, wenn sich der Unternehmensleiter oder Unternehmer vorab mit dem NAP vertraut gemacht hat.

Sollten Sie aus irgendeinem Grund nicht über die nötige Erfahrung verfügen, können Sie einfach bestehen spezielle Kurse Personalverwaltung in Moskau von Grund auf.

Solch vorbereitende Vorbereitung wird dazu beitragen, viele verschiedene Schwierigkeiten zu lösen, noch bevor sie entstehen.

Eine ebenso rentable und bequeme Lösung ist die Nutzung. Dies impliziert die vorübergehende Einstellung eines Personalmitarbeiters zur Organisation des Dokumentenflusses.

Zukünftig kann die Buchhaltung selbstständig durchgeführt werden. Die Kosten hierfür sind in der Regel gering.

Obligatorische Dokumente

Bei der Personalaktenverwaltung ist eine Formularerstellung erforderlich eine ganze Serie Unterlagen. Einige dieser obligatorischen Punkte umfassen Folgendes:

Die Liste der Pflichtdokumente umfasst mehr als ein Dutzend Punkte. Die Anwesenheit aller dieser Personen ist unbedingt erforderlich. Es ist am besten, dieses Problem im Voraus zu klären.

Darüber hinaus haben einige strenge Formatanforderungen. In anderen Fällen kann die Registrierung nach Ermessen des Unternehmensleiters erfolgen.

Ausarbeitung örtlicher Vorschriften

Ein anderer wichtiger Punkt— obligatorische Vorbereitung lokaler Vorschriften. Die Standardliste davon umfasst:

• grundlegende interne Arbeitsvorschriften;
• Regelungen zur Vergütung im Unternehmen;
• Arbeitsordnung für verschiedene Abteilungen im Unternehmen;
• eine Vereinbarung, die die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers bestätigt;
• Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern.

Entwicklung eines Musterarbeitsvertrags

Es ist wichtig zu beachten, dass der Arbeitsvertrag heute kein streng festgelegtes Format hat. Gleichzeitig müssen jedoch einige Bestimmungen darin enthalten sein.

Finden Sie heraus, wie Personalakten in der Organisation geführt werden und wofür Sie mit einer Geldstrafe belegt werden können. Laden Sie das Handbuch zu Personalunterlagen herunter oder organisieren Sie Ihre eigenen Unterlagen.

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Welche obligatorischen Personaldokumente erstellt der Arbeitgeber?

Jedes Unternehmen, das Leiharbeitskräfte einsetzt, ist verpflichtet, Personalakten zu führen. Die Arbeit mit Personal geht mit der Erstellung zahlreicher Dokumente einher, von Personalplänen bis hin zu Personalaufträgen. Die Aufgabe des Personalreferenten besteht darin, Personaldokumente rechtzeitig und korrekt zu erstellen, diese bei Bedarf zu ändern und auf Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung zu prüfen.

Eine gut strukturierte Anleitung zur Personalaktenverwaltung, die unter Berücksichtigung des neuen GOST erstellt wurde, minimiert das Risiko grober Fehler bei der Arbeit mit Personal.

Beginnen Sie mit der Verwaltung von Personalakten von Grund auf und bereiten Sie die obligatorischen Personaldokumente vor, ohne die eine vollwertige Arbeit mit dem Personal einfach unmöglich ist.

Obligatorische HR-Dokumente:

• Arbeitsverträge;
• Stellenbeschreibungen (falls erforderlich);
• örtliche Vorschriften;
• persönliche Karten von Mitarbeitern;
• Aufträge für Personal;
• Aufträge für Kernaktivitäten;
• Personalplan;
• Urlaubsplan;
• Buchhaltungsbücher und -journale;
• Stundenzettel .

Arbeitsvertrag

Das wichtigste Dokument in der Arbeit eines Personalreferenten. Bestätigt das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses, legt die Rechte und Pflichten der Parteien fest. Es gibt keine einheitliche Form des Arbeitsvertrags, obwohl es eine Standardform für Kleinstunternehmen gibt. Auch andere Arbeitgeber können es als Grundlage nutzen. Das Gesetz verbietet nicht die Gestaltung von Arbeitsverträgen in freier Form, wenn diese alle zwingenden Bedingungen und Angaben zu den Parteien enthalten.

Obligatorische Bedingungen des Arbeitsvertrags:

• Arbeitsfunktion, die die Position oder Art der Arbeit angibt;
• Arbeitsort und Arbeitsbedingungen;
• Vergütung mit Angabe des Tarifsatzes oder Gehalts;
• Voraussetzung für die Sozialversicherungspflicht.

Berücksichtigen Sie im Arbeitsvertrag die Art und Weise der Arbeit, sofern diese von der üblichen abweichen. Bitte notieren Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Garantien und Entschädigungen. Geben Sie in einem befristeten Arbeitsvertrag unbedingt die Gültigkeitsdauer und die Gründe an, warum die Parteien kein dauerhaftes Arbeitsverhältnis begründen konnten.

Pflichtangaben des Arbeitsvertrages:

• Vollständiger Name des Arbeitnehmers und Name des Arbeitgebers (bei Einzelpersonen: vollständiger Name);
• Daten zu Ausweisdokumenten des Arbeitnehmers und des einzelnen Arbeitgebers;
• TIN des Arbeitgebers (außer bei Personen, die nicht den Status eines Unternehmers haben);
• Angaben zur Person, die den Vertrag im Namen des Arbeitgebers unterzeichnet;
• Ort und Datum der Dokumentenerstellung.

Stellenbeschreibungen

Obwohl im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation keine Verweise auf dieses Dokument enthalten sind, Regierungsstellen Entwickeln Sie ein Paket mit Stellenbeschreibungen obligatorisch(Gesetz Nr. 79-FZ vom 27. Juli 2004) und kommerzielle Organisationen es ist sehr ratsam, dies zu tun.

Mit Stellenbeschreibungen können Sie:

• Verantwortlichkeiten kompetent auf ähnliche Positionen verteilen;
• vor Gericht oder der Staatsanwaltschaft die Rechtmäßigkeit der Disziplinarstrafe nachweisen;
• rechtfertigen;
• Personal ordnungsgemäß für die Einhaltung seiner Positionen zertifizieren.

Aufmerksamkeit! Anweisungen beziehen sich auf Positionen und nicht auf bestimmte Mitarbeiter. Machen Sie sie daher nicht persönlich. Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet oder versetzt wird, müssen die Weisungen erneut genehmigt werden. Aus dem gleichen Grund ist es besser, es als eigenständiges Dokument und nicht als Anhang zu einem Arbeitsvertrag oder einer Arbeitsvereinbarung zu genehmigen.

Örtliche Vorschriften (LNA)

Es gibt obligatorische und optionale. Der GIT-Inspektor hat das Recht, während der Inspektion örtliche Vorschriften anzufordern. Wenn ein Dokument fehlt oder fehlerhaft erstellt wurde, kann dem Arbeitgeber eine Geldstrafe auferlegt oder eine Anordnung erlassen werden.

Obligatorisch sind alle im Arbeitsgesetzbuch genannten LNAs:

• Bestimmungen zur Vergütung, wenn die Vergütungsbedingungen nicht im Tarifvertrag oder einem anderen lokalen Gesetz enthalten sind (Artikel 135 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
• Regelung über personenbezogene Daten von Arbeitnehmern (Artikel 86 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
• (Artikel 189 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation).

Wenn das Personal Stellen mit unregelmäßigen Arbeitszeiten hat, sollte eine Liste der Arbeitnehmer genehmigt werden, die einer besonderen Arbeitsregelung unterliegen (Artikel 57, 101 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Wenn ein Unternehmen Personal zur Umschulung oder Fortbildung entsendet – eine Bestimmung über das Verfahren und die Bedingungen für die Teilnahme an einer Berufsausbildung (Artikel 196 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Optionale LNAs werden nach Bedarf ausgegeben. Um Arbeitsabläufe klar zu regeln, entwickeln Sie zusätzliche interne Dokumente: Regelungen zu Prämien, Dienstreisen, Mentoring, Sozialpolitik, Personalauswahl usw. Es gibt keine einheitlichen Anforderungen an die Gestaltung und Struktur lokaler Gesetze; verlassen Sie sich auf das aktuelle GOST und zertifizieren Sie jedes Dokument korrekt.

Persönliche Karten der Mitarbeiter

Alle Arbeitgeber, unabhängig von der Organisation Rechtsform und Tätigkeitsbereiche sind erforderlich, um für jeden Mitarbeiter eine persönliche Karte zu erstellen. Verwenden Sie das einheitliche T-2-Formular oder entwickeln Sie Ihr eigenes Formular. Für die Registrierung von Beamten wurde ein spezielles Formular T-2GS entwickelt.

Vergessen Sie nicht, den Mitarbeiter sofort nach dem ersten Ausfüllen und dann nach neuen Eingaben zur Versetzung (auch befristet), Entlassung oder Umbenennung mit dem Inhalt der Personalkarte unter der Unterschrift vertraut zu machen.

Aufmerksamkeit! Die persönliche Karte wird nach Beendigung des Arbeitsvertrags, auf dessen Grundlage sie erstellt wurde, geschlossen. Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, der einmal in der Organisation gearbeitet hat, erstellen Sie eine neue Karte für ihn.

Personalaufträge

Einstellungen, Dienstreisen, Entlassungen, Prämien, Urlaub und andere Personalverfahren werden durch Anordnungen formalisiert. Dies ist das wichtigste Dokument jeder Personaldienstleistung, auf dessen Grundlage Einträge in Privatkonten, Arbeitsbüchern und Personalkarten vorgenommen werden.

Einige Bestellungen werden in einer einheitlichen Tabellenform zusammengestellt. Betrifft die Bestellung nicht einen, sondern mehrere Mitarbeiter gleichzeitig, wird ein mit „a“ gekennzeichnetes Formular verwendet:

Tabelle 1. Auf einheitlichen Tabellenformularen erteilte Bestellungen

	Typ und Name des Formulars
T-9 oder T-9	Auftrag, einen oder mehrere Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken
T-11 oder T-11a	Auftrag zur Förderung eines oder mehrerer Mitarbeiter
T-8 oder T-8a	Anordnung zur Entlassung eines oder mehrerer Mitarbeiter
T-6 oder T-6a	Anordnung, einem oder mehreren Arbeitnehmern Urlaub zu gewähren
T-5 oder T-5a	Anordnung zur Versetzung eines oder mehrerer Mitarbeiter an einen anderen Arbeitsplatz
T-1 oder T-1a	Auftrag zur Einstellung eines oder mehrerer Mitarbeiter

Aufmerksamkeit! Anstelle standardisierter Formulare können Sie auch vom Arbeitgeber genehmigte Formulare verwenden, sofern diese alle erforderlichen Angaben enthalten.

Sonstige Bestellungen erfolgen in Textform. Wenn Sie einen Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückrufen oder ihn zu Fortbildungskursen schicken müssen, stellen Sie ihn wieder am Arbeitsplatz ein oder erstellen Sie einen Auftrag in freier Form.

Der Auftrag erhält durch die Beglaubigungsdetails – persönliche Unterschrift – Rechtskraft Generaldirektor oder andere offiziell, befugt, Aufträge zu unterzeichnen. Zusätzlich zur Unterschrift wird das Siegel der Organisation (falls vorhanden) angebracht. Verwaltungsdokumente treten mit der Unterzeichnung oder dem darin angegebenen Datum in Kraft.

Aufmerksamkeit! Anordnungen zur Ernennung von Führungskräften – des Generaldirektors, seiner Stellvertreter, des Hauptbuchhalters und anderer in der Satzung genannter Beamter – beziehen sich auf Anordnungen für Kerntätigkeiten und nicht für Personal.

Bestellungen zu Hauptaktivitäten

Dazu gehören alle schriftlichen Anordnungen, die sich nicht auf personelle oder administrative und wirtschaftliche Fragen beziehen: über die Einführung lokaler Vorschriften oder Änderungen bestehender LNAs, über die Schaffung neuer Stellen und Inspektionen. Die Ausführung solcher Aufträge kann sowohl dem Sekretär der Organisation als auch den Mitarbeitern der Personalabteilung anvertraut werden.

Besetzungstabelle

Charakterisiert die Personalzusammensetzung des Unternehmens: Organisationsstruktur, Anzahl und Zusammensetzung des Personals, Löhne für alle Positionen. Verwenden Sie für die Registrierung das einheitliche T-3-Formular oder entwickeln Sie Ihre eigene Vorlage. Die Gültigkeitsdauer des Dokuments darf nicht angegeben werden. Wenn diese jedoch begrenzt ist, vergessen Sie nicht, bis zum angegebenen Datum einen neuen Personalplan zu erstellen.

Beispiel für einen Besetzungsplan mit begrenzter Gültigkeitsdauer

Tragen Sie in das Dokument alle im Unternehmen verfügbaren Stellen ein, einschließlich vakanter, befristeter und saisonaler Stellen. Das Gesetz verbietet die Einstellung von Arbeitnehmern für Positionen, die nicht in der Besetzungstabelle vorgesehen sind (Schreiben von Rostrud Nr. PG/13229-6-1 vom 21. Januar 2014).

Schreiben Sie Berufsbezeichnungen auf Russisch und ohne Abkürzungen und geben Sie jeweils das genaue Gehalt an – Gehaltsschwankungen sind nicht akzeptabel. Positionen, die mit Vergütung, Vorteilen oder Einschränkungen verbunden sind, müssen den beruflichen Standards sowie den Tarif- und Qualifikationsverzeichnissen entsprechen (Schreiben des Arbeitsministeriums Nr. 14-0/10/B-2253 vom 4. April 2016). Ein Experte der Zeitschrift „Personnel Business“ verrät es Ihnen

Aufmerksamkeit! Bei Fehlern in der Besetzungstabelle droht dem Unternehmen eine Geldstrafe gemäß Artikel 5.27 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation.

Urlaubsplan

Es wird jährlich erstellt und legt die Bedingungen für die Gewährung von bezahltem Jahresurlaub für alle Mitarbeiter der Organisation fest. Nehmen Sie als Grundlage das einheitliche T-7-Formular oder Ihre eigene Vorlage.

Um Beschwerden über das Dokument zu vermeiden, gehen Sie der Reihe nach vor:

1. Informieren Sie sich über die Wünsche der Mitarbeiter. Bitten Sie die Abteilungsleiter, Informationen für jede Struktureinheit zu sammeln.
2. Prüfen Sie, ob es unter den Mitarbeitern Anspruchsberechtigte gibt, die das Recht haben, jederzeit Urlaub zu nehmen. Dazu gehören schwangere Frauen, Minderjährige und einige andere Kategorien von Arbeitnehmern.
3. Erstellen Sie einen vorläufigen zusammenfassenden Zeitplan. Beziehen Sie alle Mitarbeiter in das Dokument ein, einschließlich externer und interner Teilzeitkräfte, sowie diejenigen, deren Mutterschaftsurlaub im nächsten Jahr endet.
4. Stimmen Sie dem Zeitplan zu und genehmigen Sie ihn. Erteilen Sie einen gesonderten Auftrag oder stempeln Sie die Genehmigung auf das Dokument selbst, machen Sie die Mitarbeiter damit vertraut und unterschreiben Sie es (Rostrud-Brief Nr. PG/5883-6-1 vom 1. August 2012).

Wem sollte die Personalaktenverwaltung übertragen werden?

In Kleinstunternehmen und neu gegründeten Organisationen liegt die gesamte Personalverwaltung meist auf den Schultern einer Person. In der Regel ist dies der Geschäftsführer des Unternehmens oder sein Stellvertreter. Doch mit der Weiterentwicklung des Unternehmens und der Vergrößerung der Belegschaft nimmt auch der Papierkram zu. In diesem Stadium ist eine Hervorhebung erforderlich Vollzeitstelle für einen HR-Spezialisten, der sich mit den Grundlagen der Personalverwaltung bestens auskennt und sich voll und ganz dafür einsetzt Arbeitszeit mit Personal arbeiten.

IN große Unternehmen mit Komplex Organisationsstruktur Die Verwaltung der Personalakten wird von einem separaten Dienst übernommen.

Wenn die Organisation über separate Strukturabteilungen verfügt, beispielsweise Niederlassungen in anderen Städten und Regionen, können Personalakten auf zwei Arten geführt werden. Es ist teurer, in jeder Filiale eine Personalstelle zu schaffen; rentabler, aber mit gewissen Schwierigkeiten verbunden ist es, sich mit der Personalabteilung in der Zentrale zu begnügen und die Arbeit mithilfe von Scans und Post zu organisieren. Was es ist, lesen Sie in der Zeitschrift „Personalangelegenheiten“.

Tabelle 2. Vor- und Nachteile verschiedene Wege Organisation von CDs in Filialen

Verfahren	CD wird in der Zentrale durchgeführt	CD wird in Filialen durchgeführt
Papierkram	Es ist schwierig, Fristen einzuhalten; die Übermittlung von Originaldokumenten erfordert Zeit	Fristen werden eingehalten, das Zeichnungsrecht wird an den Filialleiter delegiert
Ernennung von Mitarbeitern, die für die Personalaktenverwaltung (HR) verantwortlich sind	Es ist in der Regel nicht schwierig, einen geeigneten Mitarbeiter mit den entsprechenden Qualifikationen zu finden	Da es in den Filialen weniger Mitarbeiter gibt, ist es schwierig, den CD-Verantwortlichen auszuwählen
Rekrutierung für Überstunden oder Wochenenden	Es ist nicht immer möglich, alles schnell zu bearbeiten notwendigen Unterlagen und liefern Sie diese pünktlich an die Einheit	Kein Problem: Sie müssen lediglich das Einverständnis des Arbeitnehmers einholen und vor Ort alle Unterlagen ausfüllen
Ausstellung von Dokumenten an Mitarbeiter bei Entlassung	Benötigen Sie mehr Zeit für die Lieferung, besteht beim Versand per Post die Gefahr des Verlusts	Dokumente können zeitnah ausgestellt werden, ohne dass festgelegte Fristen verletzt werden

Personalakten selbst organisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie organisiert man die Personalarbeit in einem neu gegründeten Unternehmen oder stellt es nach dem Vorgänger wieder her? Neue Anleitung zur Personalaktenverwaltung, das unter Berücksichtigung der Normen der geltenden Gesetzgebung entwickelt wurde, hilft Ihnen, nichts zu verpassen.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor:

Schritt 1: Schaffen Sie einen regulatorischen Rahmen. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Anforderungen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation – der wichtigsten Arbeitsgesetze, die viele Personalprozesse regeln: Einstellung, Gewährung von Urlaub, Rechte und Pflichten der Arbeitsvertragsparteien, Abgrenzungsverfahren Löhne usw.

Berücksichtigen Sie auch die festgelegten Standards:

• Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Nr. 1 vom 5. Januar 2004- zur Verwendung einheitlicher Formulare primäre Buchhaltung und obligatorische Angaben;
• In einem kleinen Unternehmen können alle Fragen im Zusammenhang mit der Personalakte von einer Person erledigt werden – einem Personalreferenten, einer Sekretärin oder einem Direktor. Dann wird ihm die Verantwortung für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern übertragen. Ist das Arbeitsvolumen jedoch groß, ist es besser, die Verantwortungsbereiche auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen. Ernennen Sie beispielsweise einen der Personalreferenten, der für die Führung und Aufzeichnung von Arbeitsbüchern verantwortlich ist, und betrauen Sie einen anderen mit der Erstellung von Personalaufträgen.

  Musterauftrag für die Ernennung eines Beamten, der für die Arbeitsaufzeichnungen verantwortlich ist

  
  

  Schritt 3. Erstellen Sie eine Liste der erforderlichen Personaldokumente. Fügen Sie darin örtliche Vorschriften und andere Dokumente hinzu, deren Vorhandensein der GIT-Inspektor beim nächsten Besuch auf jeden Fall überprüfen wird: Besetzungstabelle, Urlaubsplan, Stundenzettel, persönliche Mitarbeiterkarten. Wenn eine Organisation beabsichtigt, einheitliche Formulare aufzugeben, erteilen Sie einen Auftrag zur Entwicklung eigener Formulare.

  Schritt 4. Entwickeln und genehmigen Sie die erforderlichen Personalunterlagen und Vorschriften. Es gibt mehrere Möglichkeiten, LNA zu genehmigen: Finden Sie heraus, wie sie sich voneinander unterscheiden, und wählen Sie die am besten geeignete aus. Bitte beachten Sie, dass einige Dokumente zunächst mit der Gewerkschaft abgestimmt werden müssen (ein Experte des elektronischen Magazins „Personalangelegenheiten“ wird es Ihnen sagen).

  Schritt 5: Vervollständigen Sie die Hauptbücher und Protokolle. Ernennen Sie Mitarbeiter, die für die Aufzeichnung von Briefings, medizinischen Untersuchungen und Korrespondenz verantwortlich sind.

  1. Überprüfen Sie, ob Arbeitsverträge korrekt verfasst sind.Überprüfen Sie zunächst, ob der Direktor der Organisation korrekt eingestellt wurde, und überprüfen Sie dann die verbleibenden Verträge. Stellen Sie sicher, dass die darin angegebenen Gehälter und Berufsbezeichnungen genau mit dem Wortlaut in der Besetzungstabelle übereinstimmen. Arbeitsbücher und Arbeitsaufträge. Wenn Sie Fehler finden, nehmen Sie abschließend Änderungen vor zusätzliche Vereinbarungen mit Mitarbeitern.
  1. Stellen Sie den Mitarbeitern unter ihrer Unterschrift die LNAs vor, die in direktem Zusammenhang mit ihnen stehen. Dabei geht es nicht nur um Arbeitsvorschriften und andere gesetzliche Regelungen, mit denen sich Personal bei der Einstellung vertraut machen sollte, sondern auch um Stellenbeschreibungen, Personalaufträge, Briefing-Protokolle.

  Aufmerksamkeit! Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter ein eigenes Exemplar des Arbeitsvertrags und aller Zusatzvereinbarungen dazu erhält.

  1. Organisieren Sie die militärische Registrierung. Beschäftigt das Unternehmen Wehrpflichtige oder wehrpflichtige Personen, Es ist Pflicht, militärische Aufzeichnungen zu führen. Benennen Sie einen Verantwortlichen für die Führung von Aufzeichnungen und koordinieren Sie den Termin mit dem örtlichen Militärregistrierungs- und Einberufungsamt, erstellen Sie einen Arbeitsplan und stellen Sie Abrechnungsunterlagen auf der Grundlage von Informationen aus Militärausweisen, Personalausweisen und Wehrpflichtbescheinigungen aus, die von Mitarbeitern bereitgestellt werden.
  1. Schaffen Sie sichere Lagerbedingungen. Diese Anforderung gilt für alle Dokumente, die personenbezogene Daten (PD) enthalten: Bewahren Sie sie in sicher verschlossenen Schränken und Tresoren auf, geben Sie Informationen über den Mitarbeiter nicht ohne diese an Dritte weiter schriftliche Einwilligung. Bewahren Sie keine Kopien von Pässen und Diplomen in Ihren Personalakten auf und fragen Sie Mitarbeiter nicht nach personenbezogenen Daten, die nicht vorliegen direkte Beziehung Zu Arbeitstätigkeit- Die Strafen für Verstöße gegen die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten sind erheblich.
  1. Erstellen Sie einen Kalenderplaner. Viele wichtige Dokumente müssen regelmäßig aktualisiert oder neu genehmigt werden. Beispielsweise sollte der Urlaubsplan jährlich erstellt und der Tarifvertrag mindestens alle drei Jahre erneuert werden. Um zu verhindern, dass das Unternehmen in Zukunft Probleme hat, planen Sie die Arbeit mit wichtigen Dokumenten im Voraus.

  Es ist keine leichte Aufgabe, Personalakten von Grund auf zu organisieren, beispielsweise in einer Filiale, oder sie nach einem Vorgänger wiederherzustellen. Machen Sie sich zunächst mit den rechtlichen Rahmenbedingungen und dem Standard GOST R 7.0.97-2016 vertraut, der die grundlegenden Anforderungen für die Dokumentenerstellung enthält.

  Entwickeln Sie nacheinander den erforderlichen Mindestsatz Personaldokumentation, einschließlich Vorschriften. Entscheiden Sie, welche primären Buchhaltungsformulare Sie verwenden möchten – einheitlich oder Ihre eigenen. Bringen Sie Ordnung in Ihre Arbeitsverträge und Vereinbarungen. Achten Sie auf Details, da dem Unternehmen bei fehlender oder falscher Dokumentation ein hohes Bußgeld droht.

Der Aufbau eines Personalaktenverwaltungssystems von Grund auf muss in strikter Übereinstimmung mit der Arbeitsgesetzgebung erfolgen. Lesen Sie, wo Sie als HR-Manager anfangen und wie Sie HR-Daten wiederherstellen können

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Warum sind Personalunterlagen notwendig?

Wo mit dem Aufbau eines Perbegonnen werden soll, ist eine drängende Frage für neu gegründete Unternehmen. Auch wenn Unternehmen grundsätzlich keine Wahl haben, ob sie Aufzeichnungen führen wollen oder nicht, bleibt dies ein sehr praktisches Instrument zur Überwachung des Personals in allen Phasen seiner Arbeit. Die Gesetzgebung vereinheitlicht lediglich die Form ihrer Funktionsweise und legt die Standards fest, die nicht nur vom Arbeitnehmer, sondern auch vom Arbeitgeber befolgt werden müssen.

Personalakten helfen vor allem dabei, zu verstehen, wer im Unternehmen arbeitet, wie viele Mitarbeiter es gibt und wie hoch die Lohnkosten des Unternehmens sind.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen das System die Dokumentation aller Bewegungen im Team, sei es:

• Rezeption;
• Entlassung;
• Urlaub;
• Personalbewegungen usw.

Die Abrechnung der Betriebszugehörigkeit hilft dem Arbeitgeber dabei, die Anzahl der Urlaubstage zu ermitteln, die jedem Arbeitnehmer zustehen. Durch die Führung eines Stundenzettels können Sie die Anwesenheit des Personals am Arbeitsplatz klar kontrollieren und den Lohn genau berechnen.

Personalverwaltung von Grund auf Schritt für Schritt

Die Durchführung von Personalakten von Grund auf in der Praxis wirft nicht nur bei HR-Einsteigern, sondern auch bei erfahrenen Spezialisten viele Fragen auf. Zunächst wirft die Reihenfolge der Dokumentenfreigabe Zweifel auf.

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Wenn das Unternehmen bereits registriert ist und alle Belege vorliegen, ist es an der Zeit, mit der Erstellung der Personaldokumentation zu beginnen. Zunächst gilt es, die zukünftige Personalausstattung der juristischen Person zu klären und den Personalbedarf erstmals und für die Zukunft zu ermitteln. Dazu muss das Unternehmen veröffentlichen.

Wenn eine Organisation plant, nicht einheitliche Formen von Personaldokumenten zu verwenden, müssen diese zunächst durch die entsprechende Anordnung des Vorgesetzten genehmigt werden. Ideal wäre die Veröffentlichung der Verordnung „On Personalpolitik Unternehmen“ oder „ „. Solche Dokumente schreiben alle Regeln für die Führung von Aufzeichnungen in einem neu gegründeten Unternehmen gemäß den geltenden Rechtsnormen vor.

Thema der Ausgabe

Lesen Sie außerdem, wie Sie die Arbeit an Feiertagen und arbeitsfreien Tagen sicher bezahlen, wie Sie sich bei einer GIT-Inspektion verhalten und welche Bedingungen dringend aus den Arbeitsverträgen Ihrer Mitarbeiter gestrichen werden müssen.

Personalakten für LLC

Die Verwaltung von Personalakten für LLCs erfuhr im Jahr 2018 keine wesentlichen Änderungen. Es ist wichtig zu beachten, dass sich die Personalunterlagen je nach Rechtsform des Unternehmens kaum unterscheiden. Die Regeln sind in den meisten Fällen die gleichen.

Dennoch sind die meisten Unternehmen LLCs. Die Tätigkeit einer GmbH bietet eine größere Handlungsfreiheit als kommunale oder Haushaltsinstitutionen. Regierungsorganisationen sind stärker formalisiert und die meisten Entscheidungen werden von den Ministerien getroffen (z. B. über die Personalbesetzung der Bezirksverwaltungen).

Während LLCs eine größere Handlungsfreiheit haben und bei der Wahl eines Verhaltensszenarios weniger eingeschränkt sind.

HR-Dokumente

Die Grundlage der Personalakten in einer Organisation sind Personalakten. Alle Dokumente können in 3 Kategorien unterteilt werden:

• Primärdokumente zur Personalakte;
• Primärdokumente zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit und des Lohns;
• Zeitschriften zur Aufzeichnung der Bewegung der Personaldokumentation.

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Sowohl die erste als auch die zweite Gruppe verfügen über eigene genehmigte Formulare (Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 01.05.2004 N 1 „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation zur Erfassung der Arbeit und ihrer Bezahlung“). Neuerdings sind sie für die Nutzung durch juristische Personen nicht mehr verpflichtend. Bei Bedarf kann das Unternehmen damit eigene Formulare entwickeln und genehmigen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Diejenigen, für die die einheitlichen Dokumente praktisch sind, können sie weiterhin verwenden.